Genel kurul divanı nasıl seçilir? Başkan ve yazmanın görevi

Kısa cevap: Genel kurulu yönetici değil, toplantının başında katılanların seçtiği divan yönetir. Divan genellikle bir başkan ve bir yazmandan oluşur; kalabalık sitelerde oy toplayıcılar eklenir. Divan seçimi gündemin ilk maddesidir ve oy çokluğuyla yapılır. Divan toplantının düzeninden, oyların doğru sayılmasından ve tutanağın eksiksiz yazılıp imzalatılmasından sorumludur.

Divan kanunda nerede?

Kat Mülkiyeti Kanunu, divanın nasıl seçileceğini ayrıntılı düzenlemez; kurulun toplanmasını, karar almasını ve kararların karar defterine yazılıp imzalanmasını düzenler. Divan, bu işlerin düzgün yürümesi için uygulamada ve çoğu yönetim planında yerleşmiş bir yöntemdir. Yönetim planınızda toplantıyı kimin yöneteceğine dair özel bir hüküm varsa önce ona uyulur.

Yöneticinin kendi faaliyetinin ve ibrasının görüşüleceği toplantıyı yönetmesi çıkar çatışması doğurur. Bu yüzden yöneticinin divan başkanı olmaması iyi uygulamadır; yönetici toplantıda raporunu sunar ve soruları yanıtlar.

Küçük binalarda "zaten hepimiz tanışıyoruz, divana gerek yok" denerek toplantı yöneticinin sohbetiyle geçirilir. Toplantı sakin geçse bile, kimin toplantıyı yönettiği ve kararı kimin yazdığı belli olmadığında tutanak zayıflar. Altı daireli bir binada bile bir başkan ve bir yazman seçmek iki dakika sürer; sonradan çıkacak bir itirazda ise toplantının düzenli yapıldığını gösteren en somut kanıt olur.

Divan nasıl seçilir? Adım adım

1. Açılış: Toplantıyı çağıran (çoğunlukla yönetici) saat geldiğinde hazirun cetvelini kontrol eder ve toplantı yeter sayısının olup olmadığını açıklar.
2. Aday sorma: Divan başkanlığı ve yazmanlık için öneri istenir.
3. Oylama: Adaylar el kaldırarak oylanır; tek aday varsa yine oylanır.
4. Tutanağa geçirme: "Divan başkanlığına ……, yazmanlığa …… oy çokluğuyla seçildi" diye yazılır.
5. Devir: Toplantı yönetimi divan başkanına geçer.

Divan üyelerinin kat maliki olması beklenir. Vekil olarak katılan bir kişinin divana seçilmesi kanunen yasak değildir; ancak yönetim planınızda bir sınırlama olup olmadığına bakın.

Kim ne yapar?

Divan başkanı için açılış metni

"…… tarihli kat malikleri kurulu toplantısına hoş geldiniz. Binamızda …… bağımsız bölüm bulunmaktadır; hazirun cetveline göre ……'i asaleten, ……'i vekâleten olmak üzere …… bağımsız bölüm temsil edilmektedir. Toplantı yeter sayısı sağlanmıştır. Gündem, çağrı yazısında bildirilen …… maddeden oluşmaktadır. Gündem dışı konularda karar alınamayacağını hatırlatırım; bu tür konular dilek ve temenniler maddesinde konuşulabilir. Söz almak isteyenler el kaldırsın; her konuşma için …… dakika süre önerilmektedir."

Toplantıyı yönetmenin püf noktaları

• Gündeme sadakat: Gündemde olmayan konuda karar alınmaz; başkan bunu baştan söyler. Ayrıntı için gündem dışı konuda karar yazımıza bakın.
• Söz sırası: Söz isteyenler not edilir; aynı kişiye ikinci söz, sırası gelince verilir.
• Oylamadan önce metin: Oylanacak karar metni yüksek sesle okunur; "ne oyladık" tartışması böyle önlenir.
• Gerginlikte ara: Tartışma büyürse başkan kısa bir ara verebilir. Düzeni bozan kişiler için genel kurulda düzeni bozan kişi yazımızı okuyun.

Tutanak sorumluluğu ve kapanış

Toplantı bitmeden yazman tutanağı okur; divan ve katılanlar imzalar. Divan başkanı, tutanağın karar defterine işlendiğinden ve hazirun cetveli ile vekâletnamelerin eklendiğinden emin olmadan toplantıyı kapatmamalıdır. Tutanağın içeriği için genel kurul tutanağı nasıl yazılır yazımız bir şablon sunar.

Açık oylama mı, gizli oylama mı?

Kat malikleri kurulunda oylama çoğunlukla el kaldırarak yapılır; yazman her oylamada kabul, ret ve çekimser sayısını not eder. Yönetici seçimi gibi kişisel gerginlik yaratabilecek konularda bazı binalar gizli oylamayı tercih eder. Gizli oylama yapılacaksa:

• Oy pusulaları önceden hazırlanır ve her bağımsız bölüme bir pusula verilir.
• Vekiller, temsil ettikleri her bölüm için ayrı pusula alır.
• Oylar divan önünde, herkesin görebileceği şekilde sayılır.
• Sonuç ve pusula sayısı tutanağa yazılır; pusulalar bir süre saklanır.

Çok daireli maliklerin oy sınırı varsa, gizli oylamada bunun nasıl uygulanacağı önceden belirlenmelidir; aksi hâlde sayım tartışmalı hâle gelir.

Divanın yapamayacakları

• Gündemi değiştirmek ya da gündeme yeni madde eklemek,
• Toplantı yeter sayısı yokken "nasılsa çoğunluk burada" diyerek karar aldırmak,
• Bir malikin ya da usulüne uygun vekilin oy kullanmasını engellemek,
• Tutanağı toplantıdan sonra değiştirmek.

Divan başkanının tarafsız kalması da önemlidir. Başkan kendi görüşünü söyleyebilir, ama söz sırasını kendi lehine kullanmamalı, karşı görüşteki malikin konuşmasını kesmemelidir. Toplantıda bir tartışma çıkar ve başkanın tarafsızlığı sorgulanırsa, yazmanın bu itirazı tutanağa yazması itiraz edenin hakkını korur ve toplantının devam etmesine imkân verir.

Divan, kurulun yetkilerini kullanan bir organ değil, toplantının düzenini sağlayan bir kuruldur. Kararı kat malikleri verir; divan bu kararın doğru alınmasını ve doğru yazılmasını sağlar.

Toplantı öncesi divan dosyası

Divan başkanının işini kolaylaştırmak için yönetici, toplantıdan önce küçük bir dosya hazırlamalıdır:

• Tapu kaydına göre hazırlanmış hazirun cetveli ve arsa payı listesi,
• Çağrı yazısının örneği ve tebliğ belgeleri,
• Gündem sırasına göre dizilmiş karar taslakları,
• Faaliyet raporu, denetçi raporu ve önerilen işletme projesi,
• Boş vekâletname örnekleri ve karar defteri.

Bu dosya hazırsa divan başkanı salonda belge aramakla vakit kaybetmez ve her soruya belgeyle yanıt verilebilir.

Kuzey Bina Yönetimi, toplantı düzeni ve tutanak hazırlığında binalara destek verir; bilgi için genel kurul organizasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut durumda yönetim planınızı ve gerekirse avukat görüşünü esas alın.