KuzeyBina YönetimiGenel kurulİçindekiler
Kısa cevap: Yöneticinin toplantıya götürmesi gereken temel dosya şunlardır: çağrı yazısı ve tebliğ belgeleri, tapu kayıtlarına dayalı hazirun cetveli, vekâletnameler, faaliyet raporu, dönem gelir-gider dökümü ve banka hesap özetleri, denetçi raporu, yeni dönem işletme projesi taslağı ve karar defteri. Bu belgeler toplantıdan önce hazır olmalı ve kat maliklerinin incelemesine açılmalıdır; eksik dosya, ibra ve bütçe oylamalarını tartışmalı hâle getirir.
Neden bu kadar belge?
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur ve yönetimin hesabını vermekle yükümlüdür. Genel kurul bu hesabın verildiği yerdir. Belgeler eksikse kat malikleri ibra etmez, bütçeyi reddeder ya da kararlar aylarca tartışılır.
Toplantı dosyası: Belge belge liste
| Belge | İçerik | Kim hazırlar? |
|---|---|---|
| Çağrı yazısı ve tebliğ belgeleri | Yer, gün, saat, gündem, ikinci toplantı; imzalı tebellüğ listesi, iadeli taahhüt kartları | Yönetici |
| Hazirun cetveli | Daire no, malik adı, arsa payı, imza ve vekil sütunları | Yönetici |
| Güncel malik listesi | Tapu kayıtlarına göre; satış, miras ve hisseli daireler işaretli | Yönetici |
| Vekâletname örneği | Maliklere çağrıyla birlikte gönderilen boş form | Yönetici |
| Faaliyet raporu | Dönemde yapılan işler, arızalar, sözleşmeler, açık kalanlar | Yönetici |
| Gelir-gider dökümü | Kalem kalem tahsilat ve harcamalar, dönem başı ve sonu kasa/banka | Yönetici |
| Banka hesap özetleri ve faturalar | Dökümü destekleyen asıl belgeler; toplantıda incelemeye açık | Yönetici |
| Alacak durumu | Toplam borç, borcun yaşı, icradaki dosyalar | Yönetici |
| Denetçi raporu | Hesapların incelenmesi ve görüş | Denetçi |
| Yeni işletme projesi taslağı | Gider tahminleri, dağıtım anahtarı, daire bazında avans | Yönetici |
| Teklifler | Büyük işler için karşılaştırmalı teklifler | Yönetici |
| Karar defteri ve işletme defteri | Tutanağın yazılacağı onaylı defter ve muhasebe kayıtları | Yönetici |
Zaman çizelgesi
- Toplantıdan 4-5 hafta önce: Malik listesini tapu kayıtlarıyla karşılaştırın; satılan ve miras kalan daireleri güncelleyin. Hesapları kapatıp dökümü çıkarın.
- 3-4 hafta önce: Dökümü ve belgeleri denetçiye teslim edin. Büyük işler için teklifleri toplayın. Salon gerekiyorsa ayarlayın.
- En geç 15 gün önce: Çağrıyı gönderin. Yanına gündem, vekâletname örneği ve mümkünse işletme projesi taslağını ekleyin.
- 1 hafta önce: Faaliyet raporunu ve denetçi raporunu tamamlayın. İsteyen maliklere belgeleri inceleme imkânı verin.
- Toplantı günü: Hazirun cetveli, karar defteri, belge klasörü, yedek gündem ve proje kopyaları, kalem ve yaka kartları.
Faaliyet raporunda neler olmalı?
- Dönemin önemli olayları: arızalar, onarımlar, değişen tedarikçiler.
- Periyodik kontroller: asansör, yangın ekipmanı, paratoner, kazan; hangisi yapıldı, hangisinin süresi geliyor.
- Sözleşmeler: bakım, temizlik, personel, sigorta; bitiş tarihleri.
- Hukuki süreçler: icra dosyaları, davalar, ihtarlar.
- Geçen toplantı kararlarının uygulanma durumu, madde madde.
- Gelecek dönem için öneriler.
Rakamlı bölüm için gelir-gider tablosu nasıl tutulur, denetçi tarafı için denetçi raporunun genel kurula sunumu yazılarımıza bakabilirsiniz.
Kat malikinin belge inceleme hakkı
Kat malikleri, yönetimin hesaplarını ve belgelerini inceleme hakkına sahiptir. Toplantı öncesinde bu hakkı kolaylaştırmak yöneticinin lehinedir: Toplantıda sorulacak soruların çoğu önceden yanıtlanır. Pratik bir düzen şöyle kurulabilir:
- Çağrı yazısına “dönem belgeleri [tarih aralığı] arasında [yer]'de incelemeye açıktır” cümlesini ekleyin.
- İnceleme için belirli gün ve saatler belirleyin; belgeleri yönetim odasından dışarı çıkarmayın.
- Kopya isteyen malike gerekli belgelerin fotokopisini verin; kişisel veri içeren belgelerde (ör. personel bordrosu, diğer maliklerin borç ayrıntısı) ölçülü davranın.
- İncelemeye gelenlerin adını ve tarihini not edin.
Vekâletname örneği
Çağrıyla birlikte gönderilecek kısa bir form, katılımı belirgin biçimde kolaylaştırır:
[Bina adı] kat malikleri kurulunun [tarih] tarihli toplantısında ve yeter sayı sağlanamaması hâlinde yapılacak ikinci toplantısında, maliki bulunduğum [daire no] numaralı bağımsız bölüm adına gündemdeki tüm konularda görüşmeye ve oy kullanmaya [vekil adı soyadı, T.C. kimlik no]'yu vekil tayin ediyorum. [Malik adı soyadı, imza, tarih]
Yönetim planınız vekâletin noter onaylı olmasını şart koşuyorsa, formu buna göre uyarlayın ve çağrı yazısında belirtin.
Hazirun cetveli örneği
Sütunlar sade olmalıdır: Bağımsız bölüm no — Malik adı soyadı — Arsa payı — Katılım (asaleten / vekâleten) — Vekilin adı — İmza. Cetvelin altına toplam malik sayısı, toplam arsa payı ve katılanların sayı ve arsa payı toplamı yazılır; yeter sayı bu satırdan okunur. Hisseli ve birden fazla dairesi olan maliklerin satırları ayrıca işaretlenir.
Sık yapılan hatalar
- Eski malik listesiyle hazirun hazırlamak; satılan dairenin eski sahibine oy kullandırmak.
- Dökümü toplantı günü ilk kez göstermek.
- Denetçiye belgeleri toplantıdan birkaç gün önce vermek.
- İşletme projesini gündeme koyup taslağını çağrıyla paylaşmamak.
- Faturaları toplantıya götürmemek; ilk soru her zaman “belgesi nerede?” olur.
Belgeler hazırlanırken anlaşmazlık çıkarsa ya da bir malik incelemeye erişemediğini iddia ederse, durumu yazılı kayda geçirin; uyuşmazlıkta avukata danışın.
Kuzey Bina Yönetimi olarak bina muhasebesi ve genel kurul organizasyonu hizmetlerimizle bu dosyayı sizin için hazırlayabiliriz.
Kuzey Bina Yönetimi tarafından hazırlandı. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; binanıza özel durum için bize danışın.
