Denetçi raporu genel kurulda nasıl sunulur? Örnek rapor

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulunun yönetimi denetlemek üzere bir denetçi ya da denetim kurulu seçebileceğini ve denetçinin denetim sonucunu kurula raporla bildireceğini öngörür. Rapor; incelenen dönemi, bakılan belgeleri, kasa ve banka durumunu, tahsilat ve harcamaların uygunluğunu, tespit edilen eksikleri ve ibra konusunda görüşü içermelidir. Rapor genel kurulda yöneticinin faaliyet raporundan sonra, ibra oylamasından önce okunur.

Denetçi kimdir, ne yapar?

Denetçi, yöneticinin işlerini kat malikleri adına kontrol eden kişidir. Kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan bir kişi de seçilebilir. Görevi yönetmek değil, denetlemektir: harcamaların karara ve işletme projesine uygunluğunu, tahsilatın doğru kaydedilip kaydedilmediğini ve kanuni yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğini inceler. Denetçinin görevleri hakkında ayrıntılı bilgi için apartman denetçisinin görevleri yazımıza bakabilirsiniz.

Denetimin sıklığı için yönetim planınıza bakın. Yılda bir kez, toplantıdan hemen önce yapılan inceleme yerine dönem içinde birkaç kez yapılan ara incelemeler hataları erken yakalar.

Rapordan önce: inceleme kontrol listesi

1. Banka mutabakatı: Dönem başı bakiye + tahsilat – ödeme = dönem sonu bakiye tutuyor mu? Banka dökümü ile defter karşılaştırılır.
2. Kasa sayımı: Nakit kasa varsa sayılır, kayıtla karşılaştırılır.
3. Tahsilat: Her dairenin tahakkuku, ödemesi ve borcu tek tek kontrol edilir; makbuz ve banka kayıtları eşleştirilir.
4. Harcamalar: Her ödemenin faturası veya gider belgesi var mı, karara ya da işletme projesine dayanıyor mu?
5. Büyük işler: Teklif alınmış mı, karar defterinde karar var mı?
6. Personel: Kapıcı varsa bordro, SGK bildirgeleri ve ödemeler.
7. Zorunlu kontroller: Asansör periyodik kontrolü, yangın ekipmanı bakımları, sigorta poliçeleri güncel mi?
8. Kararların uygulanması: Önceki genel kurulda alınan kararlar yerine getirildi mi?
9. Borçlu takibi: Uzun süreli borçlar için ihtar veya icra yapılmış mı?

Raporda bulunması gereken başlıklar

Uyarlanabilir örnek rapor

…… Apartmanı Denetim Raporu (…… – …… dönemi)

1. Kapsam: Yöneticinin …… – …… dönemine ait gelir-gider kayıtları, banka hesap dökümleri, faturalar, tahsilat makbuzları ve karar defteri …… tarihlerinde incelenmiştir.

2. Mali durum: Dönem başı banka bakiyesi …… TL, dönem içi tahsilat …… TL, dönem içi gider …… TL, dönem sonu banka bakiyesi …… TL'dir. Kayıtlar banka dökümüyle uyumludur / uyumlu değildir (fark: …… TL).

3. Tahsilat: Dönem sonu itibarıyla …… bağımsız bölümün toplam …… TL borcu bulunmaktadır. …… numaralı bölüm için ihtar gönderilmiş, …… numaralı bölüm için icra takibi başlatılmıştır.

4. Harcamalar: İncelenen …… ödemenin ……'inin belgesi eksiksizdir. …… tarihli …… TL'lik ödemenin faturası bulunamamıştır.

5. Kararların uygulanması: Önceki toplantıda alınan …… kararı uygulanmıştır; …… kararı henüz uygulanmamıştır.

6. Öneriler: Nakit tahsilatın sonlandırılması, …… işi için en az üç teklif alınması, borçlu takibinin üç aylık periyotlarla raporlanması.

7. Sonuç: Belirtilen eksik belgenin tamamlanması şartıyla yöneticinin ibra edilmesini öneririm / Belirtilen nedenlerle ibra edilmemesini öneririm.

Denetçi ad soyad, tarih, imza

Genel kurulda sunum

• Rapor, yöneticinin faaliyet raporundan hemen sonra ve ibra oylamasından önce okunur.
• Raporun bir kopyası çağrı yazısıyla birlikte ya da toplantıdan önce maliklere iletilirse görüşme kısalır.
• Denetçi rakamları okurken belgeler salonda hazır bulunur; soru gelirse ilgili fatura gösterilir.
• Rapor tutanağa eklenir ve karar defteriyle birlikte saklanır.

Sunumda bütün rakamları tek tek okumak yerine özet tablo üzerinden ilerlemek dikkati korur. Tespitler önem sırasına göre anlatılmalı; küçük kayıt hataları ile belgesiz bir ödeme aynı ağırlıkta sunulmamalıdır.

Raporun ibra oylamasına etkisi için yönetici ibra edilmezse ne olur yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• "Hesaplar incelendi, uygundur" diye tek cümlelik rapor yazmak.
• Banka dökümünü görmeden yalnız yöneticinin tablosuna bakmak.
• Yöneticiyle yakın akrabalığı olan kişiyi denetçi seçmek; bkz. yöneticinin akrabası denetçi olabilir mi.

Yönetici belge vermezse denetçi ne yapar?

Denetçinin belgeleri inceleme hakkı vardır; yönetici bu belgeleri saklayamaz. Belge gelmezse denetçi şu sırayı izleyebilir:

1. Hangi belgeleri hangi tarihe kadar istediğini yazılı olarak bildirir.
2. Süre içinde belge gelmezse bunu raporuna aynen yazar: "…… dönemine ait banka dökümleri, yazılı talebe rağmen teslim edilmemiştir."
3. Durum ağırsa kat maliklerinin bilgilendirilmesi ve olağanüstü toplantı yapılması önerilir. Kanun, denetçiye de kurulu toplantıya çağırma imkânı tanır.

Denetçinin raporunda "inceleme yapılamadı" yazması, kat maliklerine ibra oylamasında güçlü bir bilgi verir.

Denetçi ile yönetici anlaşamazsa

Denetçinin tespitine yönetici itiraz edebilir. Bu durumda toplantıda önce denetçi raporunu, ardından yönetici açıklamasını okur. Kat malikleri iki tarafı dinledikten sonra oy kullanır. Tartışmalı kalemler için bağımsız bir mali inceleme yaptırılmasına ve sonucuna göre ibranın bir sonraki toplantıda yeniden görüşülmesine karar verilebilir. Bu yol, belirsiz bir konuda acele ibra ya da acele suçlama yapılmasını önler.

Toplantıdan sonra denetçinin işi bitmez. Raporda önerilen düzeltmelerin yeni dönemde yapılıp yapılmadığını izlemek, bir sonraki raporun ilk başlığı olmalıdır.

Kuzey Bina Yönetimi, binalar için dönemsel hesap incelemesi ve rapor hazırlığı yapar; ayrıntılar denetim hizmeti sayfamızda.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; tespit edilen usulsüzlüklerde avukata danışın.