Genel kurul çağrı yazısı örneği: 15 gün kuralı ve gündem

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesine göre toplantı çağrısı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce, imza karşılığı elden ya da taahhütlü mektupla bütün kat maliklerine bildirilir. Çağrıda toplantının yeri, günü, saati ve gündemi yazılır; ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri, günü ve saati de aynı yazıda belirtilir. Bu kurallara uyulmadan yapılan toplantıda alınan kararlar iptal riski taşır.

Çağrıda bulunması gerekenler

• Çağrıyı yapan: Yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri (olağanüstü toplantıda).
• Toplantının türü: Olağan ya da olağanüstü.
• Yer, gün ve saat: Hem birinci hem ikinci toplantı için.
• Gündem: Karar alınacak her konu ayrı ve anlaşılır bir madde olarak.
• Vekâlet bilgisi: Katılamayan malikin yazılı vekâletle temsil edilebileceği.
• Ekler: Varsa işletme projesi taslağı, faaliyet raporu, teklif özetleri.

Süre ve bildirim yolu

On beş günlük süre, tebliğin malike ulaştığı tarihten itibaren güvenle hesaplanmalıdır; son günlerde gönderilen taahhütlü mektup süreyi kaçırabilir. Uygulamada çağrıyı toplantıdan birkaç gün daha önce göndermek iyi bir pratiktir.

Gündem nasıl yazılır?

Gündem, alınacak kararın kapsamını belirler; gündemde olmayan konularda karar almak tartışmalıdır (gündem dışı karar). Bu yüzden maddeler "çeşitli konular" gibi belirsiz değil, kararın konusunu gösterecek şekilde yazılmalıdır. Kötü ve iyi örnek:

• Belirsiz: "Bina işleri hakkında görüşme."
• Açık: "Çatı izolasyonu için alınan tekliflerin görüşülmesi, yapılacak işin ve gider paylaşımının karara bağlanması."

Kopyalanabilir çağrı yazısı

"… APARTMANI KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞAN TOPLANTI ÇAĞRISI
Sayın Kat Maliki,
Kat malikleri kurulumuzun olağan toplantısı … tarihinde, saat …'da, … adresinde (bina sığınağı / toplantı salonu) yapılacaktır. Bu toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı … tarihinde, saat …'da aynı yerde yapılacaktır.
GÜNDEM:
1. Açılış ve toplantı divanının seçimi,
2. Yönetici faaliyet raporu ile gelir-gider hesabının okunması ve görüşülmesi,
3. Denetçi raporunun okunması ve görüşülmesi,
4. Yöneticinin ve denetçinin ibrası,
5. Yeni dönem yönetici ve denetçisinin seçimi,
6. … dönemi işletme projesinin görüşülmesi ve karara bağlanması,
7. … işi için alınan tekliflerin görüşülmesi ve karara bağlanması,
8. Dilek ve temenniler, kapanış.
Toplantıya katılamayacak malikler, yazılı vekâletname ile temsil edilebilir. İşletme projesi taslağı ekte sunulmuştur.
Yönetici: … İmza: … Tarih: …"

Tebliğ için ayrı bir "çağrı tebellüğ listesi" hazırlayın: daire no, malik adı, teslim tarihi ve imza. Taahhütlü gönderimlerde gönderi makbuzlarını dosyalayın.

Vekâletname ve hazirun hazırlığı

Çağrı yazısıyla birlikte boş bir vekâletname örneği göndermek katılımı artırır. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat maliki toplantıda kendisini yazılı vekâletle temsil ettirebilir; vekâletnamenin noterden olması kanunen şart değildir. Ancak bir kişinin kaç malik adına vekil olabileceği konusunda kanunda bir sınır bulunduğunu ve bu sınırın aşılmasının kararları tartışmalı hâle getirdiğini unutmayın; yönetim planınızı ve güncel mevzuatı kontrol edin.

Örnek vekâletname

"… Apartmanı Kat Malikleri Kuruluna. … tarihinde yapılacak olağan toplantıda (çoğunluk sağlanamazsa … tarihindeki ikinci toplantıda) … numaralı bağımsız bölüm maliki olarak beni temsil etmek, gündem maddeleri hakkında oy kullanmak ve tutanağı imzalamak üzere …'yı vekil tayin ettim. Ad Soyad, Daire No, Tarih, İmza."

Hazirun cetveli de toplantıdan önce hazırlanmalıdır: daire no, malik adı, arsa payı, katılım (asaleten / vekâleten) ve imza sütunları. Toplantı günü bu liste, yeter sayının ve oyların hesaplanmasında temel belgedir.

Taahhütlü mektup mu, elden teslim mi?

İki yöntem de kanunen geçerlidir; seçimi binanın yapısı belirler. Malikinin çoğu binada oturan apartmanlarda elden teslim hem hızlı hem ucuzdur: yönetici ya da görevlendirdiği kişi çağrıyı kapı kapı dağıtır, malik tebellüğ listesini imzalar. Malik evde değilse ya da imzadan kaçınıyorsa, aynı çağrı ayrıca taahhütlü mektupla gönderilir. Dairesini kiraya vermiş ve başka şehirde yaşayan malikler için taahhütlü mektup tek güvenli yoldur. Her iki durumda da teslim belgeleri karar defterinin yanında saklanmalıdır; olası bir iptal davasında ilk istenen belge budur.

Çağrıdan önce yöneticinin kontrol listesi

• Malik listesi tapu kayıtlarıyla güncel mi? Son bir yılda satılan daireler işlendi mi?
• Dairede oturmayan maliklerin adresleri doğru mu?
• Toplantı yeri tüm maliklerin rahatça sığacağı ve ulaşabileceği bir yer mi?
• İkinci toplantı tarihi, ilk toplantıdan sonraki on beş gün içinde mi?
• İşletme projesi taslağı ve faaliyet raporu ekte mi?
• Maliklerden gelen gündem önerileri değerlendirildi mi?

Olağanüstü toplantı çağrısında fark

Olağanüstü toplantı çağrısı da aynı on beş gün ve bildirim kurallarına tabidir. Farkı, başlığında "olağanüstü" yazması, çağrıyı yapanın kim olduğunu (yönetici, denetçi ya da maliklerin üçte biri) göstermesi ve gündeminin toplantıyı gerektiren önemli sebeple sınırlı olmasıdır. Maliklerin çağrısında çağrı yapan maliklerin hepsinin adı ve imzası yazıda yer almalıdır. Olağanüstü toplantıda hesap ve ibra gibi olağan maddeler de görüşülecekse bunlar gündeme ayrıca yazılmalıdır.

Çağrıyı sakatlayan yanlışlar

1. Çağrıyı yalnız kiracılara teslim etmek ya da kapıya bırakmak,
2. İkinci toplantı tarihini yazmamak ve sonra yeniden çağrı süresini beklemek zorunda kalmak,
3. Gündemi toplantıda genişletmek,
4. Bildirimi imzasız ya da tarihsiz yapmak, teslim kanıtını saklamamak.

Usulsüz çağrının sonuçları için usulsüz çağrı ile yapılan genel kurul, hazırlık için genel kurul öncesi hazırlanacak belgeler yazılarımıza bakabilirsiniz. Çağrıdan tutanağa tüm süreci üstlenmemizi isterseniz genel kurul organizasyonu hizmetimizi inceleyin ya da Kuzey Bina Yönetimi ekibine 0850 302 19 05 üzerinden ulaşın.