Olağanüstü genel kurulu kimler çağırabilir? 1/3 kuralı

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre önemli bir sebep çıktığında yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin en az üçte biri kat malikleri kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Maliklerin üçte biri yöneticinin iznine ihtiyaç duymadan çağrıyı kendileri yapabilir. Olağanüstü toplantıda da çağrı, olağan toplantıdaki gibi en az on beş gün önce, imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla ve gündemiyle birlikte yapılmalıdır.

Kimler çağırabilir?

Üçte bir nasıl hesaplanır?

Kanun bu hükümde "kat maliklerinin en az üçte biri" der; uygulamada bu, kat maliki sayısına göre hesaplanır, arsa payına göre değil. Bazı ayrıntılar tartışmalı olabilir; bu durumlarda temkinli hesap yapmak gerekir:

• 24 bağımsız bölüm ve 24 ayrı malik varsa en az 8 malikin imzası gerekir.
• Sonuç küsuratlı çıkıyorsa yukarı yuvarlayın; 20 malikte en az 7 imza.
• Bir malikin birden fazla dairesi varsa sayım konusunda yönetim planına ve güncel yargı uygulamasına bakılmalı; tereddütte fazladan imza toplamak en güvenlisidir (birden fazla dairesi olan malik).
• Hisseli dairelerde paydaşlar kural olarak tek malik gibi değerlendirilir ve aralarından birini temsilci seçer.

Yönetici ile çağrıyı yapan malikler arasında gerilim

Malikler olağanüstü toplantıyı çoğu zaman yöneticiden memnun olmadıkları için çağırır. Bu durumda yönetici toplantıyı "geçersiz" ilan etmeye, toplantı yerini kapatmaya ya da karar defterini vermemeye çalışabilir. Kanun yöneticiye böyle bir engelleme yetkisi tanımaz. Usulüne uygun çağrılmış toplantı yönetici katılmasa bile yapılır; karar defteri teslim edilmezse kararlar ayrı bir tutanağa yazılıp tüm katılanlarca imzalanır, defter sonradan istenir. Yöneticinin defteri ve belgeleri teslim etmemesi ayrı bir hukuki sorun olarak ele alınmalıdır.

Gerilimi azaltmanın en iyi yolu, divan başkanının tarafsız bir malik ya da profesyonel bir kişi olmasıdır. Toplantı tartışmaya dönerse, gündem maddeleri sırayla oylanmalı ve her oylamanın sonucu hemen tutanağa yazılmalıdır. Toplantıdan sonra kararlar, katılmayan maliklere de bildirilmelidir.

Denetçinin çağrı yetkisi

Denetçi seçilmiş binalarda denetçi, yöneticiden bağımsız olarak toplantıya çağırma yetkisine sahiptir. Bu yetki özellikle hesaplarda sorun görüldüğünde önemlidir: denetçi raporunu hazırlar, toplantıyı çağırır ve raporu kat maliklerine sunar. Denetçi seçilmemiş ya da görevini yapmayan bir denetçi varsa, aynı işi maliklerin üçte biri yapabilir. Denetçinin görev ve yetkileri için apartman denetçisinin görevleri yazımıza bakabilirsiniz.

"Önemli sebep" ne olabilir?

• Çatı, kazan, asansör gibi ertelenemez büyük bir onarım,
• Yöneticinin istifası, ölümü ya da görevden alınması talebi,
• Hesaplarda ciddi tutarsızlık,
• Kentsel dönüşüm, riskli yapı tespiti gibi binayı doğrudan etkileyen gelişmeler,
• Yılın ortasında işletme projesinin yetmediğinin anlaşılması.

Toplantıda yeter sayı ve karar

Olağanüstü toplantı, karar yeter sayısı bakımından olağan toplantıdan farklı değildir. Kanuna göre kat malikleri kurulu, kural olarak kat maliklerinin sayıca yarıdan fazlası ve arsa paylarının yarıdan fazlası ile toplanır ve katılanların sayıca çoğunluğuyla karar verir. İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantıda katılanların çoğunluğuyla karar alınabilir. Ancak bazı konular, toplantı türü ne olursa olsun özel çoğunluk ister:

• Yönetim planı değişikliği: kat maliklerinin sayıca beşte dördü,
• Ortak yerlerde yenilik ve ilaveler, dış görünüşü değiştiren işler: kanunda öngörülen nitelikli çoğunluklar,
• Kentsel dönüşüm ve riskli yapıya ilişkin kararlar: özel mevzuattaki çoğunluklar.

Yani maliklerin üçte birinin çağrısıyla toplantı yapılabilir, ama orada istenen kararın çıkması ayrıca gereken çoğunluğa bağlıdır. Çağrıyı yapan grup, toplantıdan önce bu hesabı yapmalıdır; aksi hâlde toplantı yapılır ama karar çıkmaz. Yönetici değişikliği için gereken oy hesabı için yönetici görevden nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.

Adım adım: malikler çağrıyı kendileri yapacaksa

1. Yöneticiye yazılı talep (önerilir): Kanun şart koşmasa da önce yöneticiden toplantıyı çağırmasını istemek, sonradan "kötü niyet" tartışmasını önler.
2. İmzaları toplayın: Çağrı yazısına üçte birin altındaki her malik ad, daire no ve imzasını koyar.
3. Gündemi netleştirin: Her konu ayrı madde olsun. Örneğin "yöneticinin görevden alınması ve yeni yönetici seçimi".
4. On beş gün kuralına uyun: Tüm maliklere imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla tebliğ edin; ikinci toplantı tarihini de yazın.
5. Toplantıyı yapın, kaydedin: Divan seçimi, hazirun, oylama ve kararlar karar defterine yazılır.

Örnek talep yazısı (yöneticiye)

"Sayın Yönetici, aşağıda imzası bulunan kat malikleri olarak, … konusunun görüşülmesi için kat malikleri kurulunun olağanüstü toplantıya çağrılmasını talep ederiz. Talebimizin … gün içinde yerine getirilmemesi hâlinde, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun tanıdığı yetkiyle toplantıya doğrudan çağrı yapacağımızı bildiririz. Ad Soyad — Daire No — İmza: …"

Örnek çağrı başlığı

"… APARTMANI KAT MALİKLERİ KURULU OLAĞANÜSTÜ TOPLANTI ÇAĞRISI — Kat maliklerinin üçte birinin çağrısıyla. Toplantı tarihi, saati, yeri: … / İkinci toplantı: … / Gündem: 1. Açılış ve divan seçimi, 2. …, 3. … / Çağrıyı yapan malikler: (ad, daire no, imza)."

Üçte bir çağrısında yapılan yanlışlar

• İmzaları toplantıdan sonra toplamak ya da imzasız "malikler adına" çağrı yapmak,
• Çağrıyı yalnız panoya asmak,
• Gündemde olmayan konuyu (örneğin aidat artışını) toplantıda karara bağlamak,
• Yöneticiyi çağrının dışında bırakmak; yönetici de bir kat maliki olarak çağrılmalıdır.

Toplantının hazırlanması ve yönetilmesi için genel kurul organizasyonu sayfamıza göz atabilir, Kuzey Bina Yönetimi ile ön görüşme yapabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; uyuşmazlıkta avukata danışın.