Toplantı yapmadan imza toplayarak karar alınabilir mi?

Kısa cevap: Kural olarak kat malikleri kurulu kararları usulüne uygun çağrılmış bir toplantıda alınır. Toplantı yapmadan imza toplayarak alınan karar, ancak bütün kat maliklerinin aynı metni imzalaması hâlinde güvenle geçerli kabul edilir. Malik çoğunluğunun imzasıyla yetinilen "toplantısız karar" ise ciddi iptal ve yok hükmünde sayılma riski taşır; bu yolla yönetici seçmek veya aidat belirlemek önerilmez.

Neden toplantı şartı var?

Kat Mülkiyeti Kanunu, kat maliklerinin önceden gündemi öğrenmesini, toplantıda görüşmesini, itirazını söylemesini ve kararın karar defterine yazılmasını öngörür. Kapı kapı dolaşılarak toplanan imzalarda bu aşamaların hiçbiri yoktur: malik başkalarının görüşünü duymadan, çoğu zaman tek taraflı bir anlatımla imza atar. Toplantı şartı, azınlıkta kalan malikin de dinlenmesini güvence altına alır.

Uygulamada imza toplama genellikle iyi niyetle başlar: Yönetici ya da birkaç malik "herkes zaten aynı fikirde" diye düşünür ve vakit kaybetmemek ister. Sorun, imza vermeyen tek bir malikin ya da sonradan fikir değiştiren birinin kararı tartışmaya açabilmesidir. Bu durumda yapılan harcama dayanaksız kalır ve hesabı, harcamayı başlatan kişiye sorulabilir.

Oybirliğiyle yazılı karar

Bütün kat malikleri aynı metni imzalıyorsa, kimsenin görüşme hakkı elinden alınmış sayılmaz. Bu nedenle tüm maliklerin imzasıyla alınan yazılı kararların geçerli olduğu görüşü uygulamada yaygındır. Ancak kanunda toplantısız karar için ayrıntılı bir usul bulunmadığından, şu şartlara dikkat edin:

• Tek ve aynı metin: Herkes aynı karar metnini imzalar; her daireye farklı anlatım yapılmaz.
• Eksiksiz imza: Tek bir malikin imzası eksikse oybirliği yoktur.
• Hisseli daireler: Temsilci yazısı yoksa bütün paydaşların imzası alınır.
• Karar defterine işleme: İmzalı metin karar defterine yapıştırılır ya da deftere yazılıp yeniden imzalatılır.
• Kimlik bilgisi: Ad soyad, bağımsız bölüm numarası ve tarih okunaklı yazılır.

Hangi konularda imza toplama işe yarar, hangisinde yaramaz?

Çoğunluk imzasının doğru kullanımı: olağanüstü toplantı çağrısı

İmza toplamanın hukuken sağlam bir işlevi vardır: Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat maliklerinin üçte biri kurulu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Yöneticiden memnun olmayan malikler imza toplayarak doğrudan "yeni yönetici seçtik" demek yerine, bu imzalarla olağanüstü toplantı çağrısı yapmalıdır. Ayrıntılar için olağanüstü genel kurulu kim çağırır yazımıza bakabilirsiniz.

Örnek oybirliğiyle yazılı karar metni

…… Apartmanı Kat Malikleri Kurulu – Toplantısız Yazılı Karar

Binamızın …… (konu: ör. çatı oluğunun acil onarımı) hususunda, toplantı yapılmaksızın aşağıdaki kararın alınmasına bütün kat malikleri olarak oybirliğiyle muvafakat ediyoruz:

1. …… işinin, alınan üç teklif arasından …… tarafından yaptırılmasına,
2. Bedelin yedek akçeden / …… ay süreyle arsa payına göre ek avansla karşılanmasına,
3. Bu kararın karar defterine işlenmesine karar verilmiştir.

Bağımsız bölüm no – Malik ad soyad – Tarih – İmza (binadaki bütün bağımsız bölümler için ayrı satır)

Sık yapılan hatalar

• Çoğunluk imzası toplandığı için kararı "kesinleşti" saymak ve buna dayanarak harcama yapmak.
• İmza listesinin üstüne karar metnini sonradan yazmak. Metin, imzadan önce sayfada bulunmalıdır.
• Kiracının imzasını malik imzası yerine saymak.
• İmzalı kâğıdı karar defterine işlememek ve kaybetmek.

Çoğunlukla alınan bir toplantısız kararın akıbeti için yok hükmünde genel kurul kararı yazımızı okuyabilirsiniz.

Acil bir iş varsa toplantıyı beklemek gerekir mi?

Patlayan bir boru, akan bir çatı ya da arızalanan bir kazan için imza toplamak çoğu zaman gereksizdir. Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye, binanın korunması için gerekli olan ve gecikmesinde zarar doğacak işleri yapma görevi verir. Yönetici bu tür acil ve zorunlu işleri yaptırır, belgelerini saklar ve ilk toplantıda kurula hesabını verir. Yöneticinin harcama yetkisinin sınırı yönetim planına göre değişir; bkz. yönetici harcama yetkisi sınırı.

Acil olmayan, ama beklemek de istenmeyen işlerde en hızlı yol kısa gündemli bir olağanüstü toplantıdır. Çağrı süresi beklenecek olsa da, bu yolla alınan karar tartışmaya kapalıdır ve harcamanın dayanağı sağlam olur.

Sonradan toplantıda onaylatmak işe yarar mı?

İmza toplanarak başlatılmış bir işin ilk toplantıda gündeme alınıp kurulca onaylanması, uygulamada sık başvurulan bir yoldur. Gündeme "…… tarihli yazılı muvafakatle yaptırılan …… işinin ve harcamasının onaylanması" diye açık bir madde konur ve oylanır. Bu onay, işin kurul kararına dayandığını belgelemeye yardım eder. Ancak onay verilmezse, harcamayı yapan kişiden hesap sorulabileceği unutulmamalıdır.

İmza listesi hazırlarken kontrol listesi

1. Karar metni sayfanın üst kısmında, imza satırlarından önce yazılı mı?
2. Binadaki bütün bağımsız bölümler için satır açıldı mı?
3. Hisseli dairelerde bütün paydaşların ya da temsilcinin imzası var mı?
4. Her imzanın yanında tarih var mı?
5. İmzalı belge karar defterine işlendi ve aslı saklandı mı?

Bir uyarı daha: Tüm maliklerin imzası alınmış olsa bile, sonradan bir malik imzasının iradesine aykırı alındığını ya da metnin imzadan sonra değiştirildiğini ileri sürebilir. Bu nedenle imzalı metnin bir kopyasını her malike vermek ve aslını karar defterine hemen işlemek, ispat açısından en güçlü korumadır.

Kuzey Bina Yönetimi, çağrıdan tutanağa kadar toplantının usulüne uygun yürümesine destek olur; genel kurul organizasyonu sayfamızdan bilgi alabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; konu yoruma açık olduğundan somut durumda avukata danışın.