KuzeyBina YönetimiYönetici ve yönetimİçindekiler
Kısa cevap: Evet, zorunlu. 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu apartman ve site yöneticilerine, binaya yeni taşınan ve binadan ayrılan sakinlerin kimlik bilgilerini bağlı oldukları polis karakoluna ya da jandarmaya bildirme yükümlülüğü yükler. Bildirim yapılmazsa yöneticiye idari para cezası uygulanabilir. Bu bildirim, sakinin kendisinin nüfus müdürlüğüne yaptığı adres beyanının yerine geçmez; ikisi ayrı yükümlülüklerdir.
İki ayrı bildirim: karıştırmayın
| Kimlik bildirimi | Adres beyanı | |
|---|---|---|
| Dayanak | Kimlik Bildirme Kanunu | Nüfus Hizmetleri Kanunu |
| Kim yapar? | Apartman / site yöneticisi | Taşınan kişinin kendisi |
| Nereye? | Bağlı polis karakolu veya jandarma | Nüfus müdürlüğü veya e-Devlet |
| Amaç | Güvenlik birimlerinin bölgede oturanları bilmesi | Yerleşim yeri adresinin kaydı |
| Süre | Kanunda öngörülen kısa süre içinde (güncel süreyi karakoldan teyit edin) | Taşınmadan itibaren 20 iş günü |
Yeni sakine “adres kaydını sen yaptırmalısın” hatırlatmasını yapmak yöneticinin görevi değildir ama işini kolaylaştırır; kimlik bildirimini ise yönetici kendisi yapmak zorundadır.
Adım adım bildirim
- Bağlı birimi öğrenin: Binanız polis bölgesindeyse ilgili karakol, jandarma bölgesindeyse jandarma karakolu muhataptır.
- Formu temin edin: Kolluk biriminin kullandığı kimlik bildirme formunu karakoldan alın. Bazı bölgelerde bildirim çevrim içi kanallardan da kabul edilebilmektedir; yerel uygulamayı karakola sorun.
- Bilgileri sakinden alın: Ad soyad, T.C. kimlik numarası, daire numarası, taşınma tarihi gibi formun istediği bilgiler. Formun istemediği bilgiyi toplamayın.
- Formu teslim edin: Elden teslimde bir nüshaya alındı kaydı yaptırın.
- Ayrılanları da bildirin: Taşınan kiracı veya malik için ayrılış bildirimi yapın; liste güncel kalsın.
- Kaydı saklayın: Teslim belgesini sınırlı erişimli bir klasörde tutun.
Sakinler için kısa bilgilendirme metni
Yeni gelen sakine verilebilecek, kopyalanıp uyarlanabilecek bir not:
“Hoş geldiniz. Kimlik Bildirme Kanunu gereği yönetim olarak binamıza yeni taşınan sakinlerin kimlik bilgilerini bağlı olduğumuz kolluk birimine bildirmekle yükümlüyüz. Bu amaçla yalnızca bildirim formunda istenen bilgileri sizden talep ediyoruz; bu bilgiler başka bir amaçla kullanılmayacak ve yalnızca yönetim tarafından saklanacaktır. Ayrıca adres kaydınızı nüfus müdürlüğüne veya e-Devlet üzerinden kendiniz yaptırmanız gerektiğini hatırlatırız. …… Apartmanı Yönetimi”
Kişisel verilerin korunması boyutu
Kimlik bildirimi kanuni bir yükümlülük olduğu için bu bilgilerin toplanması ve kolluğa iletilmesi için ayrıca açık rıza gerekmez; dayanak kanundur. Ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ilkeleri yine geçerlidir:
- Formun gerektirdiğinden fazla veri istemeyin (kimlik fotokopisi gerekmiyorsa almayın).
- Formları kapıcıya, komşulara veya ortak mesaj grubuna açık bırakmayın.
- Sakinleri bu işlem hakkında bilgilendirin; bkz. apartman KVKK aydınlatma metni.
