Yeni binada ilk yönetim: abonelik, hesap ve sigorta adımları

Kısa cevap: Yeni binada yönetici ilk olarak ilk kat malikleri kurulunu toplayıp seçimini ve işletme projesini karar altına almalı, karar defteri ile işletme defterini notere tasdik ettirmelidir. Ardından apartman adına vergi numarası alınır, banka hesabı açılır, ortak elektrik ve su abonelikleri müteahhitten yönetime devredilir, asansörün tescil ve periyodik kontrol durumu doğrulanır ve sigorta kararları alınır. Müteahhitten proje, iskân ve garanti belgeleri tutanakla teslim alınmalıdır.

Sıralama neden önemli?

Yeni binada işler birbirine bağlıdır: banka vergi numarası ister, vergi dairesi karar defteri örneği ister, karar defteri ise ilk toplantının yapılmış olmasını gerektirir. Sırayı bozmak aylar kaybettirir; bu süre zarfında ortak elektrik faturası müteahhit adına birikir, aidatlar elden toplanır, kimse hesap veremez. Aşağıdaki akış bu kısır döngüyü kırmak için tasarlanmıştır.

Başlamadan önce kat mülkiyetinin kurulup kurulmadığını kontrol edin. Tapuda kat irtifakı hâlinde kalan binalarda da Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yönetime ilişkin hükümleri, kanunda öngörülen şartlarla uygulanabilir; ancak bazı işlemler için kurumların istediği belgeler farklılaşabilir. Müteahhidin elinde satılmamış daireler varsa, bu dairelerin aidat ve oy durumu ilk toplantıda açıkça konuşulmalıdır.

1. Hafta: kurul ve defterler

1. Tapu kayıtlarından kat maliklerinin listesini ve arsa paylarını çıkarın; yönetim planının tapuda kayıtlı olup olmadığını kontrol edin.
2. İlk kurul toplantısını yapın: yönetici ve denetçi seçimi, işletme projesi, aidatın ödeneceği hesap ve personel kararı gündeme girsin. Ayrıntı: yeni binada ilk genel kurul.
3. Karar defteri ve işletme defterini notere tasdik ettirin; ilk kurul kararlarını karar defterine yazın, katılanlara imzalatın.

2–3. Hafta: vergi numarası, banka ve aidat

• Vergi numarası: Apartman adına bağlı olunan vergi dairesine dilekçe, yönetici seçim kararı örneği ve yöneticinin kimliğiyle başvurulur.
• Banka hesabı: Vergi numarası ve karar örneğiyle “… Apartmanı Yöneticiliği” adına hesap açılır; imza yetkisi karara bağlanır.
• Aidat duyurusu: İşletme projesi, her bağımsız bölümün payı ve hesap numarasıyla kat maliklerine yazılı bildirilir.

Vergi numarası süreci için apartman banka hesabı ve vergi numarası yazımıza bakın.

3–6. Hafta: abonelikler ve teknik devir

Kurumların istediği belgeler değişebildiğinden başvurmadan önce ilgili kurumdan güncel listeyi teyit edin. Merkezi ısıtmalı binalarda kazan dairesinin ilk yakılmasından önce gaz dağıtım şirketinin ve yetkili firmanın kontrolü tamamlanmış olmalı; kazanı kimin yakacağı da personel kararıyla birlikte netleşmelidir. Abonelik devri yapılmadan önce son endeksi müteahhitle birlikte tutanağa bağlayın; aksi hâlde müteahhit dönemine ait tüketim kat maliklerine yansır.

Sigorta kararları

Zorunlu deprem sigortası (DASK) her bağımsız bölüm için ayrı yapılır ve kat malikinin yükümlülüğüdür; yönetim bunu takip edip hatırlatabilir. Ortak alanları, asansörü ve üçüncü kişilere karşı sorumluluğu kapsayan bina sigortası ise kurul kararıyla yaptırılır. Hangi poliçenin neyi kapsadığı için bina sigortası zorunlu mu yazımıza bakın.

Zorunlu deprem sigortası poliçesi, bağımsız bölümlerin su ve doğalgaz aboneliklerinde de aranır; yeni taşınan malikler bu yüzden poliçeyi abonelikten önce yaptırmak zorunda kalır. Yönetimin her daire için poliçe bitiş tarihini bir listede tutup yenileme zamanı yaklaşınca hatırlatma yapması, deprem riski yüksek bölgelerde özellikle değerlidir. Kurul, ortak alan sigortasına karar verirken şu soruları cevaplamalıdır:

• Poliçe yalnız ortak alanları mı, yoksa binanın tamamını mı kapsayacak?
• Asansör, hidrofor gibi makine arızaları teminatta mı?
• Ortak alanda bir ziyaretçinin düşüp yaralanması gibi üçüncü kişi sorumluluğu dahil mi?
• Kapıcı çalıştırılacaksa işveren mali sorumluluk teminatı eklenecek mi?
• Prim, arsa payına göre mi paylaşılacak; işletme projesine hangi satırla girecek?

Müteahhitten teslim alınacak belgeler

• Yapı kullanma izin belgesi (iskân) ve onaylı projeler (mimari, statik, elektrik, mekanik),
• Asansör, hidrofor, jeneratör, kazan, yangın pompası garanti belgeleri ve kullanım kılavuzları,
• Ortak alan anahtarları ve ana vana, pano yerlerini gösteren kroki,
• Mevcut eksik ve ayıpların listesi; bunlar tutanakla müteahhide bildirilmelidir.

İskânı henüz alınmamış binalardaki ek sorunlar için iskânsız binada yönetim, ayıplar için yeni binada ayıp ve müteahhit yazılarımıza bakabilirsiniz.

60. gün kontrol listesi

İlk iki ayın sonunda aşağıdaki soruların hepsine “evet” diyebiliyorsanız bina düzenli işleyişe geçmiş demektir:

1. Karar defteri ve işletme defteri noterden tasdikli, ilk kararlar yazılı ve imzalı mı?
2. Apartman adına vergi numarası ve banka hesabı açıldı, imza yetkisi karara bağlandı mı?
3. Kat maliklerinin ve kiracıların iletişim listesi, kişisel verilerin korunmasına uygun biçimde oluşturuldu mu?
4. İlk ayın aidatları hesaba yattı, tahsilat listesi işletme defterine işlendi mi?
5. Ortak abonelikler yönetime geçti, son endeksler tutanakta mı?
6. Asansörün periyodik kontrol etiketi geçerli, bakım sözleşmesi imzalı mı?
7. Yangın tüpleri ve acil durum ekipmanının yerleri ve kontrol tarihleri listelendi mi?
8. Müteahhide bildirilen eksik ve ayıpların yazılı kopyası arşivde mi?
9. Ortak alan sigortası kararı alındı mı?

Listedeki her maddenin dayanak belgesini tek bir “bina dosyası”nda toplamak, ileride yönetici değiştiğinde devri de kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

• Aidatı ilk aylarda elden veya yöneticinin kişisel hesabına toplamak,
• Müteahhit adına olan ortak aboneliklerin devrini ertelemek,
• Ayıpları sözlü iletmek, yazılı bildirimi geciktirmek,
• Asansörün periyodik kontrolünün yapılıp yapılmadığını sormadan kullanıma açmak.

Yeni teslim alınan binalarda bu adımların tamamını Kuzey Bina Yönetimi planlı biçimde üstlenebilir; kapsam için yeni bina yönetime alma sayfamıza göz atın.