Genel kurul yılda kaç kez yapılır? Hiç toplanmazsa ne olur?

Kısa cevap: Kat malikleri kurulu, yönetim planında belirtilen zamanlarda, plan bir zaman belirtmemişse yılda en az bir kez olağan olarak toplanır. Önemli bir sebep çıktığında ayrıca olağanüstü toplantı yapılabilir; bunun sayı sınırı yoktur. Toplantı yıllarca yapılmazsa yönetici seçimi, işletme projesi ve ibra boşlukta kalır; malikler olağanüstü toplantıya çağırabilir ya da sulh hukuk mahkemesinden yönetici atanmasını ve gerekli önlemleri isteyebilir.

Olağan toplantı neden yılda bir kez şart?

Olağan toplantıda yapılması gereken işler:

• Yöneticinin geçen yıl hesabının görüşülmesi ve ibrası,
• Denetçi raporunun dinlenmesi,
• Yeni dönem yönetici ve denetçisinin seçimi ya da görev süresinin yenilenmesi,
• Yeni dönem işletme projesinin, yani aidatın karara bağlanması,
• Büyük onarım ve yatırım kararları.

Yönetim planı toplantı zamanını belirliyorsa (örneğin "her yıl ocak ayında") o takvime uyulur. Planda hüküm yoksa kanunun asgari kuralı geçerlidir: yılda en az bir kez.

Olağan ve olağanüstü toplantı farkı

Olağanüstü toplantının ayrıntıları için olağanüstü genel kurulu kimler çağırabilir yazımıza bakabilirsiniz.

Hiç toplanmazsa ne olur?

Kanun, toplantı yapılmamasına doğrudan bir para cezası bağlamaz; ama sonuçları ağırdır:

• Yönetici sorunu: Görev süresi biten yönetici fiilen işe devam eder, ancak yetkisi tartışmalı hâle gelir; banka ve icra işlemlerinde sorun çıkabilir.
• Aidat sorunu: Yeni işletme projesi kesinleşmediği için güncellenmiş aidatın takibi zorlaşır; borçlu malike karşı dayanak zayıflar.
• Hesap sorunu: Yönetici ibra edilmez, denetim yapılmaz, birikmiş hesap tartışmaları büyür.
• Karar sorunu: Çatı, asansör, mantolama gibi işler için geçerli karar alınamaz.

Çözüm yolları: adım adım

1. Yöneticiden yazılı talep: Kat maliki, yöneticiden olağan toplantıyı çağırmasını yazılı olarak ister.
2. Olağanüstü toplantı çağrısı: Yönetici harekete geçmezse denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri doğrudan toplantıya çağırabilir.
3. Yeter sayıyı planlayın: İlk toplantıda kanunun aradığı çoğunluk sağlanamayabilir; ikinci toplantı tarihini çağrıya yazmak, katılım az olsa bile karar alınmasını kolaylaştırır.
4. Mahkeme yolu: Toplantı hiç yapılamıyor ya da yönetici seçilemiyorsa, bir kat maliki sulh hukuk mahkemesinden yönetici atanmasını isteyebilir. Kanun ayrıca, kat maliklerinin birbirlerine karşı yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi hâlinde hâkimin müdahalesini isteme imkânı tanır (genel kurul toplanamazsa hâkim kararı).

Yönetim planı farklı bir sıklık öngörebilir mi?

Evet. Yönetim planı, olağan toplantının yılda bir yerine iki kez ya da belli bir ayda yapılmasını öngörebilir; özellikle büyük sitelerde ısınma sezonu öncesi ve sonrası iki toplantı yapmak yaygın bir uygulamadır. Kanunun koyduğu "yılda en az bir" kuralı alt sınırdır; yönetim planı bunun altına inemez ama üstüne çıkabilir.

Toplu yapılarda tablo biraz daha karmaşıktır: blokların kendi kat malikleri kurulları, toplu yapı kurulu ve varsa temsilciler kurulu için ayrı toplantı takvimleri olabilir. Her kurulun ne zaman toplanacağı yönetim planında yazılıdır. Planınızda bu madde belirsizse, takvimi bir sonraki toplantıda karar altına almak sonraki yıllardaki tartışmaları önler.

Toplantı sıklığı ne olursa olsun, her toplantının kararları karar defterine yazılmalı ve katılmayan maliklere bildirilmelidir.

Toplanmayan yıllar sonradan nasıl toparlanır?

Üç-dört yıldır toplantı yapılmamış bir binada şu sıra izlenebilir:

1. Kayıtları toplayın: Banka hesap dökümleri, faturalar, eski karar defteri, işletme defteri. Eksik belge varsa bunu açıkça not edin.
2. Dönemleri ayırın: Her yılın gelir-gider özetini ayrı tablo yapın; toplantıda "geçmiş yıllar hesabı" tek madde olarak ama yıllara bölünerek görüşülsün.
3. Önce yönetimi kurun: Gündemin ilk karar maddesi yönetici ve denetçi seçimi olsun; böylece geri kalan işler için yetkili bir muhatap oluşur.
4. İşletme projesini kesinleştirin: Yeni dönem aidatı karara bağlansın; geçmiş borçların takibi de bu sayede dayanak kazanır.
5. İbrayı acele etmeyin: Belgesi eksik dönemler için ibra kararını denetçi incelemesine kadar ertelemek mümkündür (yönetici ibra edilmezse ne olur).

Toplantının karar defterine işlenmesi ve kararların katılmayan maliklere bildirilmesi, toparlama sürecinin son ama atlanmaması gereken adımıdır.

Kat maliki olarak ne yapabilirsiniz?

Yöneticinin toplantı yapmadığı bir binada yaşayan malik çaresiz değildir. Önce yöneticiden hesap dökümünü ve toplantı tarihini yazılı olarak isteyin; cevap gelmezse benzer düşünen komşularla imza toplayarak olağanüstü toplantı çağrısı hazırlayın. İmza sayısı yetmiyorsa ya da toplantı yapılsa bile karar çıkmıyorsa, sulh hukuk mahkemesine başvurma imkânınız saklıdır. Hangi yolu seçerseniz seçin, yazışmalarınızın bir kopyasını saklayın; mahkeme sürecinde yöneticiye başvurduğunuzu göstermeniz gerekebilir. Aidatınızı ödemeye devam etmeniz de önemlidir; toplantı yapılmaması aidat borcunu ortadan kaldırmaz.

Yıllık takvim önerisi

• Toplantıdan 6 hafta önce: Gelir-gider tablosu kapatılır, denetçiye teslim edilir.
• 4 hafta önce: İşletme projesi taslağı ve teklifler hazırlanır.
• En az 15 gün önce (tercihen 3 hafta): Çağrı yazısı gönderilir.
• Toplantı günü: Hazirun cetveli, vekâletnameler, karar defteri hazır olur.
• Toplantı sonrası: Kararlar katılmayan maliklere bildirilir, işletme projesi gönderilir.

Yıllardır toplantı yapılmayan binalarda ilk adım, dağınık kayıtları toparlamaktır. Genel kurul organizasyonu hizmetimiz bu toparlama işini de kapsar. Binanızın toplantı düzenini yeniden kurmak için Kuzey Bina Yönetimi ile görüşebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; mahkeme sürecinde avukata danışın.