Apartman yönetimi KVKK aydınlatma metni hazırlamak zorunda mı?

Kısa cevap: Evet. Apartman ve site yönetimleri kat maliklerinin, kiracıların ve çalışanların kişisel verilerini (ad soyad, telefon, daire, aidat borcu, kamera görüntüsü) işlediği için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusudur. Kanun, veri sorumlusuna verileri toplarken ilgili kişiyi bilgilendirme (aydınlatma) yükümlülüğü yükler; bu yükümlülük kısa ve açık bir aydınlatma metniyle yerine getirilir.

Apartmanda hangi kişisel veriler işleniyor?

Çoğu yönetim, ne kadar veri tuttuğunu listeleyince şaşırır:

• Kimlik ve iletişim: Kat maliki ve kiracı adı, telefon, e-posta, daire numarası.
• Mali veriler: Aidat tahakkuku, ödeme kayıtları, borç durumu, banka dekontları.
• Görüntü: Giriş, otopark ve asansör kameraları.
• Araç bilgisi: Plaka, otopark kartı.
• Çalışan verileri: Kapıcı veya görevlilerin özlük dosyası, bordro, SGK kayıtları.
• Ziyaretçi ve kargo kayıtları: Güvenlik bulunan sitelerde.
• Özel nitelikli olabilecek veriler: Engellilik veya sağlık bilgisi (ör. asansör önceliği), parmak izi veya yüz tanıma ile giriş sistemleri.

Veri sorumlusu kim?

Apartmanın kendine ait bir tüzel kişiliği yoktur; ancak bu, kişisel veri yükümlülüklerinin kimseye ait olmadığı anlamına gelmez. Uygulamada Kişisel Verileri Koruma Kurulu da apartman ve site yönetimlerini veri sorumlusu olarak değerlendirmektedir. Yükümlülükleri fiilen yerine getiren yönetici veya yönetim kuruludur. Profesyonel yönetim şirketiyle çalışılıyorsa şirketin rolü (veri işleyen mi, ayrı bir veri sorumlusu mu) sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Aydınlatma metninde mutlaka olması gerekenler

Kanun ve Kurum'un aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin tebliği, metinde en az şu bilgilerin bulunmasını ister:

1. Veri sorumlusunun kimliği (bina adı, adresi, yönetici ve iletişim bilgisi),
2. Verilerin hangi amaçla işlendiği,
3. Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
4. Verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi,
5. İlgili kişinin kanundan doğan hakları (bilgi talep etme, düzeltme, silme, itiraz vb.).

Hangi işleme hangi hukuki sebep?

Aydınlatma ile açık rıza aynı şey değildir. Aidat takibi gibi kanuni dayanağı olan işlemler için açık rıza istenmez; her şeyi rızaya bağlamak, rıza geri alındığında yönetimi zor durumda bırakır.

Örnek aydınlatma metni (uyarlayarak kullanın)

"...... Apartmanı / Sitesi Yönetimi (Adres: ......; İletişim: ......) olarak, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, kat maliklerimiz ve sakinlerimizin kimlik, iletişim, daire, araç, ödeme ve ortak alan kamera görüntüsü verilerini; ortak giderlerin tahakkuku ve tahsili, binanın yönetimi ve güvenliği, kat malikleri kurulu toplantılarının yapılması ve kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlemekteyiz. Verileriniz form, yazışma, banka kayıtları ve kamera sistemi aracılığıyla toplanmakta; Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan doğan yükümlülükler, hukuki yükümlülüklerimiz, bir hakkın tesisi ve korunması ile meşru menfaatimiz hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Verileriniz, yalnızca gerekli olduğu ölçüde muhasebe ve hukuk danışmanlarımıza, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine aktarılabilir. Kanunda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi yazılı olarak yönetime iletebilirsiniz."

Kamera varsa ayrıca kamera alanının girişine "Bu alan kamera ile izlenmektedir" uyarısı ve aydınlatma metnine erişim bilgisi konulmalıdır. Metni binanıza uyarlarken gerçekte işlemediğiniz verileri listeye eklemeyin; aydınlatma metni bir şablon değil, yönetimin fiilen yaptığı işin açıklamasıdır.

Saklama süreleri ve imha

Aydınlatma metninde verilerin ne kadar süre saklanacağını söylemek zorunlu unsurlar arasında sayılmasa da, yönetimin bu soruya cevabı olmalıdır. Verinin, işleme amacı ve ilgili mevzuatın öngördüğü süre kadar saklanması gerekir:

• Karar defteri, işletme defteri ve mali belgeler: İlgili mevzuattaki saklama süreleri ve olası uyuşmazlıklar dikkate alınarak saklanır (apartman belgeleri saklama süresi).
• Kamera kayıtları: Güvenlik amacı için gerekli olan kısa bir süre; kayıt cihazı bu süre sonunda otomatik olarak üzerine yazacak şekilde ayarlanmalıdır.
• Taşınan kiracının iletişim bilgisi: Borç ve hesap kapandıktan sonra gerekli değilse silinir.
• Personel dosyaları: İş ve sosyal güvenlik mevzuatının gerektirdiği süreler boyunca saklanır.

Sakin bilgi talep ederse ne yapılır?

Kanun, ilgili kişiye hakkında hangi verilerin işlendiğini öğrenme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme ve itiraz etme hakları tanır. Bir sakin yazılı olarak "hakkımda hangi bilgileri tutuyorsunuz?" diye sorarsa yönetim, talebi kanunda öngörülen süre içinde (talebin ulaşmasından itibaren en geç otuz gün) yazılı olarak cevaplamalıdır. Talebi kayıt altına almak, cevabın bir örneğini saklamak ve cevapta başka sakinlere ait veri paylaşmamak gerekir. Örneğin borç dökümünü isteyen malike yalnızca kendi dairesinin kayıtları verilir.

Metni nasıl ulaştırmalı?

• Yeni taşınan malik ve kiracıya bilgi formuyla birlikte verin.
• Binanın ilan panosuna ve varsa yönetim uygulamasına koyun.
• Genel kurul çağrı yazısına ek olarak bir kez dağıtın.
• Kimin ne zaman bilgilendirildiğini kayıt altında tutun; ispat yükü veri sorumlusundadır.

Aydınlatma metni tek başına yetmez

Metin, işin yalnızca görünen kısmıdır. Borçlu listesini panoya asmak, kamera görüntüsünü mesaj grubunda paylaşmak ya da sakin listesini dış firmalara vermek aydınlatma metni olsa bile hukuka aykırı olabilir. Bu konular için borçlu listesi panoya asılabilir mi ve VERBİS kaydı yazılarımıza bakabilirsiniz. Verileri kilitli dolapta veya şifreli dosyalarda saklamak, yönetici değişiminde eksiksiz devretmek de yükümlülüğün parçasıdır.

Aidat, kamera ve personel kayıtlarını tek düzen içinde ve erişim yetkileri belirli biçimde tutmak isteyen yönetimler, bina muhasebesi sürecini Kuzey Bina Yönetimi ile birlikte kurgulayabilir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel nitelikli veri işleyen siteler için uzman görüşü alınmalıdır.