Yönetim planı nereden bulunur? Tapudan örnek alma yolu

Kısa cevap: Kat irtifakı veya kat mülkiyeti kurulurken yönetim planı tapu müdürlüğüne verilir ve taşınmazın tapu arşivinde saklanır. Bu nedenle en güvenilir kaynak, taşınmazın bağlı olduğu tapu müdürlüğüdür; kat maliki kimliği ve taşınmaz bilgisiyle başvurarak onaylı örnek alabilir. Çevrimiçi kanallar (Web Tapu ve e-Devlet) tapu kaydını görmeye yardımcı olur; yönetim planının taranmış örneğine erişim ise taşınmazdan taşınmaza değişebilir.

Önce elinizde neler olabilir, kontrol edin

Tapu müdürlüğüne gitmeden önce şu kaynaklara bakmak zaman kazandırır:

• Önceki yönetim: Yönetici dosyası, karar defterinin arkasına iliştirilmiş belgeler.
• Müteahhit veya ilk yönetici: Yeni binalarda yönetim planı çoğunlukla müteahhit tarafından hazırlanmıştır.
• Daireyi alırken verilen belgeler: Bazı satışlarda alıcıya bir örnek verilir.
• Tapu senedi: Senedin kendisinde plan yazmaz; ancak kayıtta yönetim planının tarihine ilişkin bir beyan bulunabilir.

Bu kaynaklardan biri bulunsa bile, son değişikliklerin işlenmiş olup olmadığını görmek için tapudaki asıl metinle karşılaştırmak iyi bir uygulamadır.

Tapu müdürlüğünden onaylı örnek alma

1. Taşınmazı tanımlayın: İl, ilçe, mahalle, ada, parsel ve bağımsız bölüm numarası. Bu bilgiler tapu senedinde veya e-Devlet'teki tapu bilgileri sorgulamasında yer alır.
2. Doğru müdürlüğü belirleyin: Kayseri'de taşınmazın bulunduğu ilçeye bağlı tapu müdürlüğü (Melikgazi, Kocasinan, Talas vb.).
3. Randevu: Tapu müdürlükleri genellikle randevu ile çalışır; Web Tapu veya müdürlüğün randevu kanalı kullanılabilir.
4. Başvuru: Kimlik belgesiyle kat maliki sıfatıyla dilekçe verilir; "yönetim planının onaylı örneği" istenir.
5. Ücret: Onaylı örnek için döner sermaye ücreti alınır; güncel tutarı müdürlükten öğrenin.

Talepte "varsa sonradan yapılan yönetim planı değişiklikleri dahil" ifadesini eklemeyi unutmayın; aksi hâlde yalnızca ilk metin verilebilir.

Başvuruya giderken yanınızda bulunması işinizi hızlandıracaklar:

• geçerli kimlik belgesi,
• tapu senedi veya ada-parsel ve bağımsız bölüm numarasını gösteren e-Devlet çıktısı,
• vekâleten başvuruluyorsa vekâletname aslı veya onaylı örneği,
• yönetici olarak başvuruluyorsa yöneticilik kararının karar defterinden onaylı örneği.

Kat irtifakı ile kurulmuş, henüz kat mülkiyetine geçmemiş yeni binalarda da yönetim planı aynı şekilde arşivdedir; kat mülkiyetine geçişte yeni bir plan verilmediyse ilk plan geçerliliğini korur.

Kim başvurabilir?

Çevrimiçi kanallar neyi gösterir?

e-Devlet üzerindeki tapu hizmetleri ve Web Tapu, taşınmazın tapu kaydını, şerh ve beyanlarını görmeyi ve bazı belge taleplerini çevrimiçi yapmayı sağlar. Arşivi sayısallaştırılmış taşınmazlarda belgelere erişim kolaylaşmıştır; ancak her taşınmazın yönetim planı aynı şekilde çevrimiçi görüntülenemeyebilir. Aradığınız belgeyi çevrimiçi göremiyorsanız bu, planın olmadığı anlamına gelmez; müdürlüğe başvurun.

