Gündemde olmayan konuda genel kurul karar alabilir mi?

Kısa cevap: Kural olarak hayır. Toplantı çağrısında gündemin bildirilmesi, toplantıya katılmayan maliklerin hangi konularda karar alınacağını bilmesi içindir; gündemde olmayan bir konuda alınan karar, iptal davasında iptal edilme riski taşır. "Dilek ve temenniler" maddesi görüş bildirmek içindir, bağlayıcı karar almak için kullanılamaz. Tüm kat maliklerinin hazır olduğu ve hiçbirinin itiraz etmediği durumlar gibi istisnalar tartışmalıdır; önemli bir konu için en güvenli yol yeni bir toplantıya çağrı yapmaktır.

Gündem neden bu kadar önemli?

Kat Mülkiyeti Kanunu toplantı çağrısının gündemle birlikte yapılmasını ister. Bir malik çağrıyı okuyup "bu konular benim için önemli değil" diyerek toplantıya katılmayabilir. Toplantıda gündemde olmayan aidat artışı ya da büyük bir harcama kararlaştırılırsa, o malik görüşünü söyleme ve oy kullanma fırsatından habersizce mahrum kalmış olur. Hukuk düzeni bu yüzden gündem dışı kararlara şüpheyle bakar.

Hangi durumda ne olur?

"Dilek ve temenniler" maddesinin sınırı

Bu madde malikin söz alıp önerisini, şikâyetini ya da fikrini paylaşması içindir. Burada konuşulanlar tutanağa "dilek" olarak yazılabilir; ancak bağlayıcı bir yükümlülük, harcama ya da kural getirilemez. Doğru yazım şöyledir:

"Dilek ve temenniler bölümünde kat maliki …, otopark aydınlatmasının yetersiz olduğunu belirtmiştir. Yöneticinin konuyu araştırarak teklifleri bir sonraki toplantının gündemine alması temenni edilmiştir."

Yanlış yazım ise "otoparka yeni aydınlatma yapılmasına ve bedelin maliklerden toplanmasına karar verilmiştir" gibi bir ifadedir.

Acil bir konu toplantıda ortaya çıkarsa

Bazen gerçekten acil bir konu toplantıda gündeme gelir: kazan dairesinde kaçak fark edilmiştir ya da çatıdan su aldığı o hafta anlaşılmıştır. Böyle bir durumda yapılabilecekler şunlardır:

1. Yöneticinin kanuni yetkisi: Can ve mal güvenliği için ertelenemeyecek önlemleri yönetici, kurul kararı beklemeden alabilir. Toplantıda bu durum tutanağa "bilgi verildi" olarak yazılır.
2. Kısa süreli yeni toplantı: Kalıcı ve büyük harcama gerekiyorsa, on beş günlük çağrı süresine uyarak hızlıca olağanüstü toplantı planlanır.
3. Tüm maliklerin yazılı onayı: Kanun, toplantı yapılmadan da tüm kat maliklerinin yazılı oybirliğiyle karar alınmasına imkân tanır; küçük binalarda bu yol hızlı olabilir.

Bu üç yol, gündem dışı karar almaktan çok daha güvenlidir ve sonradan iptal tartışması yaratmaz.

Gündem dışı karar alındıysa ne yapılabilir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat malikleri kurulu kararlarına karşı sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açılabilir. Süreler kısadır:

• Toplantıya katılıp karara karşı oy kullanan malik: karar tarihinden itibaren bir ay içinde,
• Toplantıya katılmayan malik: kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay içinde.

Bu süreler geçtikten sonra, karar yok hükmünde sayılacak ağır bir sakatlık taşımıyorsa kural olarak geçerli hâle gelir (yok hükmünde genel kurul kararı). Dava açmayı düşünüyorsanız süreyi kaçırmadan bir avukata danışın.

Gündem maddesinin "kapsamı" nasıl yorumlanır?

Her uyuşmazlık açıkça gündem dışı değildir; çoğu zaman tartışma, kararın gündem maddesinin kapsamında kalıp kalmadığıdır. Pratikte şu ölçüt işe yarar: Çağrıyı okuyan ortalama bir malik, bu maddede böyle bir kararın alınabileceğini öngörebilir miydi?

Bu tablo yalnız genel bir yönlendirmedir; mahkemeler her olayı kendi koşullarıyla değerlendirir. Tereddüt varsa gündem maddesini baştan geniş ve açık yazmak en ucuz çözümdür.

Kararı onaylatmak mümkün mü?

Gündem dışı alındığı için iptal riski taşıyan bir kararın uygulanması gerekiyorsa, en temiz çözüm konuyu usulüne uygun çağrılmış bir sonraki toplantıda ayrı gündem maddesi olarak yeniden oylamaktır. Böylece karar sağlam bir dayanağa kavuşur ve eski karara ilişkin tartışma önemini yitirir. Bu sırada harcamaya başlanmışsa, yeni toplantıda harcamanın da onaylanması istenmelidir. Onay oylamasında karar çıkmazsa, eski karara dayanarak yeni harcama yapılmamalıdır.

Yönetici açısından da durum önemlidir: iptal edilebilir bir karara dayanarak yapılan harcama, ibra görüşmesinde sorgulanabilir. Kararın dayanağı tartışmalıysa harcamayı ertelemek ve onayı beklemek, yöneticiyi kişisel sorumluluk tartışmasından korur. Beklenen onay toplantısının tarihini maliklere duyurmak da bu süreçte gereksiz söylentilerin önüne geçer ve güveni korur.

Yönetici ve divan için kontrol listesi

1. Toplantı açılırken gündemi okuyun ve "yalnız bu maddelerde karar alınacaktır" hatırlatması yapın.
2. Gündem dışı bir öneri geldiğinde tutanağa "bir sonraki toplantı gündemine alınması" şeklinde yazın.
3. Acil bir konu varsa hemen olağanüstü toplantı çağrısı planlayın (olağanüstü genel kurul).
4. Gündemi hazırlarken maddeleri geniş ama belirli yazın; örneğin "bina onarımları" yerine "çatı ve cephe onarımı tekliflerinin görüşülmesi ve karara bağlanması".
5. Maliklerin gündeme madde eklenmesi taleplerini çağrıdan önce toplayın (kat maliki gündeme madde ekletebilir mi).

Gündemin baştan doğru yazılması, sonradan çıkacak iptal tartışmalarının çoğunu önler. Toplantı belgelerini hazırlatmak için genel kurul organizasyonu hizmetimize bakabilirsiniz; gündem taslağınızı Kuzey Bina Yönetimi ile birlikte gözden geçirebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; iptal davası için avukata danışın.