Profesyonel yönetim sözleşmesinde olması gereken maddeler

Kısa cevap: Profesyonel yönetim sözleşmesi, kat malikleri kurulunun yönetim şirketini yönetici olarak seçtiği karara dayanmalı ve en az şu maddeleri içermelidir: hizmetin kapsamı ve dışında kalan işler, ücret ve ödeme şekli, harcama yetkisinin sınırı, paranın bina adına açılmış hesapta tutulması, raporlama sıklığı, personel ve sorumluluk, belgelerin mülkiyeti, kişisel verilerin korunması, süre, fesih ve görev bitiminde devir. Sözleşme, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun kurula tanıdığı yöneticiyi görevden alma hakkını ortadan kaldıramaz.

Dayanak: önce karar, sonra imza

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, kat malikleri arasından veya dışarıdan, gerçek ya da tüzel kişi olarak seçilebilir. Yönetim şirketiyle ilişki bu seçimle doğar; sözleşme ise seçimin şartlarını yazıya döker. Bu nedenle:

• Seçim ve ücret kararı karar defterine yazılmalı,
• Sözleşmeyi apartman adına kimin imzalayacağı (ör. kurulun yetkilendirdiği denetçi veya yönetim kurulu üyeleri) kararda belirtilmeli,
• Sözleşme süresi kurulun seçim kararıyla uyumlu olmalıdır.

Şirket seçimi aşamasında sorulacak sorular için bina yönetim şirketi nasıl seçilir yazımıza bakın.

Madde madde kontrol listesi

Fesih maddesinde dikkat

Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kuruluna yöneticiyi görevden alma imkânı tanır; bir yönetim sözleşmesi bu hakkı ortadan kaldıramaz. Ancak görevden almanın sözleşmeden doğan mali sonuçları (ör. yapılmış hizmetin ücreti) ayrı bir konudur. Bu yüzden fesih maddesinde şunlar açık olmalıdır:

• Hangi bildirimle ve ne kadar süre önce fesih yapılacağı,
• Haklı nedenle derhâl fesih hâlleri (ör. hesap vermeme, paranın bina hesabı dışında tutulması),
• Fesihte ücretin hangi tarihe kadar ödeneceği,
• Cezai şart konuluyorsa ölçülü olması; kurulun görevden alma hakkını fiilen işlemez hâle getiren şartlar tartışma doğurur.

Yöneticinin görevden alınma usulü için yönetici görevden nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.

Fesih maddesiyle birlikte devir maddesi de yazılmalıdır. Sözleşme hangi nedenle biterse bitsin şirketin; karar ve işletme defterlerini, tüm gelir-gider belgelerini, banka hesabındaki yetkisinin kaldırılması için gerekli işlemleri, dijital kayıtların dışa aktarılmış kopyasını ve personel dosyalarını belirli bir süre içinde ve tutanakla teslim edeceği açıkça yer almalıdır. Kullanılan yazılımda tutulan kayıtların apartmana ait olduğu ve okunabilir bir biçimde (ör. tablo dosyası) verileceği de belirtilmelidir; aksi hâlde kayıtlar şirketin sisteminde kalır ve yeni yönetim sıfırdan başlar.

Son olarak, sözleşmenin bir örneğinin karar defterine eklenmesi ya da kat maliklerinin erişebileceği bir yerde tutulması önerilir. Kat malikleri yöneticiden ne beklediklerini bildiğinde, hizmetin değerlendirilmesi de kişisel izlenime değil sözleşmedeki maddelere dayanır.

Teklif aşamasında şirketten istenecek belgeler

Sözleşmeyi değerlendirmeden önce karşınızdaki şirketin kim olduğunu belgeyle görün. Kurula sunulacak dosyada şunlar bulunsun:

• Vergi levhası, ticaret sicil kaydı ve sözleşmeyi imzalayacak kişinin imza yetkisini gösteren imza sirküleri,
• Örnek bir aylık rapor ve örnek gelir-gider tablosu (kişisel veriler karartılmış olarak),
• Binaya atanacak sorumlu kişinin adı ve ulaşılabilirlik saatleri,
• Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma metni,
• Varsa mesleki sorumluluk sigortası poliçesinin kapsamı,
• Kat maliklerinin görüşebileceği, şirketin hâlen yönettiği binalardan iletişim bilgisi.

Ücret maddesi de en az bu belgeler kadar önemlidir. Artışın neye bağlanacağı (ör. TÜFE değişimi ya da kurulun yıllık kararı), hangi tarihte uygulanacağı ve faturanın kime kesileceği açıkça yazılmalıdır. Endekse bağlı artışın aidata nasıl yansıtılacağına dair yöntem için aidatın TÜFE ile otomatik artışı yazımıza bakabilirsiniz.

Kapsam dışı işlerde ek ücretin nasıl belirleneceği de önceden çözülmelidir: büyük bir çatı onarımında proje takibi ya da olağanüstü genel kurul organizasyonu gibi işler için ya sabit bir ek ücret ya da kurulun onayına bağlı ayrı teklif usulü yazılmalıdır. Aksi hâlde yıl içinde gelen her ek fatura, şirketle kat malikleri arasında güven sorununa dönüşür.

Raporlama maddesi için örnek

“Yönetici, her ayın ilk [gün] günü içinde bir önceki aya ait gelir-gider tablosunu, banka hesap dökümünü, tahsilat ve borç listesini kat maliklerinin erişimine sunar; denetçinin talebi hâlinde tüm belge asıllarını inceleme için hazır bulundurur. Yıl sonunda kat malikleri kuruluna yazılı faaliyet raporu ve hesap dökümü sunar.”

İmza öncesi son kontrol

1. Sözleşme, karar defterindeki seçim kararına atıf yapıyor mu?
2. Aidatların yatacağı hesap bina adına mı?
3. Harcama yetkisi sınırı rakamla yazılı mı?
4. Raporların kat maliklerine nasıl ulaşacağı belli mi?
5. Görev bitiminde devir yükümlülüğü ve süresi yazılı mı?
6. Personelin işvereni açıkça belirtilmiş mi?

Sık yapılan hatalar

• Şirketin matbu sözleşmesini kurul görmeden imzalamak,
• Ücret artışını “piyasa koşullarına göre” gibi belirsiz ifadelere bırakmak,
• Aidatların şirket hesabına toplanmasına izin vermek,
• Devir maddesini hiç yazmamak; şirket değişiminde en çok sorun buradan çıkar.

Kuzey Bina Yönetimi olarak sözleşmelerimizi bu başlıkları açıkça içerecek biçimde hazırlıyoruz; taslağı kurulunuzla birlikte incelemek için profesyonel yönetici sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.