Apartman WhatsApp grubunda borç ve telefon paylaşmak suç mu?

Kısa cevap: Apartman grubunda bir kişinin aidat borcunu, telefonunu, kamera görüntüsünü ya da özel durumunu paylaşmak, kişisel verilerin hukuka aykırı yayılması anlamına gelebilir; KVKK kapsamında idari yaptırım, Türk Ceza Kanunu kapsamında şikâyet ve tazminat riski doğurur. Grup kurmak yasak değildir; sorun, grubun ne için ve nasıl kullanıldığıdır. Yönetim için en güvenli yol, yalnız duyuru amaçlı, üyeliği gönüllü ve kişisel bilgi paylaşılmayan bir kanaldır.

Grup kurmak yasak mı?

Hayır. Sakinlerin kendi aralarında kurduğu bir sohbet grubu, katılanların kendi tercihidir. Ama grubu yönetim kurar ve yönetir, sakinleri yönetimdeki iletişim listesinden gruba eklerse durum değişir: yönetim, elindeki telefon numaralarını başka bir amaçla (herkesin gördüğü bir gruba açmak için) kullanmış olur. Aidat bildirimi için verilen numara, otomatik olarak herkesle paylaşılabilecek bir numara değildir.

Mesajlaşma uygulamalarında grup üyeleri genellikle birbirlerinin numarasını görebilir. Kimi sakin, numarasının üst kattaki komşusu ya da kiracılar tarafından bilinmesini istemeyebilir. Bu nedenle gruba eklemeden önce kişinin onayını almak gerekir.

Grupta paylaşılmaması gerekenler

Türk Ceza Kanunu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkasına verilmesini ya da yayılmasını suç olarak düzenler; özel hayatın gizliliğini ihlal ve hakaret de ayrı suçlardır. Mesajı yazan kişi, yönetici olsun ya da olmasın, kendi paylaşımından sorumludur. Yöneticinin yaptığı paylaşım ise ayrıca veri sorumlusu olarak yönetimi de sorumluluk altına sokar.

Güvenli kanal nasıl kurulur? Adım adım

1. Amacı belirleyin: Grup yalnız bina duyuruları (su kesintisi, asansör bakımı, toplantı tarihi) için olsun. Bunu grup açıklamasına yazın.
2. Tek yönlü yapın: Uygulamanın "yalnız yöneticiler mesaj gönderebilir" ayarını ya da duyuru kanalı özelliğini kullanın. Tartışma çıkmaz, kimse kimseyi hedef alamaz.
3. Gönüllü katılım: Kimseyi habersiz eklemeyin. Davet bağlantısı paylaşın veya yazılı onay alın; katılmayanlara duyurular pano ve SMS ile ulaşmaya devam etsin.
4. Numara görünürlüğünü anlatın: Katılırken diğer üyelerin numarayı görebileceğini açıkça söyleyin.
5. Aydınlatma metni: Hangi iletişim bilgisinin hangi amaçla kullanıldığını yönetimin aydınlatma metnine ekleyin (aydınlatma metni rehberi).
6. Kişisel konular kişisel kanaldan: Borç, şikâyet, hasar gibi konular yalnız ilgili kişiyle konuşulur.
7. Taşınanı çıkarın: Daireden taşınan kiracı ya da satış yapan malik gruptan çıkarılmalıdır.

Gruba asılabilecek kurallar metni

Bu grup, ..... Apartmanı yönetiminin duyuru kanalıdır. Grupta yalnız yönetim mesaj gönderir. Katılım isteğe bağlıdır; grup üyeleri telefon numaranızı görebilir. Aidat, borç, şikâyet ve kişisel konular grupta paylaşılmaz; bunlar için yönetime doğrudan ulaşınız. Grupta paylaşılan duyurular ayrıca ilan panosunda da yer alır.

Grupta rahatlıkla paylaşılabilecekler

Kurallar konuşulunca grup işlevsiz kalacakmış gibi görünebilir; oysa kişisel veri içermeyen her bina duyurusu grupta paylaşılabilir:

• planlı su, elektrik ve doğalgaz kesintileri, asansör ve kazan bakım saatleri,
• genel kurul tarihinin hatırlatması (resmî çağrının yanında),
• ilaçlama, temizlik, bahçe bakımı gibi ortak alan çalışmaları,
• binanın toplam gelir-gider özeti ve kasa durumu, kişi belirtmeden,
• kar, buz, fırtına gibi durumlarda güvenlik uyarıları.

Sakinlerin kendi kurduğu grupta olanlar

Bazı binalarda yönetim dışında, sakinlerin kendi kurduğu bir sohbet grubu vardır ve tartışmalar oradan çıkar. Yönetici bu grubun sahibi değilse içeriğinden doğrudan sorumlu tutulmaz; ama yönetici sıfatıyla orada borçlu bilgisi paylaşırsa kendi paylaşımından sorumludur. Yönetici olarak böyle bir grupta:

• kişisel bilgi içeren soruları "yazılı başvurunuzu yönetime iletin" diyerek grup dışına taşıyın,
• bir komşu hakkında yapılan suçlamalara katılmayın,
• resmî duyuruyu yönetimin kendi kanalından yapın; sohbet grubunu resmî bildirim yeri olarak kullanmayın.

Grubu kim yönetmeli, ne zaman kapatılmalı?

Duyuru grubunun yöneticisi kişi değil makam olmalıdır: grup "..... Apartmanı Yönetimi" adıyla açılır, yönetici değiştiğinde grup yetkisi de yeni yöneticiye devredilir. Eski yöneticinin grupta yönetici olarak kalması, görevi bittikten sonra bile sakinlere "yönetim adına" mesaj atabilmesi demektir; devir teslim tutanağına grup yetkisinin devri de yazılmalıdır.

Yönetimin dikkat edeceği diğer noktalar:

• Grup üye listesini yılda bir gözden geçirin; taşınanları, satış yapanları çıkarın.
• Gruba yalnız hane başına bir kişi eklenmesini isteyebilirsiniz; liste kısaldıkça numaraların görünmesi de sınırlanır.
• Tartışma çıkmış ve kişisel saldırıya dönmüşse mesajları silmek yerine yazışmayı kayıt altına alın, grubu geçici olarak "yalnız yönetici yazabilir" ayarına çekin.
• Grup amacına hizmet etmiyorsa kapatmaktan çekinmeyin; duyuru için ilan panosu ve kişisel bildirim yeterlidir.

Unutulmaması gereken bir nokta: grupta paylaşılan bir mesaj silinse bile üyelerin telefonunda, ekran görüntülerinde ve yedeklerde kalabilir. Bu yüzden "yanlışlıkla attım, sildim" demek çoğu zaman yeterli olmaz; kişisel bilgi içeren bir mesaj gönderildiyse ilgili kişiden özür dilenmesi, mesajın herkesten silinmesi ve olayın yönetim kaydına yazılması gerekir.

Grup mesajı resmî bildirim sayılır mı?

Genel kurul çağrısı, işletme projesinin bildirimi ya da ihtar gibi sonuç doğuran bildirimler için mesaj grubu tek başına yeterli değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu çağrı ve bildirimlerin ispatlanabilir biçimde yapılmasını ister; grup mesajı ancak ek bir hatırlatma olabilir. Usulüne uygun çağrı için genel kurul çağrı yazısı örneği yazımıza bakabilirsiniz.

Sakin iletişimini kayıt altında ve kişisel verileri koruyarak yürütmek isterseniz Kuzey Bina Yönetimi ekibiyle apartman yönetimi sürecini birlikte planlayabiliriz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıkta avukata danışın.