Yönetim kurulu kendi içinde nasıl karar alır?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetimin bir veya birden fazla kişiye verilebileceğini söyler ama yönetim kurulunun iç işleyişini ayrıntılı düzenlemez. Bu boşluğu önce yönetim planı, o da sessizse kat malikleri kurulunun seçim kararı doldurur. Yerleşik uygulama şudur: kurul üye çoğunluğuyla toplanır, kararlarını çoğunlukla alır, her kararı yazılı kayda geçirir ve banka işlemlerini en az iki imzayla yürütür.

Önce dayanağa bakın: hangi belge ne diyor?

Yönetim kurulunun nasıl çalışacağını belirleyen belgeleri şu sırayla okuyun:

1. Yönetim planı: Birçok planda kurulun kaç kişiden oluşacağı, toplantı sıklığı, karar çoğunluğu ve eşitlik hâlinde ne olacağı yazar. Yönetim planı tüm kat maliklerini bağlayan bir sözleşmedir.
2. Kat malikleri kurulunun seçim kararı: Kurulu seçen karar; başkanı, saymanı ve imza yetkisini de belirleyebilir. Bu kararı alırken açık yazmak, sonraki tartışmaları önler.
3. Genel hükümler: Yöneticinin kat malikleriyle ilişkisi, kanunda özel hüküm yoksa vekâlet hükümlerine tabidir. Birden fazla vekil birlikte atanmışsa, aksi kararlaştırılmadıkça birlikte hareket etmeleri beklenir.

Plan ve karar sessizse, kurulun ilk toplantısında kendi çalışma esaslarını yazılı olarak belirlemesi ve bunu kat maliklerine bildirmesi en sağlıklı yoldur. Tek yönetici mi kurul mu tartışması için tek yönetici mi, yönetim kurulu mu yazısına bakın.

Görev dağılımı nasıl yapılır?

Görev dağılımı iş bölümüdür, sorumluluk paylaşımı değildir. Saymanın hatası, kurulun diğer üyelerini otomatik olarak sorumluluktan kurtarmaz; özellikle denetimi hiç yapılmamış ödemelerde tüm üyelere özen yükümlülüğünü ihlalden başvurulabilir.

Toplantı ve karar çoğunluğu

Uygulamada kabul gören ve yönetim planlarında sıkça yer alan düzen:

• Kurul, üye tam sayısının çoğunluğuyla toplanır (üç kişilik kurulda en az iki kişi).
• Kararlar, toplantıya katılanların çoğunluğuyla alınır.
• Oylar eşit çıkarsa plan veya seçim kararı ne diyorsa o uygulanır (örneğin başkanın oyu belirleyici olur). Hiçbir düzenleme yoksa konu kat malikleri kuruluna götürülmelidir.
• Acil işlerde (patlayan boru, asansör arızası) üyelerden mesajla alınan onay, ilk toplantıda yazılı karara bağlanır.

Yönetim kurulu, kat malikleri kurulunun yerine geçemez. İşletme projesinin değiştirilmesi, olağanüstü gider toplanması, ortak yerin kiraya verilmesi gibi konular kat malikleri kurulunun yetkisindedir. Yönetim kurulunun “oy birliğiyle karar aldık” demesi bu sınırı genişletmez. Bütçe dışı harcamalarda yöneticinin harcama yetkisi sınırı yazısındaki ölçüler kurul için de geçerlidir.

Kayıt: kararlar nereye yazılır?

Kanunun noter tasdikini aradığı karar defteri, kat malikleri kurulunun kararları içindir. Yönetim kurulu kararları için ayrı bir “yönetim kurulu karar defteri” tutmak kanuni zorunluluk olarak düzenlenmemiştir; ancak ispat açısından şiddetle tavsiye edilir. Basit bir sıra numaralı defter ya da sayfaları numaralandırılmış bir dosya yeterlidir. Her kayıtta şunlar bulunmalıdır:

• tarih, karar numarası, katılan üyeler,
• gündem ve kararın açık metni (tutar ve firma adıyla),
• muhalif üye varsa gerekçesi,
• tüm katılanların imzası.

Yönetim kurulunun yetkisi nerede biter?

Yönetim kurulu, kat malikleri kurulunun yerine geçmez. Kendi içinde çoğunlukla aldığı karar, yalnızca yöneticinin zaten yapabileceği işler için geçerlidir. Aşağıdaki tablo sık karşılaşılan durumları ayırır:

Harcama yetkisinin sınırını yönetim planı ya da işletme projesi belirler; ayrıntı için yöneticinin harcama yetkisi sınırı yazısına bakabilirsiniz.

Kurulda anlaşmazlık çıkarsa

Üç kişilik bir kurulda iki üye sürekli bir yönde, üçüncü üye karşı yönde oy veriyorsa bu, kurulun çalışmadığı anlamına gelmez; çoğunluk kararı geçerlidir. Muhalif üyenin yapması gereken, gerekçesini karar kaydına yazdırmaktır. Bu kayıt, ileride sorumluluk tartışması çıktığında onu korur. Kurul hiç toplanamıyor ya da işler durmuşsa, herhangi bir kat maliki olağanüstü kat malikleri kurulu toplantısı istenmesi yoluna gidebilir; yönetimin değiştirilmesi o toplantıda konuşulur.

Bir üyenin kendisinin, eşinin ya da yakınının taraf olduğu bir işte (örneğin üyenin akrabasının firmasından teklif alınması) o üyenin oylamaya katılmaması ve bu durumun karar kaydına yazılması, kurulun tarafsızlığını korur. Kanunda açık bir yasak olmasa da bu basit kural, sonraki genel kurulda doğabilecek şüpheleri baştan ortadan kaldırır.

Banka ve imza yetkisi

Apartman hesabında kimin imza atacağını banka, kat malikleri kurulu kararına bakarak tanımlar. Seçim kararına “banka işlemleri başkan ile saymanın müşterek imzasıyla yürütülür” gibi açık bir ifade koymak, tek kişinin kasaya hâkim olmasını önler. İnternet bankacılığında da iki aşamalı onay (biri hazırlar, diğeri onaylar) tanımlanabilir. Ayrıntı için apartman hesabında imza yetkisi rehberine bakın.

Örnek karar metni

“Yönetim Kurulu Kararı No: [..] — Tarih: [..]. Toplantıya [üye adları] katılmıştır. Gündem: Asansör bakım firması seçimi. Toplanan üç teklif incelenmiş, [firma] firmasının [aylık bedel] bedelli teklifinin işletme projesindeki ödenek içinde kaldığı görülerek kabulüne, sözleşmenin başkan ve sayman tarafından müştereken imzalanmasına oy çokluğuyla karar verilmiştir. Muhalif üye [ad]: [gerekçe]. İmzalar.”

Sık yapılan hatalar

• Kararları WhatsApp grubunda bırakıp hiç yazıya geçirmemek.
• Saymana tek imzayla sınırsız banka yetkisi vermek.
• Kat malikleri kurulunun yetkisindeki konularda karar almak.
• Üyelerden biri istifa ettiğinde kurulu eksik sayıyla aylarca sürdürmek; boşalan üyelik için kat malikleri kuruluna gidilmelidir.

Kurul içi tartışmalar büyüdüğünde ya da sorumluluk sorusu doğduğunda tarafsız bir yapı işe yarar. Kuzey Bina Yönetimi, profesyonel yönetici olarak ya da mevcut kurula destek vererek kayıt ve karar düzenini kurabilir; görüşmek için bize ulaşabilirsiniz.