Apartman hesabında imza yetkisi kimde olmalı?

Kısa cevap: Apartman adına açılmış banka hesabında para çekme ve havale yetkisi, kat malikleri kurulunun seçtiği yöneticidedir; banka bu yetkiyi karar defterindeki seçim kararına bakarak tanımlar. Kat maliki, denetçi ya da kapıcı, kurul kararıyla yetkilendirilmedikçe hesaptan işlem yapamaz. Kötüye kullanımı önlemek için kurul, belirli tutarın üzerindeki işlemlerde yönetici ile denetçinin veya iki yönetim kurulu üyesinin birlikte imza atmasını (çift imza) karar altına alabilir.

Hesap kimin adına açılır?

Apartman hesabı, yöneticinin şahsi hesabı değil, “… Apartmanı Yöneticiliği” veya “… Sitesi Yönetimi” adına açılan bir hesaptır. Bankalar bu hesabı açarken genellikle şunları ister:

• Apartman adına alınmış vergi kimlik numarası,
• Noter tasdikli karar defterinden yönetici seçimine ilişkin kararın onaylı örneği,
• Yetkili kişilerin kimlik belgeleri ve imza örnekleri,
• Varsa yönetim planı ve imza yetkisini düzenleyen ayrı kurul kararı.

Belgelerin listesi bankadan bankaya değişebilir; şubeye gitmeden önce sorulması zaman kazandırır. Vergi numarası alma süreci için apartman banka hesabı ve vergi numarası yazımıza bakın. Aidatların yöneticinin kendi hesabına toplanmasının neden sorunlu olduğunu da bu yazıda anlattık.

Kim ne yapabilir?

Çift imza nasıl kurulur?

Kat Mülkiyeti Kanunu çift imzayı zorunlu tutmaz; ama kurulun yöneticinin yetkilerini sınırlayabilmesi sayesinde uygulanabilir. İki yaygın model vardır:

1. Tutar sınırlı model: Belirli bir tutara kadar olan rutin ödemeler (elektrik, su, personel maaşı) yöneticinin tek imzasıyla; bu tutarı aşan ödemeler yönetici ve denetçinin birlikte onayıyla yapılır.
2. Tam çift imza: Tüm çıkışlarda iki imza aranır. Güvenlidir ama acil arızalarda ödemeyi geciktirebilir.

İnternet bankacılığında bu yapı, bankanın “onaylayıcı kullanıcı” veya “çoklu onay” özelliğiyle kurulabilir. Bankanızın bu hizmeti tüzel kişiliği olmayan apartman hesaplarına da açıp açmadığını sorun. Yöneticinin tek başına yapabileceği harcamanın sınırını ayrıca kararda yazmak iyi olur; bu konuda yönetici harcama yetkisi sınırı yazımız yardımcı olur.

Karar defterine yazılabilecek örnek karar

“Apartmanımız adına [Banka/Şube] nezdinde açılmış/açılacak hesaplarda yönetici [Ad Soyad]'ın yetkili kılınmasına; [tutar] TL'yi aşan her türlü ödeme, para çekme ve havale işleminin yönetici ile denetçi [Ad Soyad]'ın birlikte imzası/onayı ile yapılmasına; hesap dökümlerinin her ay kat maliklerinin erişebileceği şekilde paylaşılmasına; hesap kartı ve internet bankacılığı şifrelerinin üçüncü kişilerle paylaşılmamasına oy birliği/oy çokluğu ile karar verildi.”

Metindeki tutarı binanızın aylık gider düzeyine göre kurul belirlemelidir. Tutarı yazarken iki noktaya dikkat edin. Birincisi, sınır çok düşük tutulursa elektrik faturası, personel maaşı gibi rutin ödemeler bile ikinci imzayı bekler ve gecikme faizi doğar; bu nedenle düzenli ödemeler için otomatik ödeme talimatı vermek ve bunları çift imza kuralından ayrık tutmak pratik bir çözümdür. İkincisi, kararda acil durum istisnası tanımlanmalıdır: kazan arızası, su baskını ya da asansörde mahsur kalma gibi durumlarda yöneticinin tek imzayla ödeme yapıp en kısa sürede denetçiye belgeyle bildirmesi öngörülebilir.

