Genel kurul kararları katılmayanlara nasıl bildirilir?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesine göre kurul kararları, toplantıya katılmayan kat maliklerine bildirilir. En güvenli yol, karar defterindeki kararların bir örneğini imza karşılığı elden, iadeli taahhütlü mektupla ya da noter aracılığıyla göndermektir. Bu bildirim, katılmayan malikin iptal davası için bir aylık süresini başlatır; bu yüzden tarihli ve ispatlanabilir olmalıdır.

Bildirim neden bu kadar önemli?

Toplantıya katılmayan malik, karara karşı iptal davasını kararı öğrendiği ya da karar kendisine bildirildiği tarihten itibaren bir ay içinde açabilir. Bildirim yapılmazsa veya yapıldığı ispatlanamazsa bu süre ne zaman başladı belli olmaz. Sonuç: Aylar sonra açılan bir davada “bana hiç bildirilmedi” savunması gündeme gelir ve kararlar uzun süre belirsiz kalır.

Bildirimin ikinci işlevi pratiktir: Yeni aidat tutarını, ödeme tarihini ya da bir tadilat kararını bilmeyen malikten uyum beklemek mümkün değildir.

Kime bildirilir?

• Toplantıya katılmayan tüm kat malikleri. Vekil gönderen malik toplantıya katılmış sayılır; ona ayrıca bildirim zorunlu değildir, ama bilgi amaçlı göndermek iyi bir uygulamadır.
• Hisseli dairelerde paydaşların her birine ya da ortak temsilcilerine (bkz. hisseli dairede oy hakkı).
• Vefat etmiş malikin bilinen mirasçılarına.
• Kiracılar hukuken bildirimin muhatabı değildir; ama aidat ve kullanım kurallarıyla ilgili kararlar için ayrıca bilgilendirilmeleri uyumu artırır.

Adres olarak tapu kaydı ve yönetimin malik listesi esas alınır. Dairede oturmayan malikin güncel adresi yoksa, bilinen son adrese gönderim yapılır ve sonuç dosyaya konur.

Hangi yolla? İspat gücü tablosu

Örnek bildirim yazısı

Konu: Kat malikleri kurulu kararlarının bildirimi

Sayın [ad soyad], [daire no] numaralı bağımsız bölüm maliki,

[Bina adı] kat malikleri kurulunun [tarih] tarihinde [yer] adresinde yapılan olağan toplantısında alınan kararların karar defterinden çıkarılmış örneği ekte sunulmuştur. Öne çıkan kararlar: yönetici olarak [ad] seçilmiş, yeni dönem işletme projesi kabul edilmiş ve aylık avans [ödeme günü] gününe kadar ödenmek üzere belirlenmiştir.

Bilgilerinize sunulur.

[Yönetici adı, imza, tarih] — Ek: Karar örneği ([sayfa sayısı] sayfa), işletme projesi

Yazıda kararları özetlemek yetmez; karar defterindeki metnin tamamının örneği eklenmelidir. Özetin karar metniyle çelişmesi yeni bir tartışma çıkarır.

Karar örneği nasıl hazırlanır?

Bildirime eklenecek belge, karar defterinin ilgili sayfalarının okunaklı bir fotokopisi ya da taramasıdır. Hazırlarken:

• Toplantı tarihini, yerini, hazirun özetini ve kararların tamamını içeren sayfaları eksiksiz alın.
• Her sayfanın altına “aslı gibidir” yazıp yönetici olarak imzalayın ve tarih atın.
• Sayfa numaralarını bildirim yazısında belirtin; böylece hangi belgenin gönderildiği tartışılmaz.
• Karar defteri dışında ayrı kâğıda yazılmış bir tutanak varsa, karar defterine işlenmiş hâlini gönderin. Defterin onaylı olması ayrıca önemlidir (bkz. karar defteri noter tasdiki).

Bildirim geri dönerse

Mektup “adreste bulunamadı” ya da “tanınmıyor” şerhiyle geri gelebilir. Bu durumda:

1. Zarfı açmadan, üzerindeki PTT şerhiyle birlikte saklayın.
2. Malikin başka bir adresi biliniyorsa oraya tekrar gönderin.
3. Adres hiç bilinmiyorsa, avukat aracılığıyla adres araştırması ve tebligat yolunu değerlendirin; özellikle iptal riski taşıyan önemli kararlarda bu önemlidir.
4. Bütün denemeleri tarihleriyle bir listeye yazın.

Geri dönen bildirimin hukuki sonucu, somut olaya göre değerlendirilir. Hiç deneme yapılmamış olmasıyla, ispatlanabilir biçimde denenip ulaşılamamış olması arasında önemli fark vardır.

Ne zaman gönderilmeli?

Kanun belirli bir gün sayısı koymaz; ancak gecikme her açıdan aleyhinizedir. Pratik kural: Toplantıdan sonraki ilk hafta içinde gönderin. İşletme projesi de kabul edildiyse onu aynı zarfa koyun; projenin bildirimi kendi itiraz süresini başlatır (bkz. işletme projesine itiraz süresi).

Yönetici için kontrol listesi

1. Hazirun cetvelinden toplantıya katılmayanların listesini çıkarın.
2. Karar defterinin ilgili sayfalarının örneğini alın, yönetici imzasıyla “aslı gibidir” yazın.
3. Her malik için ayrı bildirim yazısı hazırlayın.
4. Gönderim yöntemini seçin; ihtilaflı kararlarda noteri düşünün.
5. Alındı kartlarını, tebellüğ imzalarını ve noter evrakını tek dosyada saklayın.
6. Bildirim tarihlerini bir tabloya işleyin; bir aylık sürenin her malik için ne zaman dolduğunu not edin.

Sık yapılan hatalar

• Kararları yalnız WhatsApp grubunda paylaşıp bildirim yapıldı saymak.
• Zarfın içinde ne gönderildiğini belgelememek.
• Dairede oturmayan malikin bilinen adresini araştırmamak.
• Kararın tamamı yerine kısa özet göndermek.

Kararların katılmayanları bağlayıp bağlamadığı ayrıca merak edilir; bu yazıda ele aldık. Süre hesabı ya da bildirimin geçerliliği tartışmalıysa avukata danışın.

Toplantı sonrası bildirimlerin hazırlanması ve tebliğ evrakının arşivlenmesi, Kuzey Bina Yönetimi olarak yönettiğimiz binalarda apartman yönetimi hizmetinin bir parçasıdır.