Yönetim planı nasıl değiştirilir? 4/5 çoğunluk ve tapu

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 28. maddesine göre yönetim planı, bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu ile değiştirilir. Bu oran toplantıya katılanların değil, binadaki tüm kat maliklerinin sayısı üzerinden hesaplanır. Değişiklik yazılı hâle getirilip imzalandıktan sonra tapu müdürlüğüne verilerek ana gayrimenkulün dosyasına işletilmelidir; böylece sonradan daire alanları da bağlar.

Yönetim planı neden bu kadar önemli?

Yönetim planı binanın “iç tüzüğüdür”: gider paylaşım esasları, yöneticinin yetkileri, toplantı zamanı, ortak alanların kullanımı, evcil hayvan ya da tadilat kuralları gibi konuları düzenler. Kanuna göre yönetim planı kat maliklerini ve onların haleflerini bağlayan bir sözleşme niteliğindedir. Bu yüzden basit bir kurul kararıyla değil, nitelikli çoğunlukla değiştirilir. Binanızın planını bulamıyorsanız önce yönetim planı nereden bulunur yazısına bakın.

Beşte dört nasıl hesaplanır?

Hesap kat maliki sayısı üzerinden yapılır; arsa payı bu oranda belirleyici değildir. Kesirli sonuç yukarı yuvarlanır, çünkü oranın altına düşmek değişikliği geçersiz kılar.

Hisseli dairelerde ve birden fazla dairesi olan maliklerde oyun nasıl sayılacağı ayrı bir konudur; hesaplamadan önce hisseli dairede oy hakkı ve birden fazla dairesi olanın oy sınırı yazılarına göz atın. Belirsiz durumlarda en güvenli yol, oranı rahatça aşan bir imza sayısına ulaşmaktır.

Adım adım değişiklik süreci

1. Mevcut planın onaylı örneğini edinin: Tapu müdürlüğündeki dosyadan ya da yönetimdeki nüshadan. Hangi maddenin değişeceğini net görmeden işe başlamayın.
2. Değişiklik metnini madde madde yazın: “Eski metin / yeni metin” biçiminde bir karşılaştırma tablosu hazırlamak, toplantıdaki tartışmayı kısaltır.
3. Toplantıya çağırın: Gündemde “Yönetim planının ……. maddesinin değiştirilmesi” açıkça yazmalı, önerilen metin çağrıya eklenmelidir. Çağrı en az on beş gün önce, imza karşılığı veya iadeli taahhütlü mektupla yapılır.
4. Oylayın ve imzalatın: Değişikliğe olumlu oy verenlerin karar defterine ve değişiklik metnine ad-soyad ile imza atması gerekir. Toplantıya gelmeyenlerin sonradan imzayla katılımı uygulamada görülür; ancak geçerlilik ve tapunun kabulü açısından yöntemi önceden netleştirin.
5. Tapuya bildirin: İmzalı değişiklik metni, karar defteri örneği ve kimlik bilgileriyle tapu müdürlüğüne başvurulur. Tapu müdürlükleri imzaların noter onaylı olmasını veya maliklerin tapuda hazır bulunmasını isteyebilir; istenen belgeleri başvurudan önce ilgili müdürlükten öğrenin.
6. Güncel planı dağıtın: Tüm maliklere ve kiracılara yeni metni duyurun, bina panosuna özet asın.

İmza turunu planlamak: ulaşılması zor malikler

Beşte dört oranına ulaşamamanın en sık nedeni karşı oy değil, ulaşılamayan maliklerdir. Toplantıdan önce her bağımsız bölüm için kısa bir durum listesi çıkarın:

Bu listeyi önceden çıkarmak iki şeyi gösterir: oranın gerçekten ulaşılabilir olup olmadığını ve hangi maliklerle toplantı öncesinde görüşülmesi gerektiğini. Değişiklik metnini toplantıdan önce maliklerle paylaşıp soruları toplamak, toplantı günü “ben bu maddeyi ilk kez görüyorum” itirazını önler.

Tapu müdürlükleri arasında belge talebi farklılık gösterebilir. Bu yüzden imza turuna başlamadan önce müdürlüğü arayıp imzaların hangi biçimde (tapuda hazır bulunma, noter onayı, vekâlet) kabul edileceğini sormak, aylarca toplanmış imzaların yeniden toplanması riskini ortadan kaldırır. Değişikliğin yürürlük tarihini de kararda belirtmek (ör. “tapuya işlendiği tarihten itibaren”) aidat ve gider dönemleri açısından karışıklığı önler.

Değişiklik kararı örneği

Karar No: ……
Gündemin ……. maddesi gereğince, yönetim planının “Ortak giderlere katılma” başlıklı ……. maddesinin aşağıdaki şekilde değiştirilmesi görüşülmüştür. Eski metin: “………” Yeni metin: “………” Yapılan oylamada toplam ……. kat malikinden ……. kat maliki olumlu, ……. kat maliki olumsuz oy kullanmış; değişiklik Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 28. maddesinde aranan beşte dört çoğunlukla kabul edilmiştir. Değişikliğin tapu müdürlüğüne bildirilmesi için yöneticiye yetki verilmiştir.
Olumlu oy verenler (ad-soyad, bağımsız bölüm no, imza): ………

Yönetim planıyla neler değiştirilemez?

Beşte dört çoğunluk, kanunun emredici kurallarını aşmaya yetmez. Örneğin:

• Bir malikin kendi bağımsız bölümündeki mülkiyet hakkını ortadan kaldıran ya da aşırı sınırlayan düzenlemeler,
• Kanunun oybirliği aradığı konuların (ör. bazı amaç değişiklikleri) plan değişikliğiyle çoğunluk kararına bağlanması,
• Borçlu malike hizmet kesme gibi kanunun tanımadığı yaptırımlar.

Bu tür maddeler plana yazılsa bile mahkemede geçersiz sayılabilir. Gider paylaşımını arsa payından farklı bir esasa bağlamak ise plan değişikliğiyle mümkündür, ancak hakkaniyet tartışması doğurabileceğinden gerekçesi iyi hazırlanmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Oranı toplantıya katılanlar üzerinden hesaplamak.
• Değişikliği yalnız karar defterine yazıp tapuya hiç bildirmemek; bu, yeni alıcılarla uyuşmazlık riskini artırır.
• “Yönetim planı yerine geçer” diye ayrıntılı bir iç yönetmeliği salt çoğunlukla kabul etmek.
• Değişikliğin hangi maddeyi değiştirdiğini belirtmeden “yeni plan kabul edildi” demek.
• İmza listesinde bağımsız bölüm numarası ve kimlik bilgisini eksik bırakmak; tapu başvurusunda liste geri dönebilir.
• Değişiklik tapuya işlendikten sonra yönetimdeki eski nüshayı dolaşımda bırakmak; güncel metni tek bir dosyada tutun.

Kuzey Bina Yönetimi, yönetim planı hazırlama sürecinde taslak metinden tapu başvurusuna kadar destek verir.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; tapu işlemleri ve tartışmalı maddeler için avukata danışın.