Yönetici aidatı kendi banka hesabına toplayabilir mi?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nda “aidat mutlaka apartman adına açılmış hesaba yatırılır” diye açık bir cümle yoktur; ancak yönetici kat maliklerinin parasını vekil sıfatıyla yönetir ve bu parayı kendi parasından ayrı tutmak, belgelemek ve hesabını vermek zorundadır. Şahsi hesapta toplanan aidat bu ayrımı ortadan kaldırır ve en masum yöneticiyi bile “zimmet” şüphesiyle karşı karşıya bırakır. Doğru yol, apartman adına vergi kimlik numarası alıp bu numarayla banka hesabı açmak ve tüm tahsilatı oradan yapmaktır.

Kanun ne söylüyor, ne söylemiyor?

Kanun yöneticiye ortak giderleri toplamak, bunları yerinde harcamak ve kayıtlarını tutmak görevini verir. Yöneticinin kat maliklerine karşı sorumluluğu vekilin sorumluluğu gibidir. Vekâlet ilişkisinde temel kural şudur: vekil, iş sahibi adına aldığı parayı ayrı tutar, sadakatle kullanır ve istendiğinde hesabını verir. Bu yüzden “kanunda yazmıyor, o hâlde kendi hesabımı kullanabilirim” yaklaşımı hukuken zayıftır.

Bazı binaların yönetim planında ya da genel kurul kararında aidatın apartman hesabına yatırılacağı açıkça yazılıdır. Böyle bir hüküm varsa şahsi hesap kullanmak doğrudan yönetim planına aykırılıktır.

Şahsi hesap neden sorun çıkarır?

Kötü niyet olmasa bile, yıl sonunda açıklanamayan bir fark çıkarsa sorumluluk yöneticidedir.

Apartman adına hesap nasıl açılır?

1. Yönetici seçim kararı: Genel kurulda yöneticinin seçildiğini ve banka işlemleri için yetkilendirildiğini gösteren karar, karar defterine yazılır.
2. Vergi kimlik numarası: Apartman ya da site yönetimi adına, bağlı olunan vergi dairesinden vergi kimlik numarası alınır. Bu numara gelir vergisi mükellefiyeti anlamına gelmez; kimlik amaçlıdır. Ayrıntılar: apartman banka hesabı ve vergi numarası.
3. Banka başvurusu: Genellikle karar defterinin ilgili sayfasının onaylı örneği, yöneticinin kimliği, vergi kimlik numarası belgesi ve yönetim planı istenir. Belge listesi bankadan bankaya değişebilir; önceden sorun.
4. İmza yetkisi: Tek imza mı, yönetici ile denetçinin çift imzası mı olacağı genel kurulda kararlaştırılmalıdır. Büyük binalarda çift imza ya da belirli tutarın üstünde ikinci onay iyi bir güvencedir.
5. Duyuru: Yeni IBAN tüm kat maliklerine ve kiracılara yazılı olarak bildirilir; eski hesaba yatırılan ödemelerin nasıl aktarılacağı açıklanır.

Hesap açılana kadar ne yapılmalı?

Yeni binalarda ya da yönetim değişikliğinde birkaç hafta şahsi hesabın kullanılması kaçınılmaz olabilir. Bu geçiş dönemini güvenli kılmak için:

• aidat için ayrı, başka hiçbir işlem yapılmayan bir hesap kullanın;
• her tahsilata makbuz verin, açıklamaya daire numarası yazılmasını isteyin;
• hesap açılır açılmaz bakiyenin tamamını tek seferde apartman hesabına aktarın ve dekontu dosyaya koyun;
• geçiş dönemini ve aktarılan tutarı bir sonraki genel kurulda ayrıca raporlayın.

Kat maliki olarak ne isteyebilirsiniz?

