Kat maliki genel kurul gündemine madde ekletebilir mi?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu tek bir kat malikine gündeme madde ekletme konusunda doğrudan bir hak tanımaz; gündemi çağrıyı yapan belirler. Ancak malik konusunu yöneticiye yazılı olarak önerebilir, yönetim planında bu yönde bir düzenleme varsa ona dayanabilir; önerisi alınmazsa kat maliklerinin üçte biriyle birlikte olağanüstü toplantı çağırabilir. Toplantı sırasında gündeme madde eklemek ise kural olarak iptal riski doğurur.

Gündemi kim belirler?

Kanuna göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez, yönetim planında belirtilen zamanda olağan olarak toplanır; ayrıca yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte biri tarafından olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Çağrıyı yapan, çağrı yazısında gündemi de yazar. Çağrıda yer almayan bir konuda karar alınması iptal sebebi olarak değerlendirilir; ayrıntı için gündem dışı konuda karar alınabilir mi yazısına bakın.

Bu yüzden asıl iş toplantı günü değil, çağrı yazısı gönderilmeden önce yapılmalıdır.

Malikin kullanabileceği üç yol

Bu yolların hiçbiri sonuç vermezse ve konu bir hakkın korunmasına ilişkinse, kat maliki sulh hukuk mahkemesinden hâkimin müdahalesini isteyebilir; bkz. hâkimin müdahalesi davası.

1. yol: Yöneticiye yazılı öneri

Sözlü rica çoğu zaman unutulur. Öneriyi yazılı, tarihli ve imzalı verin; elden teslimde bir nüshasına “teslim aldım” imzası alın. Önerinin karar alınabilir biçimde yazılması önemlidir: “Otopark sorunu konuşulsun” yerine “Açık otoparkta daire başına bir araç sınırı getirilmesi ve misafir araçları için iki yer ayrılması” gibi.

Gündem önerisi örneği
Sayın Yönetici,
……… tarihinde yapılacak olağan kat malikleri kurulu toplantısının gündemine aşağıdaki maddenin eklenmesini rica ederim:
“……… konusunun görüşülmesi ve karara bağlanması.”
Gerekçe: ………
Önerinin kabul edilmemesi hâlinde gerekçesinin tarafıma yazılı olarak bildirilmesini rica ederim.
BB No: ……… Ad-soyad / İmza: ……… Tarih: ………

Öneriyi karar alınabilir hâle getirmek

Gündeme alınan bir maddenin işe yaraması, nasıl yazıldığına bağlıdır. Belirsiz bir madde, toplantıda ya hiçbir karara bağlanamaz ya da gündemin dışına taşan bir karar alınmasına yol açar. Aşağıdaki örnekler farkı gösterir:

Madde ne kadar somutsa, toplantıya gelmeyen malik de neye karar verileceğini o kadar iyi bilir; bu da kararın iptal riskini azaltır. Harcama gerektiren önerilerde, yaklaşık bir maliyet çalışmasını veya teklifleri öneriye eklemek görüşmeyi hızlandırır.

Üçte bir hesabı

Üçte bir oranı toplantıya katılanlar üzerinden değil, binadaki toplam kat maliki sayısı üzerinden hesaplanır. Kesirli sonuçlarda oranın altına düşmemek için yukarı yuvarlamak güvenli olandır:

• 8 kat maliki: 2,67 → en az 3 imza
• 12 kat maliki: 4 imza
• 18 kat maliki: 6 imza
• 20 kat maliki: 6,67 → en az 7 imza
• 32 kat maliki: 10,67 → en az 11 imza

Hisseli dairelerde ve birden fazla dairesi olan maliklerde sayımın nasıl yapılacağı tartışmalı olabilir; imza sayısını eşiğin bir iki üzerinde tutmak itiraz riskini azaltır.

3. yol: Üçte bir imzayla olağanüstü toplantı

Yönetici öneriyi reddettiyse veya konu bir sonraki olağan toplantıyı bekleyemeyecek kadar acilse, kat maliklerinin üçte biri birlikte olağanüstü toplantıya çağırabilir. Süreç şöyle işler:

1. İmza listesini hazırlayın: Toplam kat maliki sayısının en az üçte biri. Örneğin 18 malikli binada 6, 20 malikli binada 7 imza gerekir.
2. Gündemi netleştirin: İmza listesinin başına toplantının hangi konu için çağrıldığını yazın.
3. Çağrıyı kanuni usulle yapın: En az on beş gün önce, imza karşılığı veya iadeli taahhütlü mektupla, tüm kat maliklerine.
4. Yeri ve saati belirleyin: İkinci toplantının yeri ve zamanını da çağrıya yazın.
5. Divanı toplantıda seçin: Toplantıyı çağıranların yönetici olmaması, usule uyulduğu sürece toplantının geçerliliğini etkilemez.

Ayrıntılı süreç için olağanüstü genel kurulu kim çağırır yazısına bakabilirsiniz.

Toplantıda “bir madde daha ekleyelim” denirse

Toplantı sırasında gündeme madde eklenmesi en sık yapılan hatalardan biridir. Toplantıya gelmeyen malik, gündemde olmayan bir konuda karar alınacağını bilemeyeceği için bu karara karşı iptal davası açabilir. Güvenli uygulama şöyledir:

• Yeni konu “dilek ve temenniler” bölümünde konuşulur, ancak bağlayıcı karar alınmaz.
• Kurul, konunun bir sonraki toplantıda gündeme alınmasını yöneticiden ister ve bu istek tutanağa yazılır.
• Bütün kat malikleri hazır ve oybirliğiyle anlaşıyorsa durum farklı değerlendirilebilir; yine de bunu tutanakta açıkça belgeleyin.

Yöneticiler için not

Malik önerilerini “kişisel mesele” diye bir kenara atmak, çoğu zaman daha gergin bir olağanüstü toplantıyla geri döner. Çağrı yazısını hazırlamadan önce tüm maliklere “gündem önerinizi ……. tarihine kadar iletin” diye bir duyuru yapmak hem şeffaflık sağlar hem de toplantıda sürpriz madde ihtiyacını azaltır. Çağrı metni için genel kurul çağrı yazısı örneği yazımıza bakabilirsiniz.

Kuzey Bina Yönetimi, yönettiği binalarda gündem önerilerini toplantıdan önce toplayıp çağrıya işler; genel kurul organizasyonu sayfamızdan ayrıntılara ulaşabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıkta avukata danışın.