Denetçinin ikinci imza olması, onun hesap üzerindeki denetim görevini de kolaylaştırır; ancak denetçi ödeme sürecinin parçası olduğunda kendi onayladığı işlemi denetleyecek olması eleştirilebilir. Daha büyük binalarda ikinci imzayı yönetim kurulu üyesine verip denetçiyi bağımsız bırakmak bu sakıncayı giderir.

Yönetici değişince yapılacaklar

1. Yeni yöneticinin seçildiği kurul kararını karar defterine yazın, onaylı örneğini alın.
2. Eski ve yeni yönetici birlikte şubeye giderek yetki değişikliğini yapın; eski yöneticinin imza yetkisi ve internet bankacılığı kullanıcısı kapatılsın.
3. Eski yönetici gelmiyorsa yeni seçim kararıyla tek başına başvurun; banka yetki değişikliğini karar örneğine dayanarak yapar.
4. Hesap kartları, POS veya otomatik ödeme talimatları varsa yeniden düzenleyin.
5. Devir tarihindeki banka bakiyesini dekontla belgeleyip devir tutanağına ekleyin.

Eski yöneticinin hesabı ya da belgeleri teslim etmediği durumlar için eski yönetici devir yapmıyorsa yazımıza bakın.

Denetçi için aylık hesap kontrolü

İmza yetkisini doğru kurmak işin yarısıdır; diğer yarısı hesabın düzenli izlenmesidir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre denetim görevi kurulun seçtiği denetçiye veya denetim kuruluna aittir. Aylık kontrolde aşağıdaki sıra pratik bir yöntemdir:

1. Banka hesap dökümünü ay başı ve ay sonu bakiyeleriyle alın.
2. Her çıkış hareketinin karşısına fatura, makbuz veya bordro gibi bir belge koyun; belgesiz çıkışları ayrı listeleyin.
3. Tahsil edilen aidatları, kat maliki bazında tahsilat listesiyle karşılaştırın; dökümde görünen ama listeye işlenmeyen ödeme kalmasın.
4. Çift imza kuralı varsa sınırı aşan işlemlerin gerçekten iki onayla yapıldığını kontrol edin; parçalara bölünmüş ödemelere dikkat edin.
5. Elde nakit kasa tutuluyorsa sayım yapıp tutanağa bağlayın.
6. Sonucu kısa bir notla yöneticiye ve kat maliklerine iletin.

Nakit kasa mümkün olduğunca küçük tutulmalıdır. Aidatın elden alınması zorunluysa, her tahsilat için numaralı makbuz kesilmeli ve toplanan para aynı hafta içinde hesaba yatırılmalıdır. Banka hareketi bulunmayan her işlem, yıl sonunda ibra tartışmasının konusu olmaya adaydır.

Kontrol notları dosyalanmalı ve yıl sonu denetim raporuna eklenmelidir; böylece genel kurulda “hesaplar denetlendi mi?” sorusunun cevabı tarihli belgelerle verilir.

Sık yapılan hatalar

• Aidatların yöneticinin şahsi hesabına toplanması; kişisel parayla ortak para karışır,
• Yönetici değiştiği hâlde eski yöneticinin yetkisinin bankada açık kalması,
• İnternet bankacılığı şifresinin kapıcıyla veya aile üyeleriyle paylaşılması,
• Nakit çekip nakit ödeme yapmak; banka hareketi belge zincirinin en sağlam halkasıdır,
• Çift imza kararı alıp acil durum istisnasını tanımlamamak.

Hesap hareketlerinin aylık raporlanması ve şeffaf tahsilat düzeni için Kuzey Bina Yönetimi ile bina muhasebesi hizmetini konuşabilirsiniz.