- Ayrılan sakinlerin bilgilerini gerekenden uzun saklamayın.
Kiracı değişiminde yönetici için kontrol listesi
Kimlik bildirimi, taşınma sürecinin yalnızca bir parçasıdır. Yeni bir sakin geldiğinde ya da biri ayrıldığında yöneticinin yapacakları:
| Yeni gelen | Ayrılan |
|---|---|
| Kimlik bildirim formunu doldurup kolluğa teslim etmek | Ayrılış bildirimini yapmak |
| Ev sahibinin iletişim bilgisini güncellemek | Aidat ve avans hesabını kapatmak (taşınan kiracıya avans iadesi) |
| Yönetim planı ve bina kurallarını vermek | Ortak alan anahtarlarını ve kartları geri almak |
| Aidat ödeme bilgilerini iletmek | Taşınma sırasında ortak alanda hasar olup olmadığını kontrol etmek |
| Taşınma günü ve asansör kullanımını planlamak | Kişisel verilerini gereken süre sonunda silmek |
Ev sahibinin rolü
Kanun bildirim yükümlülüğünü yöneticiye verse de, yöneticinin yeni kiracıdan haberdar olması çoğu zaman ev sahibine bağlıdır. Yönetim planına ya da bir kurul kararına “daireyi kiraya veren malik, kiracının taşınma tarihini ve iletişim bilgisini yönetime yazılı bildirir” şeklinde bir kural eklemek işi kolaylaştırır. Ev sahibinin bildirmediği bir kiracı için yöneticinin elinden gelen, haberdar olduğu anda bildirimi yapmaktır.
Bildirim yapılmazsa ne olur?
Kanun bildirim yükümlülüğüne uymayanlar için idari para cezası öngörür; ceza tutarları her yıl güncellendiğinden rakamı ilgili birimden öğrenmek gerekir. Uygulamada denetim sıklığı bölgeden bölgeye değişse de, bir olay sonrası yapılan incelemede bildirimin hiç yapılmadığının ortaya çıkması yöneticiyi zor durumda bırakır. Ceza, görevi ihmal eden yöneticiyi muhatap alır; bu konuda yöneticinin kişisel sorumluluğu yazımıza da bakabilirsiniz.
Sitelerde ve bloklarda kim bildirir?
Çok bloklu sitelerde her bloğun ayrı yöneticisi varsa, kendi bloğundaki giriş-çıkışları blok yöneticisinin bildirmesi en pratik düzendir. Site yönetimi ise güvenlik görevlileri ve ortak alan çalışanları gibi kendi personeliyle ilgili kayıtları tutar. Görev paylaşımı belirsizse aynı sakin iki kez bildirilir ya da hiç bildirilmez. Bunu önlemek için site yönetim kurulu kararıyla “bildirimi kim yapar” sorusu yazılı olarak cevaplanmalı ve karakola tek bir iletişim kişisi verilmelidir.
Sık karşılaşılan durumlar
- Sakin bilgi vermek istemiyor: Yükümlülüğü yazılı olarak hatırlatın; yine de bilgi verilmezse elinizdeki bilgilerle (daire no, taşınma tarihi) karakola bildirin ve durumu not edin.
- Günlük ya da kısa süreli kiralama: Sürekli değişen kullanıcılar ayrı riskler doğurur; bkz. günlük kiralama şikâyet ve ceza.
- Öğrenci evleri: Kiracı değişimi sık olduğu için ayrılış bildirimini aksatmayın.
- Profesyonel yönetim: Bildirimi yönetim firması yapıyorsa bu görev sözleşmeye açıkça yazılmalıdır.
Sakin giriş-çıkışlarını ve bildirimleri düzenli bir kayıt sistemiyle yürütmek isterseniz Kuzey Bina Yönetimi ekibine danışabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; bildirim süresi ve biçimi için bağlı kolluk biriminin güncel uygulamasını esas alın.
Kuzey Bina Yönetimi tarafından hazırlandı. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; binanıza özel durum için bize danışın.