Örnek dilekçe

Müdürlükler kendi formlarını kullanabilir; form yoksa şu metin uyarlanabilir:

"...... TAPU MÜDÜRLÜĞÜNE — Müdürlüğünüz sınırları içinde, ...... mahallesi, ...... ada, ...... parselde kayıtlı ana taşınmazda bulunan .... numaralı bağımsız bölümün maliki bulunmaktayım. Ana taşınmazın kat irtifakı / kat mülkiyeti kurulurken müdürlüğünüze verilen yönetim planının ve varsa sonradan tescil edilen değişikliklerin onaylı birer örneğinin tarafıma verilmesini arz ederim. Ad Soyad, T.C. Kimlik No, İletişim, Tarih, İmza"

Yeni yöneticiler için not

Yönetimi yeni devralan yönetici için yönetim planı ilk istenecek belgedir. Önceki yöneticiden devir alırken karar defteri, işletme defteri, banka kayıtları ve sözleşmelerle birlikte planın bir örneğini de teslim tutanağına yazın. Plan teslim edilmemişse bunu tutanağa not edin ve tapudan örnek alın. Bu, ilk genel kurulda gider paylaşımı veya kullanım kuralları tartışıldığında elinizde dayanak olmasını sağlar. Devir sorunları için eski yönetici devir yapmıyorsa yazımıza bakabilirsiniz.

Planın taranmış bir kopyasını bina arşivinde saklamak ve kat maliklerine dijital olarak iletmek de iyi bir uygulamadır. Böylece her yönetici değişiminde aynı arayış tekrarlanmaz. Daire satın almayı düşünenler için de plan önemlidir: işyeri kullanımı, evcil hayvan veya gider paylaşımı gibi konularda alıcıyı doğrudan bağlayan hükümler içerebilir. Satın almadan önce satıcıdan planın güncel örneğini istemek, sonradan yaşanabilecek sürprizleri önler.

Tapuda da çıkmazsa

Bazı eski binalarda arşivde yönetim planı bulunamayabilir ya da bina hiç kat mülkiyetine geçmemiş olabilir (hisseli tapu). Bu iki durum farklı sonuçlar doğurur. Ayrıntısı için yönetim planı yoksa hangi kurallar uygulanır yazımıza bakın.

Sık yapılan hatalar

• Müteahhidin satış ofisinde dağıtılan taslağı esas almak: Satış sırasında verilen metin, tapuya verilen nihai metinden farklı olabilir. Bağlayıcı olan tapudaki plandır.
• Başka bir binanın planını "örnek" diye uygulamak: İnternetten bulunan örnek planlar binanızı bağlamaz.
• Değişiklikleri takip etmemek: Genel kurulda değiştirilen ama tapuya bildirilmeyen maddeler, sonradan ispat sorunu yaratabilir.
• Tek kopyayı yöneticinin evinde tutmak: Yönetici değiştiğinde belge kaybolur; dijital arşiv şarttır.
• Sitede yalnız blok planına bakmak: Toplu yapılarda site geneline ait plan ile blok düzenlemeleri birlikte okunmalıdır.

Plan elinize geçince neye bakmalı?

Yönetim planı binanın "anayasası" gibidir; aşağıdaki maddeler günlük yönetimi doğrudan etkiler:

• gider paylaşım esası (arsa payı mı, eşit mi, karma mı),
• yönetici ve denetçi seçimi, yönetim kurulu olup olmadığı,
• genel kurulun toplanma zamanı ve çağrı usulü,
• bağımsız bölümlerin kullanım amacı (konut, işyeri) ve sınırlamalar,
• evcil hayvan, tabela, otopark gibi özel kurallar,
• gecikme tazminatı oranı.

Planda değişiklik gerekiyorsa izlenecek yol için yönetim planı nasıl değiştirilir yazımıza bakabilirsiniz. Planı temin etmek, güncel hâle getirmek ve kat maliklerine dağıtmak için yönetim planı hazırlama hizmetimiz kapsamında Kuzey Bina Yönetimi ekibinden destek alabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; tapu işlemlerinde güncel usul için ilgili müdürlükten bilgi alın.