Apartman adına banka hesabı nasıl açılır? Gerekli belgeler

Kısa cevap: Apartmanın tüzel kişiliği olmadığı için hesap “… Apartmanı Yöneticiliği” adına, yöneticinin imzasıyla açılır. Önce binanın bağlı olduğu vergi dairesinden apartman yönetimi adına vergi kimlik numarası alınır; ardından karar defterindeki yönetici seçim kararının onaylı örneği, vergi numarası yazısı ve yöneticinin kimliğiyle bankaya başvurulur. İstenen belgeler bankadan bankaya biraz değişir; başvurmadan önce şubeyi aramak zaman kazandırır.

Apartmanın neden ayrı hesabı olmalı?

Aidatın yöneticinin kişisel hesabına yatması, küçük binalarda hâlâ sık görülen ama en çok tartışma çıkaran uygulamadır. Kişisel hesapta bina parası yöneticinin kendi parasıyla karışır; yönetici değiştiğinde devir zorlaşır, yöneticinin hesabına konulan bir haciz bina parasını da kilitleyebilir. Ayrıntısı için yönetici aidatı kendi hesabına alabilir mi yazımıza bakabilirsiniz.

Ayrı hesap ve vergi numarası ayrıca şu işler için gerekir:

• kapıcı ya da kaloriferci çalıştırılıyorsa SGK işyeri kaydı ve vergi bildirimleri,
• ortak alan elektrik, su ve doğalgaz aboneliklerinin apartman adına yapılması,
• firmaların apartman adına fatura kesebilmesi,
• icra takibinde tahsil edilen paranın doğrudan bina hesabına aktarılması.

1. adım: Vergi dairesinden numara almak

Başvuru binanın adresinin bağlı olduğu vergi dairesine yapılır. Bu işlem apartmanı gelir vergisi mükellefi yapmaz; yalnız apartman yönetimine resmî işlemlerde kullanılacak bir kimlik numarası verilir. Genellikle istenenler:

1. apartman yöneticiliği adına vergi numarası talep eden kısa dilekçe,
2. yöneticinin seçildiği kat malikleri kurulu kararının bulunduğu karar defteri sayfası (aslı ve fotokopisi),
3. yöneticinin nüfus cüzdanı ya da kimlik kartı,
4. binanın tam adresi; bazı daireler yönetim planı ya da tapu bilgisi de isteyebilir.

Kapıcı çalıştıran binalarda apartman yönetimi işveren konumundadır; ücret ödemelerine ilişkin vergi ve SGK bildirimleri bu numara üzerinden yürür. Bu bildirimlerin bir mali müşavirle takip edilmesi önerilir; kapıcının SGK işyeri kaydı da bu numarayla yapılır.

2. adım: Bankaya götürülecek belgeler

Genel kurulda alınacak karar: örnek metin

Bankaların çoğu, hesabın açılmasına ve yetkiliye ilişkin açık bir karar görmek ister. Karar defterine şu şekilde yazılabilir:

“Apartmanımız adına vergi dairesinden vergi kimlik numarası alınmasına; ortak gider ve avansların tahsili ile ödemelerin yapılması için … Bankası … Şubesi'nde ‘… Apartmanı Yöneticiliği’ adına vadesiz Türk lirası hesabı açılmasına; hesap üzerinde yönetici …'nın (gerekirse: yönetim kurulu üyesi … ile birlikte, çift imzayla) işlem yapmaya yetkili olmasına; internet bankacılığı yetkisinin yöneticiye verilmesine; aidatların yalnız bu hesaba yatırılmasına oy … ile karar verilmiştir.”

Çift imza, para hareketi yüksek binalarda güven sağlar ama günlük işi yavaşlatabilir. Bir orta yol, belirli bir tutara kadar tek imza, üzerinde çift imza kuralıdır. Seçenekler için apartman hesabında imza yetkisi yazımıza bakabilirsiniz.

Yönetici değişince hesap ne olur?

Hesap kapanmaz; yalnız yetkili değişir. Yeni yöneticinin seçildiği kararın onaylı örneğiyle bankaya gidilir, eski yöneticinin imza ve internet bankacılığı yetkisi kaldırılır, yenisi tanımlanır. Bu yapılmazsa görev süresi biten kişi teknik olarak işlem yapmaya devam edebilir. Eski yönetici devir yapmıyor ve banka bilgilerini vermiyorsa, yeni yöneticinin seçim kararıyla bankaya yazılı başvurup hesap hareketlerinin dökümünü istemesi ilk adımdır; devir uyuşmazlığı sürerse sulh hukuk mahkemesi yolu için avukata danışılır.

Hesap açıldıktan sonra: ilk ay yapılacaklar

1. IBAN duyurusu: Tüm kat maliklerine ve kiracılara yazılı duyuru yapın; panoya da asın.
2. Açıklama kuralı: Her ödemenin açıklamasına blok ve daire numarasının yazılmasını isteyin.
3. Abonelikler: Ortak elektrik, su ve doğalgaz faturalarının otomatik ödemesini bu hesaba bağlayın.
4. Elden tahsilatın kapanışı: Elden alınan son aidatları belirli bir tarihte hesaba yatırın ve bundan sonra elden para almayın.
5. Kasa devri: Önceki dönemden kalan nakit varsa tutanakla hesaba aktarın.
6. Ekstre düzeni: Her ayın ekstresini indirip işletme defteriyle aynı klasörde saklayın.

Örnek IBAN duyurusu

“Sayın kat malikleri ve sakinler, … tarihli kat malikleri kurulu kararı gereğince apartmanımız adına … Bankası'nda hesap açılmıştır. Hesap adı: … Apartmanı Yöneticiliği, IBAN: TR… . … ayından itibaren aidat ve diğer ödemelerin yalnız bu hesaba, açıklama kısmına blok ve daire numarası yazılarak yapılmasını rica ederiz. Bu tarihten sonra elden ödeme kabul edilmeyecektir. Yönetici: …”

Hesap faizi ya da mevduat getirisi oluşursa bu da kat maliklerinin ortak gelirine aittir ve işletme defterine gelir olarak yazılır. Bina parasının vadeli hesapta değerlendirilmesi düşünülüyorsa, vadenin ve paranın ne zaman kullanılabileceğinin genel kurul kararıyla belirlenmesi doğru olur.

Sık yapılan hatalar

• Hesabı yöneticinin şahsi adına “apartman için” notuyla açmak: hukuken yine kişisel hesaptır.
• Karar defterine hesap kararını yazmadan bankaya gitmek ve şubeden geri dönmek.
• Kat maliklerine IBAN'ı bildirmeden eski usulde elden tahsilata devam etmek.
• Yönetici değişiminde bankaya bildirim yapmamak.
• Banka ekstrelerini her ay saklamamak; genel kurulda hesap verirken asıl kanıt ekstredir.

Hesap açıldıktan sonra tahsilatların açıklama kısmına daire numarası yazdırılması, aylık eşleştirmeyi çok kolaylaştırır. Kuzey Bina Yönetimi, yönetimini üstlendiği binalarda vergi numarası, hesap açılışı ve yetki devri işlemlerini bina muhasebesi kapsamında yürütür; binanız için bilgi almak isterseniz bize ulaşabilirsiniz.