Her kat maliki, yönetimin hesaplarını ve belgelerini makul bir zamanda incelemeyi isteyebilir. Aidatın şahsi hesaba toplandığını görüyorsanız tartışmayı koridorda değil yazılı yapın. Aşağıdaki metni uyarlayabilirsiniz:

Sayın Yönetici,
… Apartmanı … no.lu bağımsız bölüm maliki olarak, aidat ve ortak gider tahsilatlarının apartman adına açılmış bir banka hesabında toplanmasını, bu mümkün olana kadar ise kullanılan hesabın yalnız aidat için kullanıldığının gösterilmesini talep ediyorum. Ayrıca … tarihinden bugüne kadar olan tahsilat ve harcamaları gösteren hesap dökümünün ve belgelerin tarafıma incelettirilmesini rica ederim.
Tarih – Ad Soyad – İmza

Yanıt alınamazsa konu genel kurul gündemine taşınabilir; genel kurul yöneticiyi hesap açmakla yükümlü kılan bir karar alabilir, gerekirse yöneticiyi değiştirebilir. Denetçinin bu konuda rapor yazması da güçlü bir adımdır.

Para gerçekten kaybolduysa

Gündelik dilde “zimmet” denir; ancak kamu görevlisi olmayan bir apartman yöneticisinin parayı kendi yararına kullanması, ceza hukukunda genellikle güveni kötüye kullanma suçu kapsamında değerlendirilir. Hukuki tarafta ise yönetici, vekil olarak hesap vermek ve eksik kalan tutarı iade etmekle yükümlüdür. Bu yolları kullanmadan önce:

1. banka ekstrelerini, makbuzları ve işletme defterini karşılaştırarak eksik tutarı belgeleyin;
2. yöneticiden yazılı hesap ve iade isteyin;
3. genel kurulda durumu tespit eden ve dava/şikâyet için yetki veren bir karar alın.

Süreç için yöneticinin parayı kullanması ve suç duyurusu ile eski yönetici devir yapmıyorsa yazılarımıza bakın. Somut uyuşmazlıkta avukattan destek alınmalıdır.

Apartman hesabı nasıl kullanılmalı?

Hesap açıldıktan sonra yöneticinin uyması gereken kurallar:

• Ödeme açıklaması standardı: Kat maliklerinden havale açıklamasına “daire no – ay” yazmalarını isteyin (ör. “D7 – Ekim aidat”). Açıklamasız gelen ödemeleri aynı gün sahibine sorarak eşleştirin.
• Nakit tahsilatı sınırlayın: Nakit alınan her ödemeye numaralı makbuz kesin ve tutarı en geç birkaç gün içinde hesaba yatırın. Kasada uzun süre nakit bekletmek hem güvenlik hem ispat sorunu yaratır.
• Harcamaları da hesaptan yapın: Fatura ödemelerini mümkün olduğunca banka üzerinden yapın; nakit harcamalarda faturayı ya da fişi işletme defterine iliştirin.
• Aylık mutabakat: Her ay sonunda banka bakiyesi, kasa ve işletme defterindeki bakiye karşılaştırılsın; fark varsa nedeni not edilsin.
• Ekstreyi paylaşın: Aylık gelir-gider özetini, banka ekstresiyle birlikte kat maliklerinin erişebileceği şekilde duyurun. Kişisel veri içeren açıklamaları paylaşırken dikkatli olun.
• Devirde hesabı kapatmayın, yetkiyi devredin: Yönetici değiştiğinde hesap kapatılmaz; yeni yöneticinin seçildiği kararla bankada imza yetkisi güncellenir, eski yöneticinin yetkisi kaldırılır.

Bu düzen, yöneticiyi korur: bir kat maliki “param nereye gitti” diye sorduğunda cevap, tek bir ekstre ve defter sayfasıyla verilebilir.

Profesyonel yönetimde durum

Profesyonel yönetim firmaları aidatı şirket hesabında değil, her bina için ayrı açılmış apartman hesabında tutmalıdır; aksi hâlde şirketin kendi parası ile binanın parası karışır. Teklif alırken bunu mutlaka sorun. Kuzey Bina Yönetimi olarak tahsilatları binanın kendi hesabında yürütüyor, her ay banka hareketleriyle eşleşen gelir-gider raporu paylaşıyoruz; ayrıntılar bina muhasebesi sayfamızda.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut durum için avukata danışın.