Yönetici apartman belgelerini kaç yıl saklamalı?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 38. maddesi yöneticiye karar defteri ve işletme defterini tutma, yönetimle ilgili belgeleri saklama yükümlülüğü yükler; gelir-gider belgeleri için en az beş yıl esas alınır. Ancak doğru süre, o belgeyle ileride hangi hakkın ispat edileceğine göre belirlenir: personel ve SGK evrakı daha uzun, karar defteri ve yapıya ait projeler ise süresiz saklanmalıdır. Pratik kural: “Şüphedeysen atma, yeni yöneticiye devret.”

Saklama süresini zamanaşımı belirler

Bir belge, ona dayanarak açılabilecek bir dava ya da takip ihtimali sürdükçe değerlidir. Örneğin aidat alacağı dönemsel bir edim olduğundan, Türk Borçlar Kanunu'ndaki beş yıllık zamanaşımına tabi kabul edilir. Yöneticinin hesap verme borcu da vekâlet ilişkisine dayandığından benzer şekilde beş yıllık süre içinde sorulabilir. Bu nedenle beş yıllık süre, kanunun öngördüğü asgari saklama süresiyle de örtüşür. Zamanaşımı kesilirse (icra takibi, borç ikrarı gibi) süre yeniden başlar ve belgeler daha uzun süre gerekir.

Belge belge saklama tablosu

Tablodaki süreler asgari ve önerilen sürelerdir. Somut bir uyuşmazlık, icra dosyası ya da iş davası varsa ilgili belgeler dava bitene kadar elden çıkarılmamalıdır.

Neden personel evrakı daha uzun?

Kapıcı veya görevli ayrıldıktan yıllar sonra eksik prim, fazla mesai ya da kıdem tazminatı talebiyle gelebilir. Sosyal güvenlik mevzuatı işverenlere kayıt ve belgeleri on yıl saklama yükümlülüğü getirir. Bina bu belgeleri bulamazsa, eski yöneticilerin döneminde yapılmış bir eksik bugünkü kat maliklerinin önüne gelir. Ayrıntı için kapıcı kıdem tazminatı ve kapıcının SGK kaydı yazılarımıza bakabilirsiniz.

Belge arşivi nasıl düzenlenir?

1. Yıl ve konu bazlı klasör: “2026 – Gelir/Gider”, “2026 – Genel kurul”, “Personel – Ad Soyad”, “Teknik raporlar – Asansör”.
2. Tarama: Her belgenin taranmış kopyasını binaya ait bir bulut klasöründe tutun; erişim yetkisi yönetici ve denetçide olsun.
3. Asıllar binada kalsın: Asıl evrak yöneticinin evinde değil, mümkünse binaya ait kilitli bir dolapta ya da yönetim firmasının arşivinde durmalı.
4. İmha listesi: Süresi dolan belgeler gelişigüzel atılmaz; hangi yıla ait hangi klasörün imha edildiği bir tutanakla kayda geçirilir ve kişisel veri içeren evrak okunamaz hâle getirilir.

Kat maliki belgeleri görmek isterse

Saklanan belgeler yalnızca yöneticinin değil, bütün kat maliklerinin ortak kaydıdır. Bir kat maliki defteri ve belgeleri incelemek istediğinde yöneticinin yapması gerekenler:

• Talebi yazılı alın ve makul bir inceleme tarihi önerin; talebi süresiz geciktirmek, hesap vermekten kaçınma olarak yorumlanabilir.
• İncelemeyi asıllar üzerinden ve yönetici ya da denetçi yanında yaptırın; asıl belge eve verilmez, gerekirse kopya verilir.
• Kişisel veri içeren belgelerde (diğer dairelerin borç ayrıntısı, personel özlük bilgileri) yalnız incelemenin amacına yetecek kadarını gösterin.
• İnceleme yapıldığını kısa bir notla kayda geçirin.

Yönetici belgeleri hiç göstermiyorsa izlenecek yol yönetici hesap vermiyorsa yazımızda anlatılıyor.

Kâğıt mı, dijital mi?

Taranmış kopya arşivi kolaylaştırır ama noter onaylı defterin ve ıslak imzalı sözleşmelerin aslının yerini tutmaz. Uyuşmazlıkta karşı taraf kopyanın asla uygunluğuna itiraz ederse, aslın ibrazı istenebilir. Bu nedenle dijital arşiv bir yedek olarak düşünülmeli; asılların imhası, yukarıdaki sürelere göre ayrıca değerlendirilmelidir. Dijital klasörün şifresi de devir tutanağına yazılmalıdır.

Yönetici değişince belgeler ne olur?

Belgeler yöneticinin değil binanın malıdır. Görevi biten yönetici, defterleri, belge klasörlerini, banka bilgilerini, sözleşmeleri ve dijital kopyaları bir devir tutanağıyla yeni yöneticiye teslim eder. Teslim yapılmazsa izlenecek yol için eski yönetici devir yapmıyorsa yazımıza bakın.

Kopyalayıp kullanabileceğiniz kısa bir tutanak başlığı:

“…… Apartmanı yönetimine ait aşağıda dökümü yapılan defter ve belgeler, …/…/…… tarihinde eski yönetici …… tarafından yeni yönetici ……'ya eksiksiz teslim edilmiştir. Teslim edilmeyen / eksik olduğu tespit edilen belgeler: …… İmzalar.”

Sık yapılan hatalar

• Beş yıl dolunca karar defterini de atmak,
• personel ayrıldıktan sonra bordroları imha etmek,
• tek kopyayı yöneticinin kişisel bilgisayarında tutmak,
• kamera kayıtlarını sınırsız süre saklamak.

Arşivi baştan düzenlemek ya da devir sürecini tutanaklı yürütmek isterseniz Kuzey Bina Yönetimi ekibiyle görüşebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; belirli bir belgenin delil değeri konusunda avukata danışın.