Yönetici istifa etmek isterse ne yapmalı? Görev bırakma usulü

Kısa cevap: Yönetici görevini bırakabilir; kimse onu yöneticiliğe zorlayamaz. Ancak Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiyi kat maliklerine karşı vekil gibi sorumlu tuttuğundan, Türk Borçlar Kanunu'ndaki vekâlet kuralları gereği uygunsuz zamanda istifa eden yönetici bundan doğan zararı karşılamak zorunda kalabilir. Doğru yol; istifayı yazılı bildirmek, yeni yönetici seçimi için kurulun toplanmasını sağlamak ve defter, belge, banka ve personel işlerini tutanakla devretmektir.

Uygunsuz zamanda istifa ve sorumluluk

Vekâlet ilişkisinde taraflar sözleşmeyi her zaman sona erdirebilir. Yöneticilik de bu niteliktedir. Fakat vekil, işi sürdürmesi beklenen kritik bir anda aniden bırakır ve bu yüzden zarar doğarsa, bu zararı gidermekle yükümlü olabilir. Apartman için “uygunsuz zaman” örnekleri:

• Kış ortasında, yakıt alımı veya kazan arızası çözülmeden bırakmak,
• kapıcının maaş ve SGK bildirgesi verilmeden, beyan süresinin hemen öncesinde ayrılmak,
• bina sigortası veya asansör kontrolü yenilenmek üzereyken işi askıda bırakmak,
• başlamış bir onarım işinde yükleniciyle hesap kapatılmadan çekilmek,
• bir icra takibinde süreli bir işlem beklenirken haber vermeden ayrılmak.

Hangi zamanın “uygunsuz” sayılacağı somut olaya göre değişir ve yoruma açıktır; uyuşmazlık sulh hukuk mahkemesinde çözülür.

Adım adım istifa

1. Yazılı istifa: İstifanızı tarihli ve imzalı bir dilekçeyle bütün kat maliklerine bildirin. Ortak mesaj grubunda yazmak tek başına ispat için zayıf kalabilir; elden imza karşılığı, iadeli taahhütlü posta veya e-posta ile de iletin.
2. Kurulu toplantıya çağırın: Yeni yönetici seçimi gündemiyle olağanüstü toplantı çağrısı yapın. Çağrı usulü için genel kurul çağrı yazısı örneği yazımıza bakın.
3. Acil işleri tamamlayın: Ödeme günü gelen faturaları, personel ücretini ve beyannameleri seçim yapılana kadar aksatmayın.
4. Hesap verin: Görev başlangıcından istifa tarihine kadar gelir-gider dökümü, banka ve kasa bakiyesi, borçlu daire listesi hazırlayın.
5. Devir tutanağı: Yeni yöneticiye defterleri, belgeleri, anahtarları, şifreleri ve sözleşmeleri tutanakla teslim edin.
6. Banka ve kurumlarda imza değişikliği: Bankadaki imza yetkinizin kaldırılmasını, SGK ve vergi dairesi kayıtlarında temsilcinin güncellenmesini takip edin.

Örnek istifa dilekçesi

“…… Apartmanı kat maliklerine. …/…/…… tarihli kat malikleri kurulu kararıyla seçildiğim yöneticilik görevinden istifa ediyorum. Yeni yöneticinin seçilmesi amacıyla kat malikleri kurulunu …/…/…… tarihinde saat ……'da …… adresinde olağanüstü toplantıya çağırıyorum. Yeni yönetici seçilip devir tutanağı imzalanıncaya kadar ertelenemeyecek ödemeleri yapmaya devam edeceğim. Görev dönemime ait gelir-gider dökümü ekte sunulmuştur. Tarih – Ad Soyad – İmza”

Yeni yönetici seçilmezse ne olur?

İstifa eden yönetici sonsuza kadar görevde tutulamaz. Kurul toplanıp seçim yapmazsa, kat maliklerinden biri sulh hukuk hâkiminden yönetici atanmasını isteyebilir; ayrıntı hâkimden yönetici atanması yazımızda. Bu ara dönemde binayı korumak için zorunlu ödemelerin bir kat malikine ya da geçici bir sorumluya bırakılması kurulca kararlaştırılabilir. Görevi biten yöneticinin durumunu yönetici görev süresi dolunca yazımızda ayrıca anlattık.

Görevi bırakan profesyonel yönetici ise

Yönetim bir firmaya ya da ücretli bir profesyonele verilmişse, görev bırakma hem vekâlet kurallarına hem de imzalanan yönetim sözleşmesine tabidir. Sözleşmede bildirim süresi, devir yükümlülükleri ve son ayın ücreti gibi konular düzenlenmişse önce o hükümlere bakılır. Kat malikleri açısından önemli olan, firmanın ayrılırken elindeki bütün kayıtları (yazılım verisi dahil) okunabilir biçimde teslim etmesidir. Bu yükümlülüğün sözleşmeye baştan yazılması, ayrılık anında tartışmayı önler; bkz. profesyonel yönetim sözleşmesi maddeleri.

Devirde unutulmaması gerekenler

İstifadan önce değerlendirilecek seçenekler

Yöneticilerin çoğu, iş yükü ya da bir kat malikiyle yaşanan gerginlik yüzünden istifayı düşünür. Görevi bırakmadan önce şu seçenekler değerlendirilebilir:

• Yükü paylaşmak: Kurula, yönetimin bir yönetim kuruluna dönüştürülmesini önermek (tek yönetici mi, yönetim kurulu mu).
• İşi devretmek: Muhasebe, personel veya teknik takip gibi işlerin bir kısmını sözleşmeyle dışarıya vermek.
• Kuralları netleştirmek: Sürekli sorun çıkaran malikle ilgili kararı kurula taşımak, yöneticiyi kişisel çatışmanın tarafı olmaktan çıkarmak.
• Dönem sonunu beklemek: Olağan toplantıya kısa süre kaldıysa, seçimin orada yapılmasını istemek ve bunu önceden duyurmak.

Kat malikleri ne yapmalı?

İstifa dilekçesi geldiğinde kat maliklerinin de sorumluluğu başlar. Toplantıya katılmak, aday çıkarmak ve devir tutanağının eksiksiz düzenlenmesini istemek onların işidir. İstifa eden yöneticiye “sen bırakamazsın” diye baskı yapmak çözüm değildir; yönetimsiz geçen her hafta ödemelerin aksama riskini artırır. Toplantı yapılamıyorsa hâkimden atama yolunu gecikmeden kullanmak, binayı belirsizlikten kurtarır.

İstifa etmek ibra edilmek demek değildir

Görevi bırakmak, o döneme ait hesabın kapandığı anlamına gelmez. Kat malikleri kurulu istifa eden yöneticinin hesaplarını inceleyip ibra edebilir veya etmeyebilir. İbra edilmemenin sonuçları için yönetici ibra edilmezse ne olur yazımıza bakabilirsiniz. Belgeleri eksiksiz devretmek, istifa eden yöneticinin en güçlü güvencesidir.

Görevi devralacak kimse çıkmıyorsa Kuzey Bina Yönetimi ile görüşüp geçiş dönemini profesyonel yönetimle planlayabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut bir zarar iddiasında avukata danışın.