Usulsüz çağrıyla yapılan genel kurul kararları geçerli mi?

Kısa cevap: Usulsüz çağrı, kararı kendiliğinden ortadan kaldırmaz ama ciddi bir iptal sebebidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre çağrı, toplantıdan en az on beş gün önce, gündemi de belirtilerek, imza karşılığı tebliğ ya da iadeli taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Çağrılmayan kat maliki kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay, her hâlde altı ay içinde iptal davası açabilir. Çağrının usule uygun yapıldığını ispat yükü ise pratikte yönetimin omzundadır.

Kanun çağrıda ne arıyor?

Doğru biçimde hazırlanmış bir çağrı metni için genel kurul çağrı yazısı örneği yazımızı kullanabilirsiniz.

En sık görülen çağrı hataları

• Yalnızca panoya ilan asmak: Bina panosu yardımcı bir duyurudur; tek başına kanuni çağrı yerine geçmez.
• Yalnızca WhatsApp veya e-posta: Kanunda öngörülen yöntem değildir; malik “görmedim” derse ispat zorlaşır.
• Kiracıya bırakmak: Çağrının muhatabı kat malikidir. Dairede oturmayan malikin güncel adresi bilinmeli.
• Süreyi yanlış saymak: Çağrının malike ulaştığı tarihten toplantı gününe kadar en az on beş gün kalmalıdır; postanın gecikme payını da hesaba katın.
• Belirsiz gündem: “Muhtelif konular” başlığı altında önemli karar almak.
• Hisseli dairede tek paydaşa göndermek: Paydaşların hepsine ya da aralarında belirledikleri temsilciye ulaşıldığından emin olun.

On beş günü doğru saymak

Uygulamada en çok tartışma, çağrının “gönderildiği” günle malike “ulaştığı” gün arasındaki farktan çıkar. Güvenli yaklaşım, süreyi malikin çağrıyı teslim aldığı günden itibaren saymak ve araya pay koymaktır.

Tablodaki tarihler yalnız planlama örneğidir; kesin hesap için teslim belgelerindeki tarihleri esas alın.

Özel durumdaki malikler

• Vefat etmiş malik: Mirasçılar biliniyorsa her birine çağrı gönderin. Bilinmiyorsa en azından bilinen mirasçıya ve dairenin adresine gönderip bunu belgeleyin; durum tartışmalı ise avukata danışın.
• Yurt dışındaki malik: Bildirdiği yurt içi adresi ya da tapudaki adresi kullanın; e-posta ile ek bildirim yapın ve ekran görüntüsünü saklayın.
• Adresi bilinmeyen malik: Tapudaki ve en son bilinen adrese iadeli taahhütlü gönderin; dönen zarfı açmadan dosyalayın. Bu, çağrı için gösterdiğiniz çabanın en somut delilidir.
• Şirket adına kayıtlı daire: Çağrıyı şirketin kayıtlı adresine, şirket unvanıyla gönderin.

Yöneticinin her yıl başında güncel bir “malik adres listesi” hazırlaması, çağrı haftasında yaşanan bu sorunların çoğunu baştan önler. Liste kişisel veri içerdiğinden yalnız yönetimde saklanmalı, panoya ya da gruba konmamalıdır.

Usulsüzlüğün ağırlığına göre sonuçlar

Her usul hatası aynı sonucu doğurmaz:

• Tek bir malikin çağrılmaması: O malik açısından iptal davası yolu açılır; süresi öğrenmeden başlar.
• Sürenin birkaç gün eksik olması: İptal sebebidir; ancak malik toplantıya katılıp karara olumlu oy vermişse itiraz imkânı daralır.
• Malik çoğunluğunun hiç çağrılmaması: Kararların yok hükmünde sayılıp sayılmayacağı tartışılır (bkz. yok hükmündeki genel kurul kararı).

Bütün kat maliklerinin bir araya gelmesi hâlinde çağrı usulüne uyulmadan toplanılabileceği kabul edilir; ancak bu, gerçekten herkesin hazır bulunduğu ve bunun hazirun cetveliyle belgelendiği durumlar içindir.

Yönetici hangi ispat belgelerini saklamalı?

1. İmzalı tebliğ listesi: Her bağımsız bölüm için malikin adı, tebliğ tarihi ve imzası. Elden teslimde en güçlü belgedir.
2. PTT iadeli taahhütlü gönderi alındıları ve teslim belgeleri: Dairede oturmayan malikler için.
3. Çağrı metninin bir örneği: Hangi gündemle çağrıldığını göstermek için tarihli kopya.
4. Pano fotoğrafı ve dijital duyuru ekran görüntüleri: Ek destek delili olarak.
5. Hazirun cetveli: Toplantıya kimin katıldığını gösterir; karar defterine eklenir.

Bu belgeleri karar defteriyle birlikte saklayın; dava süreleri ve yokluk tartışmaları düşünüldüğünde yıllarca gerekli olabilirler. Saklama düzeni için apartman belgeleri saklama süresi yazısına bakın.

Örnek tebliğ listesi şablonu

Usulsüz çağrı fark edildiyse ne yapılmalı?

Toplantıdan önce fark edildiyse: Toplantıyı yapmayın; yeni ve doğru bir çağrıyla tarihi erteleyin. Birkaç haftalık gecikme, bir yıllık belirsizlikten iyidir.

Toplantıdan sonra fark edildiyse: Kritik kararları (yönetici seçimi, işletme projesi, büyük harcama) usulüne uygun çağrılmış yeni bir toplantıda yeniden oylayın. Böylece önceki kararın sakatlığı büyük ölçüde giderilir.

Hata yalnız bir iki malikle sınırlıysa: O maliklere toplantıdan sonra kararları yazılı olarak bildirin ve bildirim tarihini saklayın. Böylece öğrenme tarihi belgelenmiş olur ve dava süresi belirsiz kalmaz.

Kat maliki iseniz: Kararı öğrendiğiniz tarihi belgeleyin, çağrı belgelerini yazılı olarak isteyin ve süreyi kaçırmadan avukata danışın. Dava öncesi arabuluculuk şartı da değerlendirilmelidir.

Kuzey Bina Yönetimi, genel kurul organizasyonu kapsamında tebliğ listesi ve iadeli taahhütlü gönderimleri sizin adınıza takip eder.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıkta avukata danışın.