Toplu yapıda temsilciler kurulu nedir, nasıl oluşur?

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun toplu yapılara ilişkin hükümlerine göre, birden fazla bloktan oluşan ve toplu yapı olarak düzenlenmiş sitelerde ortak alanların yönetimi, her bloğun kat malikleri kurulunun kendi arasından seçtiği temsilcilerden oluşan toplu yapı temsilciler kurulu tarafından yürütülür. Temsilciler kurulu sitenin ortak yerlerine ilişkin kararları alır; toplu yapı yönetim kurulunu ve denetçileri seçer. Ayrıntılar sitenin toplu yapı yönetim planında düzenlenir.

Toplu yapı nedir, sizin siteniz toplu yapı mı?

Aynı parsel veya birbirine bağlı parseller üzerinde birden fazla yapının bulunduğu ve ortak tesislerin (yol, otopark, havuz, park, güvenlik kulübesi, sosyal tesis) birlikte kullanıldığı yerleşimler “toplu yapı” olarak düzenlenir. Bir sitenin kanundaki toplu yapı hükümlerine tabi olup olmadığı tapudaki kayıt ve toplu yapı yönetim planıyla anlaşılır. Bunu öğrenmeden temsilciler kurulu kurmaya çalışmak, sonradan tüm kararların tartışılmasına yol açabilir.

• Tapu müdürlüğünden ana taşınmazın kaydını ve yönetim planını isteyin.
• Planda “toplu yapı”, “temsilciler kurulu”, “toplu yapı yönetim kurulu” ifadelerini arayın.
• Plan yoksa ya da çelişkiliyse avukat görüşü alın; bkz. yönetim planı yoksa ne olur.

Organlar ve görevleri

Hangi organın ne zaman toplanacağı, üye sayıları, görev süreleri ve oy hesabı büyük ölçüde toplu yapı yönetim planına göre belirlenir. Bu yüzden aynı ilçedeki iki site birbirinden farklı işleyebilir.

Temsilciler kurulu nasıl oluşturulur? Adım adım

1. Blok toplantılarını takvime bağlayın: Her blok, kendi kat malikleri kurulunda temsilcisini seçer. Blok toplantıları da kanuni çağrı kurallarına (en az on beş gün önce, yazılı ve gündemli) tabidir.
2. Temsilci seçimini karar defterine yazın: Seçilen temsilcinin adı, bağımsız bölümü, oy dağılımı ve görev süresi.
3. Temsilci belgesi düzenleyin: Blok yöneticisi, kararın onaylı örneğini temsilciye ve site yönetimine verir.
4. Temsilciler kurulunu çağırın: Gündemde site işletme projesi, yönetim kurulu ve denetçi seçimi yer alır.
5. Ayrı karar defteri tutun: Temsilciler kurulunun kararları blok defterlerinden ayrı bir defterde tutulmalıdır.
6. Kararları bloklara duyurun: Temsilci, alınan kararları kendi bloğunun maliklerine aktarır.

Temsilci seçim kararı örneği

Karar No: ……
……… Blok kat malikleri kurulu, gündemin ……. maddesi gereğince toplu yapı temsilciler kurulunda bloğu temsil edecek temsilciyi seçmiştir. Yapılan oylama sonucunda BB No ……… maliki ……… temsilci olarak seçilmiştir. Temsilcinin, temsilciler kurulunda görüşülecek önemli konular hakkında bloğu önceden bilgilendirmesine ve alınan kararları yazılı olarak blok maliklerine duyurmasına karar verilmiştir. Kararın onaylı örneğinin site yönetimine iletilmesi için blok yöneticisi görevlendirilmiştir.

Para nasıl akar? Site bütçesi ve bloklar

Temsilciler kurulunun en önemli işi, sitenin ortak yerlerine ait işletme projesini kabul etmektir. Bu projenin bloklara ve bağımsız bölümlere nasıl dağıtılacağı toplu yapı yönetim planına göre belirlenir. Uygulamada iki düzen görülür:

• Doğrudan dağıtım: Site gideri, her bağımsız bölüme doğrudan paylaştırılır ve site yönetimi tarafından tahsil edilir.
• Blok üzerinden dağıtım: Site gideri bloklara paylaştırılır; her blok yönetimi kendi payını maliklerden toplayıp site yönetimine aktarır.

İkinci düzende, bir bloğun yönetimi tahsil ettiği parayı siteye aktarmadığında bütün site etkilenir. Bu nedenle aktarım tarihleri, blok bazında borç takibi ve gecikme durumunda izlenecek yol yönetim planında ya da temsilciler kurulu kararında açıkça yazılmalıdır.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Temsilciler kurulunun hangi çoğunlukla toplanıp karar alacağı, kanundaki toplu yapı hükümleri ile toplu yapı yönetim planına göre belirlenir. Bazı planlar temsilcilerin oyunu temsil ettikleri bloğun büyüklüğüne veya arsa payına göre ağırlıklandırır; bazıları her temsilciye eşit oy verir. Toplantıdan önce yapılması gerekenler:

1. Plandaki toplantı ve karar yeter sayısı hükmünü bulup çağrı yazısına özetleyin.
2. Her temsilcinin seçildiğini gösteren blok kararlarının onaylı örneklerini dosyalayın.
3. Temsilci gelemeyecekse plana göre yedek temsilcinin mi, vekâletin mi geçerli olduğunu önceden netleştirin.
4. Oylamada her temsilcinin hangi bloğu temsil ettiğini ve oyunun ağırlığını tutanağa yazın.

Plan bu konularda sessizse ya da maddeler birbiriyle çelişiyorsa, önemli kararları almadan önce bir hukukçuya danışmak ve gerekiyorsa planı değiştirmek, yıllarca sürebilecek iptal tartışmalarını önler.

Temsilcinin yetkisi ve sorumluluğu

Temsilci bloğunu sitede temsil eder; ancak sınırsız bir vekil değildir. Uygulamada en çok sorun çıkaran konular şunlardır:

• Bloğun yönlendirmesi: Önemli bir konu (büyük yatırım, sosyal tesis kuralları) temsilciler kurulunda görüşülecekse, blok kurulunun önceden görüşüp temsilciye yön vermesi sonradan “bizi temsil etmedi” tartışmasını önler.
• Bilgilendirme: Temsilci, toplantı sonrası kararları bloğuna yazılı olarak iletmelidir.
• Değiştirme: Blok kurulu yeni bir kararla temsilcisini değiştirebilir; değişiklik site yönetimine yazılı bildirilir.

Sık yapılan hatalar

• Toplu yapı hükümleri uygulanacak sitede bütün sakinlerin katıldığı tek bir toplantı yapıp kararları orada almak; yetkili organ tartışması doğurur.
• Bloklarda temsilci seçmeden blok yöneticisini kendiliğinden temsilci saymak; planda böyle bir hüküm yoksa seçim yapılmalıdır.
• Temsilciler kurulu kararlarını blok karar defterlerine yazmak.
• Bir bloğa özgü masrafı tüm siteye paylaştırmak; bkz. sitede blok bazlı gider ayrımı.

Hangi konunun blokta, hangisinin site düzeyinde görüşüleceğini site ve blok genel kurulu farkı yazısında ayrıca ele aldık. Çok bloklu sitelerde organların kuruluşu ve karar defterlerinin ayrıştırılması Kuzey Bina Yönetimi tarafından site yönetimi kapsamında üstlenilebilir.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; toplu yapı hükümlerinin sitenize uygulanıp uygulanmadığı için yönetim planınızı esas alın, tereddütte avukata danışın.