Yeni binada ilk genel kurul: kim çağırır, gündem ne olmalı?

Kısa cevap: Henüz yönetici yoksa ilk toplantıya, Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat maliklerinin en az üçte biri çağrı yapabilir; uygulamada bu çağrıyı çoğu zaman satılmamış daireleri elinde tutan müteahhit ya da gönüllü birkaç malik başlatır. Gündemde divan seçimi, yönetim planının okunması, yönetici ve denetçi seçimi, ilk işletme projesi ve müteahhitten teslim alınacak belgeler mutlaka yer almalıdır. Toplantı yapılamaz ya da yönetici seçilemezse her kat maliki sulh hukuk mahkemesinden yönetici atanmasını isteyebilir.

Önce hukuki durumu netleştirin

Yeni binalarda tapu çoğu zaman önce kat irtifakı olarak kurulur, iskânla birlikte kat mülkiyetine geçilir. Her iki durumda da bir yönetim planı tapuya verilmiştir; ilk iş bu planın bir örneğini tapu müdürlüğünden ya da müteahhitten temin etmektir (bkz. yönetim planı nereden bulunur). Toplantı usulü, oy ve yeter sayılarla ilgili ayrıntılar bu planda yazar.

Ayrıca daireler kimin adına tescilli? Satış vaadi sözleşmesiyle ev alıp henüz tapusunu almamış kişi hukuken kat maliki değildir; oy hakkı tapu malikindedir.

Çağrıyı kim yapar?

Çağrı, ilk toplantıdan da en az on beş gün önce, gündem, yer, gün ve saatle ve ikinci toplantının bilgisiyle birlikte yapılır. Yeni binalarda malik adresleri dağınık olduğundan imza karşılığı elden teslim ve iadeli taahhütlü mektup birlikte kullanılmalıdır.

Müteahhidin rolü

Müteahhit, satılmamış dairelerin tapu maliki olarak toplantıya katılır, oy kullanır ve o dairelerin aidatını öder. Ancak bir kişinin birden fazla bağımsız bölümü olsa bile kanuna göre oy sayısı toplam oyların üçte birini geçemez (ayrıntı: müteahhidin daireleri ve oy hakkı).

Dikkat edilmesi gereken nokta çıkar çatışmasıdır: Yeni binada ortak alanlardaki eksik ve ayıplar müteahhitten talep edilecektir. Müteahhidin ya da yakınının yönetici seçilmesi hukuken mümkündür, ama bu talepleri takip etmeyi zorlaştırır. Kat maliklerinin bunu oylamada dikkate alması önerilir.

Yeter sayı yeni binada neden zordur?

Yeni binalarda malikler henüz birbirini tanımaz, bir kısmı daireyi yatırım için almıştır ve şehir dışında ya da yurt dışında yaşar. Bu yüzden ilk toplantıda yeter sayı çoğu zaman sağlanamaz. Önlemler:

• Çağrıyla birlikte doldurulabilir bir vekâletname örneği gönderin (bkz. genel kurula vekâletle katılım).
• Malik listesini tapu kayıtlarından çıkarın; müteahhidin satış listesine güvenmeyin.
• İkinci toplantının tarihini ilk çağrıda mutlaka yazın. İkinci toplantıda yeter sayı, katılanların çoğunluğuyla sağlanır.
• Toplantı saatini çalışan maliklerin katılabileceği bir zamana koyun.

İlk aylarda giderleri kim öder?

Teslimden ilk genel kurula kadar geçen sürede elektrik, su, asansör ve temizlik giderleri oluşur. Bu dönemde kimin ne ödediği netleşmezse ilk toplantı bir hesaplaşmaya dönüşür. Kural olarak tapuda malik olan, dairesi boş olsa bile ortak giderlere katılır. Müteahhit bu dönemde ödemeleri kendisi yapmışsa, faturaları ve dökümü ilk toplantıya sunmalı; kurul bunların nasıl paylaştırılacağına karar vermelidir. Belge sunulmayan giderlerin maliklere yansıtılması tartışmalıdır.

Örnek ilk toplantı gündemi

1. Açılış, hazirun ve yeter sayının tespiti.
2. Divan başkanı ve kâtip seçimi.
3. Yönetim planının okunması ve değişiklik ihtiyacının görüşülmesi.
4. Yönetim biçiminin belirlenmesi: tek yönetici mi, yönetim kurulu mu, profesyonel yönetim mi?
5. Yönetici ya da yönetim kurulu seçimi ve ücretinin belirlenmesi.
6. Denetçi seçimi.
7. İlk işletme projesinin görüşülmesi; aylık avans ve demirbaş/başlangıç fonu.
8. Bina adına vergi numarası ve banka hesabı açılması için yöneticiye yetki.
9. Müteahhitten teslim alınacak belge ve anahtarların belirlenmesi; eksik ve ayıp tespiti için yetki.
10. Bina sigortası, asansör bakım sözleşmesi ve personel konularında yetki.
11. Dilek ve temenniler.

Müteahhitten istenecek belgeler

• Yapı kullanma izin belgesi (iskân) ve onaylı mimari, statik ve tesisat projeleri,
• Yönetim planı ve kat irtifakı/kat mülkiyeti tapu bilgileri, arsa payı listesi,
• Asansör tescil belgeleri, ilk periyodik kontrol raporu ve bakım sözleşmesi bilgileri,
• Doğalgaz, su, elektrik ortak abonelik bilgileri,
• Jeneratör, hidrofor, kazan gibi ekipmanların garanti belgeleri ve kullanım kılavuzları,
• Yangın sistemleri ve sığınakla ilgili belgeler,
• Ortak alan anahtarları, kart ve kumanda envanteri.

Teslim bir tutanakla yapılmalı, eksik belgeler bu tutanakta listelenmelidir. Ayıplı işler için süreler önemlidir; ayrıntı yeni binada ayıp ve müteahhit yazımızda.

Sık yapılan hatalar

• Tapusunu henüz almamış alıcılara oy kullandırmak.
• Yönetim planını okumadan aidat paylaşımını eşit belirlemek.
• İlk ayların giderlerini müteahhitle kimin ödeyeceğini yazılı netleştirmemek.
• Teslim belgelerini almadan müteahhidi ibra edercesine kararlar almak.

Toplantıdan sonraki ilk otuz günün işleri için yeni binada ilk yönetim adımları yazımız devam rehberidir. Uyuşmazlık çıkarsa sulh hukuk mahkemesi ve avukat yoluna başvurun.

Yeni teslim alınan binanızda ilk toplantıdan belge teslimine kadar süreci birlikte yürütmek için Kuzey Bina Yönetimi'nın yeni bina yönetime alma hizmetine göz atabilirsiniz.