Genel kurul binanın dışında, bir salonda yapılabilir mi?

Kısa cevap: Evet, yapılabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu kat malikleri kurulunun mutlaka binanın içinde toplanmasını şart koşmaz; toplantı yeri yönetim planına ve çağrı yazısına göre belirlenir. Önemli olan, yerin çağrıda açıkça yazılması ve kat maliklerinin kolayca ulaşıp katılabileceği bir yer olmasıdır. Katılımı fiilen zorlaştıran bir yer seçimi, alınan kararların iptali tartışmasını beraberinde getirir.

Mevzuat ne diyor?

Kat Mülkiyeti Kanunu kurulun yılda en az bir kez toplanmasını, çağrının yönetim planında belirtilen şekilde ve toplantıdan en az on beş gün önce yapılmasını ister. Çağrıda toplantının yeri, günü, saati ve gündemi bulunmalıdır. Kanun “toplantı binanın sığınağında ya da girişinde yapılır” gibi bir kural koymaz.

Bu nedenle ilk bakılacak belge yönetim planıdır. Pek çok yönetim planında “toplantı ana gayrimenkulde veya ana gayrimenkulün bulunduğu yerde yönetici tarafından belirlenecek uygun bir yerde yapılır” benzeri bir hüküm bulunur. Planınız toplantı yerini binayla sınırlıyorsa dışarıda toplanmak için önce planın değiştirilmesi gerekir; plan sessizse yer seçimi yöneticinin ya da çağrıyı yapanın takdirindedir, ama bu takdir sınırsız değildir.

Ulaşılabilirlik ilkesi: Salon seçerken bakılacaklar

Toplantı, kat maliklerinin oy kullanma hakkını gerçekleştirmesi için yapılır. Yer seçimi bu hakkı zorlaştırmamalıdır. Bir salon kiralayacaksanız şu ölçütleri kontrol edin:

• Yakınlık: Binaya yürüme mesafesinde ya da aynı mahallede, toplu taşımayla kolay ulaşılan bir yer.
• Kapasite: Vekiller dahil tüm kat maliklerinin oturabileceği büyüklük.
• Erişilebilirlik: Yaşlı ve engelli malikler için asansör ya da rampa; merdivenle çıkılan üst kat salonları sorun çıkarır.
• Tarafsızlık: Bir kat malikinin işyeri ya da yöneticinin akrabasının mekânı gibi, bazı maliklerin rahatsız olacağı yerlerden kaçının.
• Saat: Çalışan maliklerin katılabileceği akşam saatleri ya da hafta sonu.
• Masraf: Salon kirası ortak giderdir; işletme projesinde öngörülmemişse harcamanın kurulca onaylanması tartışmayı önler.

Yapılabilir mi? Hızlı tablo

Çağrı yazısına yer nasıl yazılır?

En sık yapılan hata, “site yakınındaki salonda” gibi belirsiz ifadelerdir. Adres, salonun adı ve gerekiyorsa kat bilgisi yazılmalıdır. İkinci toplantının yeri de ayrıca belirtilmelidir. Örnek paragraf:

Kat malikleri kurulu olağan toplantısı 14 Kasım, Cumartesi günü saat 14.00'te [salon adı, açık adres, kat] adresinde yapılacaktır. Bu toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı 22 Kasım, Pazar günü saat 14.00'te aynı adreste yapılacaktır. Salona binamızın önünden [hat/durak] ile ulaşılabilir; salon girişinde asansör bulunmaktadır.

Çağrı metninin tamamı için genel kurul çağrı yazısı örneğine bakabilirsiniz.

Yönetim planı “binada toplanılır” diyorsa

Planınız toplantının binada yapılmasını açıkça şart koşuyorsa, bu kurala uymak gerekir. Bina içinde uygun bir alan yoksa iki yol vardır:

1. Bina içinde geçici düzen kurmak: Giriş holü, sığınak ya da kapalı otopark sandalyelerle düzenlenebilir. Kalabalık sitelerde bloklar arasında ortak bir kapalı alan da değerlendirilebilir.
2. Yönetim planını değiştirmek: Toplantı yerine ilişkin maddeyi esnetmek için planın değiştirilmesi gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetim planı, bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyuyla değiştirilebilir (ayrıntı: yönetim planı nasıl değiştirilir).

Plan değişikliği yapılmadan “bu yıl salonda toplanalım” kararı almak, özellikle muhalif malik varsa, kararların geçerliliğini tartışmaya açar.

Çok bloklu sitelerde ve kış aylarında

Toplu yapılarda blok toplantıları ile site genel kurulu farklı yerlerde yapılabilir. Blok toplantısının blokta, site toplantısının sosyal tesiste ya da yakın bir salonda yapılması yaygın ve makul bir düzendir (bkz. site ve blok genel kurulu farkı).

Toplantı kışa denk geliyorsa soğuk bir sığınak yerine ısıtılan, yakın bir salon seçmek yaşlı maliklerin katılımını kolaylaştırır. Kar ve buzlu günlerde kaldırımı ve salon girişini temizletmek de toplantı hazırlığının bir parçasıdır.

Toplantı günü yer değişirse

Salon son anda iptal olabilir. Bu durumda toplantıyı habersizce başka bir yere taşımak, gelmeye çalışan malikleri mağdur eder ve kararların geçerliliğini tartışmalı hâle getirir. İzlenecek yol:

1. Değişiklik yakın ve yürüme mesafesindeyse, eski adrese görevli bırakın ve kapıya yönlendirme yazısı asın.
2. Yeni yer uzak ya da belirsizse toplantıyı yapmayın; yeni bir çağrı ile on beş günlük süreye uyarak yeniden toplanın.
3. Her iki durumda da yaşananı tutanağa yazın.

Sık yapılan hatalar

• Yönetim planına bakmadan yer belirlemek.
• Çağrıda adresi eksik ya da yanlış yazmak.
• Muhalif maliklerin gelmesini zorlaştıracak uzak bir yer seçmek; bu, ileride kötü niyet iddiasına dayanak olur.
• Salon kirasını kurula sormadan yüksek tutmak.
• Hazirun cetvelini binada unutmak; salona tapu bilgileri ve arsa payları hazır gitmelidir.

Toplantı yeri ya da çağrı usulü nedeniyle kararlarınız tartışmalıysa uyuşmazlığı sulh hukuk mahkemesi çözer; somut durum için avukata danışın. Usulsüz çağrının sonuçlarını bu yazıda ayrıca anlattık.

Toplantı yerinin bulunması, çağrının gönderilmesi ve salonda hazirunun yönetilmesi gibi işleri Kuzey Bina Yönetimi ile planlamak isterseniz genel kurul organizasyonu sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.