Eski yönetici belge ve parayı teslim etmezse ne yapılır?

Kısa cevap: Görevi sona eren yönetici, apartmana ait defterleri, belgeleri, anahtarları ve parayı yeni yöneticiye teslim etmek zorundadır; bunlar onun değil, kat maliklerinindir. Teslim yapılmazsa yeni yönetici önce yazılı ve ispatlanabilir bir talepte bulunur, ardından noter ihtarı çeker. Sonuç alınamazsa belgelerin teslimi ve hesap verilmesi için sulh hukuk mahkemesinde dava açılır; ortak paranın kendi yararına kullanıldığı şüphesi varsa ayrıca savcılığa suç duyurusunda bulunulabilir.

Önce banka: zaman kaybetmeden yapılacak iş

Devir krizinde en hızlı ve en etkili adım bankadır. Yeni yöneticinin seçildiği kurul kararının onaylı örneğiyle şubeye başvurun ve hesap yetkisini değiştirin. Böylece eski yönetici belgeleri teslim etmese bile ortak hesaptan işlem yapamaz. Ayrıntılar apartman hesabında imza yetkisi yazımızda.

Karar defteri eski yöneticide kaldıysa yeni seçimi yazacak defter yoktur; bu durumda yeni bir karar defteri notere tasdik ettirilip ilk sayfasına durum açıklanarak yeni karar yazılır. Noterin isteyeceği belgeleri önceden sorun.

Teslim edilmesi gerekenler listesi

• Noter tasdikli karar defteri ve işletme defteri,
• Gelir ve gider belgeleri (fatura, makbuz, dekont), aidat tahsilat kayıtları,
• Banka hesap bilgileri ve kasadaki nakit,
• Personel dosyaları, bordrolar, SGK şifreleri ve tahakkuklar,
• Sözleşmeler (asansör, temizlik, sigorta, bakım) ve abonelik bilgileri,
• Asansör, yangın, paratoner gibi periyodik kontrol raporları,
• Bina projeleri, iskân, garanti belgeleri,
• Anahtarlar, kartlar, kumandalar, kamera kayıt cihazı şifreleri,
• Devam eden icra dosyaları ve avukat bilgileri.

Bu listeyi devir tutanağı taslağı olarak kullanın; teslim edilen her kalemin yanına “teslim edildi / eksik” yazılır, iki taraf imzalar.

Adım adım hukuki yol

1. Yazılı talep: Teslim listesini ekleyerek imza karşılığı veya taahhütlü gönderin; makul bir süre verin.
2. Noter ihtarı: Süre dolarsa aşağıdaki örneğe benzer bir ihtar noter aracılığıyla gönderilir.
3. Kurul kararı: Dava ve suç duyurusu için yöneticiyi yetkilendiren karar alınması, yetki tartışmasını önler.
4. Hesap verme ve teslim davası: Sulh hukuk mahkemesinde belgelerin teslimi, hesap verilmesi ve varsa eksik paranın iadesi istenir. Mahkemeden delil tespiti de istenebilir.
5. Suç duyurusu: Ortak paranın eski yönetici tarafından kendi yararına kullanıldığına dair somut emare varsa, güveni kötüye kullanma şüphesiyle Cumhuriyet başsavcılığına başvurulabilir. Ayrıntılar için yönetici zimmeti ve suç duyurusu yazımıza bakın.

Hukuki ve cezai yol birbirinin alternatifi değildir; birlikte yürütülebilir. Ancak suç duyurusu, yalnızca belge gecikmesi gibi hukuki bir uyuşmazlıkta baskı aracı olarak kullanılmamalıdır.

Çoğu devir sorunu kötü niyetten değil, kırgınlıktan ya da dağınıklıktan çıkar. Seçimi kaybeden yönetici belgeleri “hesap sorulacak” endişesiyle bekletebilir. Bu yüzden ihtardan önce, denetçinin de katılacağı, tarihi ve saati belli bir teslim randevusu önermek çoğu zaman sonucu hızlandırır. Randevuda belgeler liste üzerinden tek tek sayılır; eksikler tutanağa yazılır ve eksiklerin tamamlanması için ayrı bir tarih verilir. Teslim sırasında hesapların doğruluğu tartışmaya açılmamalıdır; o, ayrı bir inceleme konusudur. Önce belgeyi alın, sonra inceleyin.

Belgeler hangi yolla gelirse gelsin, teslim alınan her şeyin bir kopyasını dijital olarak saklamak ve asılları kilitli bir dolapta tutmak, aynı krizin bir sonraki yönetici değişiminde yaşanmasını önler.

Noter ihtarı için örnek metin

Muhatap: [Eski yönetici Ad Soyad, adres]

[Tarih] tarihli kat malikleri kurulu toplantısında [Bina adı] Apartmanı yöneticiliğine seçildim. Yöneticilik göreviniz bu tarih itibarıyla sona ermiştir. Apartmana ait karar defteri, işletme defteri, gelir-gider belgeleri, banka ve kasa mevcudu, sözleşmeler, anahtarlar ve ekli listede sayılan diğer tüm belge ve eşyaları, bu ihtarın tebliğinden itibaren [süre] içinde tutanakla tarafıma teslim etmenizi; görev döneminize ilişkin hesabı belgeleriyle birlikte vermenizi ihtar ederim. Aksi hâlde hesap verme ve teslim davası ile gerekli diğer yasal yollara başvurulacağını bildiririm.

[Bina adı] Apartmanı Yöneticisi [Ad Soyad]

Belgeler hiç gelmezse kayıtları yeniden kurmak

Bazen dava sürerken binanın günlük işleri durmamalıdır: aidat tahakkuk edecek, faturalar ödenecek, yeni işletme projesi hazırlanacak. Eski yöneticiden belge gelmese de kayıtların büyük kısmı başka kaynaklardan yeniden toplanabilir:

Kat maliklerinden ödeme belgelerini isterken belirli bir son tarih verin ve gelen her belgeyi listeye işleyin. Bu çalışma, hem yeni yönetimin açılış bakiyesini belirler hem de davada eksik paranın hesaplanmasında bilirkişiye sağlam bir zemin sunar. Yeniden kurulan kayıtları açılış tutanağıyla kurula sunup karar defterine geçirmek, sonraki yılların hesabını eski dönemden ayırır.

İbra edilmemiş eski yönetici

Kat malikleri kurulu eski yöneticinin hesaplarını onaylamadıysa (ibra etmediyse) bu, hesap sorma hakkının devam ettiğini gösterir. Ancak ibra edilmemiş olmak tek başına borçlu olmak anlamına gelmez; eksik ya da usulsüz harcamanın belgeyle gösterilmesi gerekir. Bunun için denetçi raporu veya bağımsız bir muhasebe incelemesi yaptırmak işe yarar. Konu için yönetici ibra edilmezse ne olur yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Bankada yetki değişikliğini haftalarca ertelemek,
• Devri sözlü yapmak, tutanak imzalamamak,
• Eksik belgeleri tutanağa “tam” diye yazmak,
• Kızgınlıkla sosyal medyada ya da WhatsApp grubunda suçlayıcı paylaşım yapmak; bu, hakaret ve kişisel veri tartışmasına yol açabilir.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; dava ve suç duyurusu öncesinde avukata danışın.

Devir tutanağı, eksik belge tespiti ve kayıtların yeniden kurulması gibi işlerde Kuzey Bina Yönetimi destek verebilir; süreci devir süreci yazımızda da anlattık.