Yönetici genel kurul kararı olmadan hangi harcamaları yapabilir?

Kısa cevap: Yönetici, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesinde öngörülen olağan giderleri (temizlik, elektrik, su, asansör bakımı, personel, küçük onarımlar) ayrıca karar almadan yapabilir; binayı ya da kişileri tehdit eden acil onarımları da kurulu beklemeden yaptırabilir. Projede karşılığı olmayan büyük işler, yenilik ve ilaveler, ek aidat toplanmasını gerektiren harcamalar ise kurul kararı ister. Yetkisini aşan yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur ve ibra edilmeme riskiyle karşılaşır.

Yetkinin kaynağı: işletme projesi

Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiyi, kurul kararlarını uygulayan ve ana gayrimenkulün olağan yönetimini yürüten kişi olarak tanımlar. Kanunun yöneticinin görevlerini sayan 35. maddesi; ortak yerlerin temizliği, bakımı, onarımı, sigortası ve giderlerin tahsili gibi işleri bu görevler arasında sayar. Bunları yerine getirmenin parasal çerçevesi işletme projesidir: Projede hangi kalem için ne kadar bütçe öngörülmüşse, yönetici o sınırlar içinde ayrıca karar almadan harcama yapar.

Yönetim planında yöneticinin harcama yetkisine bir üst sınır konmuş olabilir; ya da kurul, "tek kalemde şu tutarı aşan harcamalar için denetçi onayı alınır" gibi bir karar vermiş olabilir. Önce bu belgelere bakın: bina özelinde kural kanundaki genel çerçeveden daha dar olabilir.

Yapabilir mi, yapamaz mı?

"Acil" ne demek? Sınırı nasıl çizersiniz?

Acil onarım, beklenirse bina, ortak tesisat ya da kişiler için zararın büyüyeceği durumlardır. Kendinize üç soru sorun:

1. Kurul toplanana kadar beklenirse zarar büyür mü ya da can güvenliği riski doğar mı?
2. Yapılan iş, sorunu gidermekle sınırlı mı, yoksa fırsattan yararlanıp bir yenileme mi?
3. Seçilen çözüm, makul ve ölçülü bir maliyetle mi?

Örneğin çatıdan su sızıyorsa sızan bölgenin onarımı acildir; bütün çatının yenilenmesi ise kurul işidir. Acil durumda bile en az iki teklif almak, mümkün değilse neden alınamadığını not etmek yöneticiyi korur.

Proje bütçesi yetmezse ne yapılır?

• Kalemler arası aktarım: Yönetim planı ya da kurul kararı izin veriyorsa küçük aktarımlar yapılabilir; izin yoksa denetçiye danışın ve kayda geçirin.
• Yedek akçe: Kurul bir yedek akçe ayırdıysa, kullanım koşulları o kararda yazar.
• Ek işletme projesi ya da olağanüstü toplantı: Büyük açıklarda doğru yol, kurulu toplayıp ek bütçe kararı almaktır. Ek toplamanın usulü için olağanüstü gider yazımıza bakabilirsiniz.

Her harcamada tutulacak belge seti

Yöneticiyi koruyan şey yetkisinin genişliği değil, harcamanın nasıl belgelendiğidir. Kurul önüne çıktığınızda "neden bu firma, neden bu fiyat" sorusunun cevabı dosyada hazır olmalıdır:

• Talep ya da tespit: İşin neden gerektiğini gösteren şikâyet, arıza kaydı, fotoğraf ya da rapor.
• Teklifler: Mümkünse birden fazla yazılı teklif; tek teklifle yapıldıysa gerekçesi (acil durum, yetkili tek servis gibi).
• Fatura veya serbest meslek makbuzu: Bina adına düzenlenmiş, işin tanımını açıkça içeren belge.
• Ödeme kaydı: Apartman hesabından yapılmış banka ödemesi. Elden nakit ödeme, sonradan en çok tartışma yaratan kalemdir.
• İş bitim tespiti: İşin yapıldığını gösteren fotoğraf ya da imzalı teslim notu.
• İşletme defterine kayıt: Harcamanın hangi proje kalemine yazıldığı.

Denetçi bu dosyaları yıl içinde inceleyebilir; yıl sonunu beklemeden üç ayda bir kısa bir kontrol yapılması, yetki aşımı sayılabilecek bir harcamanın erken fark edilmesini sağlar. Kat malikleri de kanuna göre yönetimin hesaplarını ve belgelerini inceleme hakkına sahiptir; bu hak, yöneticiye yönelik bir güvensizlik değil, ortak paranın doğal sonucudur; dosyanın düzenli olması bu talepleri tartışmasız karşılamanızı sağlar.

Yetkiyi önceden netleştiren karar örneği

"Yöneticinin, işletme projesinde öngörülmeyen ve tek kalemde [tutar] TL'yi aşmayan zorunlu onarım harcamalarını kurul kararı aranmaksızın yapabilmesine; bu tutarı aşan acil onarımlarda denetçinin yazılı onayını almasına ve harcamayı ilk toplantıda kurulun bilgisine sunmasına; acil olmayan ve bu tutarı aşan işlerin en az üç teklifle kurula getirilmesine oy çokluğuyla karar verildi."

Böyle bir karar, yöneticinin elini bağlamak için değil, her iki tarafı da korumak için alınır: kat malikleri hangi harcamanın kendilerine sorulmadan yapılabileceğini bilir, yönetici de acil bir durumda "yetkim var mı" diye tereddüt etmez. Karar, yönetim değiştiğinde de geçerliliğini korur; yeni yöneticiye devir sırasında mutlaka gösterilmelidir.

Tutarı binanın büyüklüğüne ve enflasyona göre belirleyin; sabit tutar koymak yerine işletme projesinin toplamına oranlı bir sınır da yazılabilir.

Yetki aşılırsa sonuçları

• İbra edilmeme: Kurul, yetkisiz harcamayı onaylamayabilir; bkz. ibra edilmezse ne olur.
• Tazmin: Kanuna göre yöneticinin sorumluluğu vekâlet hükümlerine tabidir; özensiz ya da yetkisiz harcamanın yol açtığı zarar ondan istenebilir.
• Görevden alma: Haklı sebep varsa kurul ya da mahkeme yoluyla gündeme gelebilir.
• Sonradan onay: Yararlı ve zorunlu bir harcama, kurul kararıyla sonradan onaylanabilir. Bu yüzden belgeler, teklifler ve gerekçe saklanmalıdır.

Hangi işin "olağan" sayılacağı bazen tartışmalıdır; yüksek tutarlı uyuşmazlıklarda son sözü sulh hukuk mahkemesi söyler.

Harcamaların bütçeye bağlanması ve belgelenmesi bina muhasebesi hizmetimizin temelidir. Yetki sınırlarını netleştiren bir karar taslağına ihtiyacınız varsa Kuzey Bina Yönetimi ekibine danışabilirsiniz.