Karar defteri noterden onaylatılmalı mı? Tutma kuralları

Kısa cevap: Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesine göre kat malikleri kurulu kararları, sayfaları numaralı ve noterce onaylanmış bir karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Tasdik bir kez, defter kullanılmaya başlanmadan önce yapılır; her yıl yenilenmesi gerekmez. Defteri olmayan ya da kararları gevşek kâğıtlara yazan bir yönetim, aidat icrasından yönetici seçimine kadar pek çok konuda ispat sorunu yaşar.

Karar defteri ile işletme defteri karıştırılmasın

Apartmanda iki ayrı defter tutulur ve ikisinin işlevi farklıdır:

İşletme defteri için ayrıntıları işletme defteri nasıl tutulur yazımızda anlattık. Kanun ayrıca yöneticinin hesap tutma ve kurula hesap verme yükümlülüğünü de düzenler; iki defterin düzenli tutulması bu yükümlülüğün somut göstergesidir.

Defter nasıl tasdik ettirilir?

1. Kırtasiyeden sayfaları numaralı, ciltli bir "karar defteri" alın. Spiralli ya da yaprakları sökülebilen defter seçmeyin.
2. Defteri herhangi bir notere götürün. Noter genellikle binanın adı ve adresiyle, yöneticinin kimliğini ve yönetici olduğunu gösteren belgeyi (seçildiği kararın örneği gibi) ister; uygulama noterden notere farklılık gösterebileceğinden önceden sorun.
3. Noter, defterin ilk sayfasına açılış onayı yazar, sayfa sayısını belirtir ve sayfaları mühürler.
4. Tasdik masrafı ortak giderdir; makbuzunu işletme defterine işleyin.
5. Defter dolduğunda yeni bir defter aynı şekilde tasdik ettirilir; eski defter arşive kaldırılır.

Yeni binalarda bu iş genellikle ilk genel kuruldan önce, yönetici seçilir seçilmez yapılır.

Kararlar deftere nasıl yazılır?

• Toplantı bilgileri: Tarih, saat, yer, toplantının olağan mı olağanüstü mü olduğu, birinci mi ikinci toplantı mı olduğu.
• Yeter sayı: Katılan kat maliki sayısı ve temsil ettikleri arsa payı; vekâletle katılanlar.
• Gündem ve kararlar: Her gündem maddesi için alınan karar, kabul ve ret oyları; muhalif kalanların adı ve istiyorlarsa muhalefet gerekçesi.
• İmzalar: Toplantıya katılanların imzası. İmzadan kaçınan olursa bu durum deftere not edilir.
• Ekler: Hazirun cetveli, vekâletnameler, çağrı belgeleri ayrı bir klasörde saklanır; defterde bunlara atıf yapılır.

Toplantıda önce bir taslak tutanak yazıp sonra deftere geçirmek mümkündür; ancak deftere geçirilen metnin imzalarla birlikte toplantı günü tamamlanması en güvenli yoldur. Tutanağın içeriği için genel kurul tutanağı yazımızdaki şablonu kullanabilirsiniz.

Defterde yapılmaması gerekenler

• Sayfa koparmak, sayfa atlamak ya da kararlar arasında boşluk bırakmak.
• Yanlış yazılan kısmı daksil ya da kazıma ile silmek. Doğrusu: üstünü okunacak şekilde tek çizgiyle çizip düzeltmeyi yazmak ve düzeltmeyi imzalatmak.
• Toplantıdan haftalar sonra kararları "hatırladığı kadarıyla" yazmak.
• Toplantıya katılmamış kişilere sonradan imza attırmak. Toplantı yapmadan imzayla karar almak, kanunda ayrıca düzenlenmiş farklı bir usuldür ve oybirliği ister.
• Defteri yöneticinin evinde, kimsenin göremeyeceği şekilde tutmak. Kat malikleri kararları inceleyebilmelidir.

Örnek karar defteri kaydı

Aşağıdaki kalıp, bir olağan toplantının deftere nasıl geçirileceğine dair kısa bir örnektir; kendi gündeminize göre uyarlayın:

Toplantı tarihi ve yeri: [gün.ay.yıl], saat [..:..], [bina sığınağı / toplantı salonu]
Toplantı türü: Olağan, birinci toplantı
Yeter sayı: Toplam [24] bağımsız bölümden [15] kat maliki asaleten veya vekâleten hazır bulunmuş, temsil edilen arsa payı [...]/[...] olarak tespit edilmiş, toplantı yeter sayısının sağlandığı görülmüştür.
Karar 1 – Divan seçimi: Divan başkanlığına [ad soyad], yazmanlığa [ad soyad] oybirliğiyle seçildi.
Karar 2 – İşletme projesi: Yönetimin hazırladığı [yıl] dönemi işletme projesi görüşüldü; [12] kabul, [3] ret oyuyla kabul edildi. Ret oyu verenler: [daire no'ları].
Karar 3 – Yönetici seçimi: [Ad soyad / firma unvanı] [süre] süreyle yönetici seçildi.
İmzalar: Divan ve toplantıya katılan kat malikleri.

Toplantıya vekâletle katılanlar için vekilin adı ve temsil ettiği bağımsız bölüm ayrıca belirtilmelidir.

Örnekteki sayılar yalnız yazım biçimini göstermek içindir. Önemli olan; yeter sayının, oy dağılımının ve muhaliflerin açıkça yazılmasıdır. Kararın iptali için dava açmak isteyen bir kat maliki, toplantıda muhalefet ettiğini bu kayıtla kanıtlar; yönetim de kararın usulüne uygun alındığını yine bu kayıtla gösterir.

Defter kaybolduysa ya da hiç tutulmadıysa

Kayıp defter: Durumu bir tutanakla belgeleyin, yeni defter tasdik ettirin ve ilk toplantıda kayıp durumunu kurula bildirin. Elde kalan tutanak örnekleri, fotokopiler ya da tebliğ edilmiş karar örnekleri yeni defterin ilgili sayfasına not edilerek arşivde saklanır. Önemli kararlar (yönetim planı değişikliği, büyük harcama yetkisi) gerekirse yeniden görüşülüp karara bağlanabilir.

Defter hiç tutulmadı: Defter tutulmaması, alınmış kararları kendiliğinden yok saymaz; ancak kararın varlığını ve içeriğini ispatlamak zorlaşır. Bu en çok şu durumlarda sorun çıkarır:

• Aidat borcu için icra takibi: İşletme projesinin kabul edildiğini gösteren onaylı karar örneği istenir; borçlu itiraz ederse takip zayıflar.
• Yöneticinin yetkisinin bankada, noterde ya da mahkemede gösterilmesi.
• Bir kararın iptali davasında sürelerin ve karar içeriğinin tespiti.

Eksik defterin bir kararın geçerliliğini nasıl etkileyeceği somut olaya göre değişir ve yoruma açıktır; uyuşmazlıkta avukattan görüş alın.

Yöneticiye kısa kontrol listesi

• Defter noter tasdikli ve sayfaları eksiksiz mi?
• Son toplantının kararları imzalarıyla birlikte deftere yazılmış mı?
• Toplantıya katılmayanlara kararlar bildirilmiş mi?
• Hazirun cetveli ve vekâletnameler ayrı klasörde mi?
• Yönetici değiştiğinde defter tutanakla yeni yöneticiye teslim edildi mi?

Genel kurulun çağrısından karar defterine yazımına kadar tüm süreç genel kurul organizasyonu hizmetimizde yer alır. Defterinizin ve kararlarınızın düzenini Kuzey Bina Yönetimi ile birlikte gözden geçirebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut durum için avukata danışın.