Apartman gelir-gider tablosu nasıl tutulur? Örnek şablon

Kısa cevap: İyi bir apartman gelir-gider tablosu üç parçadan oluşur: tarih sırasıyla tüm para hareketlerini gösteren bir hareket listesi, her dairenin tahakkuk ve tahsilatını gösteren daire tablosu ve ayın toplamlarını veren tek sayfalık bir özet. Her satır bir belgeye ya da banka hareketine bağlanmalı, ay sonunda tablo bakiyesi banka ekstresiyle tutmalıdır. Bu tablo, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yöneticiden beklediği işletme defterinin yerini tutmaz ama onu herkesin anlayacağı hâle getirir.

Tablonun hukuki dayanağı ve amacı

Kanun yöneticiden işletme defteri tutmasını, belgeleri saklamasını ve kat malikleri kuruluna hesap vermesini ister. Defterin nasıl tutulacağını işletme defteri nasıl tutulur yazımızda anlattık. Gelir-gider tablosu ise bu kaydın aylık, okunabilir özetidir. Amaç üç soruya her ay net cevap vermektir:

1. Bu ay kasaya ne girdi, ne çıktı?
2. Hangi daire ne kadar borçlu?
3. Bankada ve kasada ne kadar para var, bu para kimin?

1. sayfa: Hareket listesi (önerilen kolonlar)

Kategori listesini işletme projesindeki gider kalemleriyle aynı tutun. Böylece yıl sonunda “projede asansöre ayrılan pay ile gerçekleşen” karşılaştırması kendiliğinden çıkar.

2. sayfa: Daire bazlı tahakkuk ve tahsilat

Her bağımsız bölüm için bir satır açılır. Önerilen kolonlar:

• daire no, malik adı (kiracı varsa ayrı kolonda),
• önceki aydan devreden borç ya da alacak,
• bu ayın tahakkuku (avans aidat; varsa ek aidat ayrı kolonda),
• bu ay yapılan ödeme ve ödeme tarihi,
• işleyen gecikme tazminatı,
• ay sonu bakiye.

Personel giderinin eşit, diğer giderlerin arsa payıyla bölündüğü binalarda tahakkuku iki kolonda göstermek, “benim aidatım neden komşumdan farklı” sorusuna cevabı tablonun içine yerleştirir. Bu ayrımın dayanağı için kapıcı gideri eşit mi bölünür yazımıza bakın.

Daire tablosunu panoya asmak ya da herkese açık bir gruba göndermek kişisel verilerin korunması açısından sorunludur. Her malike kendi satırını, kurula ise toplamları göstermek daha doğru bir yoldur (borçlu listesi panoya asılabilir mi).

3. sayfa: Tek sayfalık aylık özet

Yedek akçeyi işletme bakiyesinden ayrı göstermek önemlidir; aksi hâlde kasada para varmış gibi görünür ve yedek akçe günlük giderlere harcanır.

Ay sonu kapanış kontrol listesi

1. Tablodaki banka bakiyesi, banka ekstresindeki bakiyeyle aynı mı?
2. Nakit kasa sayıldı mı, tabloyla tutuyor mu?
3. Her gider satırının belge numarası dolu mu? Belgesi eksik satır, ayın kapanışından önce tamamlanmalıdır.
4. Kimin yatırdığı anlaşılamayan tahsilat kaldı mı?
5. Daire tablosundaki tahsilat toplamı, hareket listesindeki aidat geliriyle eşit mi?
6. Özet, ayın ilk haftası içinde malikler ve denetçiyle paylaşıldı mı?

Yıl sonu: on iki aylık tablodan genel kurul raporuna

Tablo her ay düzenli tutulduysa, yıllık hesap raporu birkaç saatte çıkar. Genel kurula sunulacak raporda şunlar bulunmalıdır:

• on iki ayın kategori bazlı toplamları ve işletme projesindeki tahminle farkı,
• yıl başı ve yıl sonu banka bakiyesi, ayrıca gösterilmiş yedek akçe,
• tahsil edilemeyen alacakların toplamı ve takipteki dosya sayısı (isim vermeden),
• olağanüstü harcamalar ve dayandıkları kararlar,
• denetçinin raporu ve banka ekstrelerinin incelemeye açık olduğu bilgisi.

Bu rapor, yöneticinin ibrasının da temelidir. Farkların açıklaması (ör. “elektrik giderinde tahmini aşan kısım hidrofor arızasından kaynaklanmıştır”) birer cümleyle yazılırsa, genel kurulda soru-cevap kısalır ve yeni işletme projesi daha gerçekçi hazırlanır.

Kâğıt defter mi, hesap tablosu mu, uygulama mı?

Yöntem ne olursa olsun kurallar aynıdır: her hareket bir kez ve tarih sırasıyla girilir, her satır bir belgeye bağlanır, ay sonunda bankayla eşleştirilir. Küçük binalarda basit bir hesap tablosu yeterlidir; dosyanın her ay sonu tarihli bir kopyasını saklamak, sonradan yapılan değişiklikleri görünür kılar. Daire sayısı arttıkça tahakkuk, gecikme tazminatı ve banka eşleştirmesini otomatik yapan bir yönetim uygulaması iş yükünü azaltır; ancak uygulama kullanılması, kanunun öngördüğü işletme defteri ve karar defteri yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Kim görebilir, ne sıklıkla paylaşılır?

Aylık özetin kat maliklerine düzenli paylaşılması kanunen her ay zorunlu tutulmuş bir işlem olmasa da şeffaflığın en ucuz yoludur. Hareket listesi ve belgeler ise isteyen malike ve denetçiye incelemeye açık tutulur. Kiracılar, oturdukları daireye ait tahakkuk ve ödemeleri görebilmelidir; diğer dairelerin borç bilgisi ise kiracılarla paylaşılmamalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Satır silmek: yanlış kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir ve açıklaması yazılır.
• Kişisel harcamalarla bina harcamalarını aynı tabloda karıştırmak.
• Ek aidat ve yedek akçeyi normal aidatla aynı kolonda toplamak.
• Tabloyu yalnız genel kurul öncesi bir gecede hazırlamak; aylık tutulmayan tablo yıl sonunda tutmaz.

Basit bir hesap tablosu programıyla bu düzeni kurmak mümkündür; önemli olan her ay aynı disiplinle sürdürmektir. Kuzey Bina Yönetimi, yönettiği binalarda bu üç tabloyu aylık olarak hazırlar ve kat maliklerinin kendi satırını çevrim içi görmesini sağlar; bina muhasebesi hizmetimiz hakkında bilgi için 0850 302 19 05 numarasından bize ulaşabilirsiniz.