Apartman kamera kaydı polise veya sakine verilebilir mi?

Kısa cevap: Apartman kamera kaydı, kolluk kuvvetinin (polis, jandarma), savcılığın ya da mahkemenin talebi üzerine verilebilir; bu, kanunlarda öngörülen bir aktarımdır. Sakinin "aracımı kim çizdi" gibi bir talebinde ise görüntü kural olarak sakine verilmez; yönetici kaydı inceleyip ilgili kesiti saklamaya alır ve sakini şikâyet yoluna yönlendirir. Kişi yalnız kendi görüntüsüyle ilgili KVKK kapsamında başvuru hakkına sahiptir.

Önce temel: görüntünün sahibi kim?

Ortak alanlardaki kamera sistemini yönetim kurar ve işletir; bu yüzden kayıtlarda görünen kişilere ait veriler bakımından veri sorumlusu yönetimdir. Kameranın kurulması, yerleri ve aydınlatma levhası konusu ayrı bir yazının konusudur (kamera ve KVKK kuralları). Bu yazı, kayıt alındıktan sonra gelen talepleri ele alıyor: kim isteyebilir, nasıl verilir?

Her talepte yöneticinin kendine soracağı iki soru vardır: Talep edenin bu görüntüyü almak için kanuni bir dayanağı var mı? Varsa, amaca yetecek en dar kesit hangisi? Bu iki soru, aşağıdaki tablonun özetidir.

Kim isteyebilir? Hızlı tablo

Kolluk talebinde ne yapılır?

Ceza Muhakemesi Kanunu, soruşturma yürüten makamlara kamu kurum ve kişilerden bilgi ve belge isteme yetkisi verir; KVKK da kanunlarda açıkça öngörülen hâllerde ve yargı işlemleri kapsamında aktarımı mümkün kılar. Yöneticinin kayıt vermeyi reddetmesi gerekmez; ama işlemi kayıt altına almalıdır:

1. Talepte bulunan görevlinin adını, sicil numarasını ve birimini not edin; mümkünse resmî yazı isteyin.
2. Olay tarihini ve istenen saat aralığını netleştirin; tüm arşivi değil, ilgili kesiti verin.
3. Kaydı bir USB belleğe ya da görevlinin gösterdiği yönteme aktarın; aynı kesitin bir kopyasını yönetimde mühürlü dosyada saklayın.
4. Teslim tutanağı düzenleyin ve iki tarafça imzalayın.
5. Talebi ve teslimi yönetimin kayıt defterine işleyin.

Talep telefonla ya da "karakoldan geliyoruz" diye sözlü yapıldığında acele etmeyin. Kaydı hemen yedekleyip saklamaya almak, teslimi ise görevlinin kimliği ve talep bilgisi netleştikten sonra yapmak hem soruşturmanın hem yönetimin yararınadır. Kayıt cihazının kendisi istenirse, cihazın teslimi de aynı tutanakla belgelenmeli ve iade tarihi not edilmelidir.

Teslim tutanağı örneği

..... Apartmanı Yönetimi — Kamera Kaydı Teslim Tutanağı. Tarih: ..... Talep eden birim: ..... Görevli adı-soyadı / sicil no: ..... Olay: ..... (soruşturma no varsa yazınız). Teslim edilen kayıt: ..... kamerası, ..../..../...... tarihinde saat ..... ile ..... arası. Teslim ortamı: ..... Yönetimde saklanan kopya: Evet. Yukarıdaki kayıt, adli işlem amacıyla teslim edilmiş ve teslim alınmıştır. Teslim eden (Yönetici): ..... İmza: ..... Teslim alan: ..... İmza: .....

Sakin isterse ne olur?

En sık karşılaşılan durum budur: otoparkta aracı çizilen, bisikleti çalınan ya da kargosu kaybolan sakin görüntüyü ister. Görüntüde başka komşular da bulunur ve sakine verilen kayıt kolayca mesaj gruplarına düşer. Doğru sıra şudur:

• Sakinden olayın tarih ve saat aralığını yazılı olarak alın.
• Yönetici veya yetkilendirilen kişi kaydı inceler; sakin de inceleme sırasında yanında bulunabilir, ancak kopya verilmez.
• İlgili kesit, üzerine yazılmaması için ayrıca yedeklenir.
• Sakine "kayıt saklandı, şikâyetiniz üzerine kolluğa teslim edilecek" diye yazılı bilgi verilir.
• Sakin karakola veya savcılığa başvurduğunda kayıt resmî talep üzerine teslim edilir.

Kişi yalnız kendi görüntüsünü isterse KVKK'daki ilgili kişi hakları devreye girer. Veri sorumlusu başvuruyu en geç otuz gün içinde sonuçlandırmalıdır. Kayıtta başka kişiler de varsa onların görüntüsü bulanıklaştırılarak verilebilir ya da görüntü yönetimde izletilerek bilgi verilebilir.

Kayıtlara binada kim erişebilir?

Talep yönetimi kadar önemli bir konu da kayıt cihazına kimin eriştiğidir. Birçok binada kayıt cihazı kapıcı odasında durur, şifresi herkesçe bilinir ve görüntüler istenildiği zaman izlenir. Bu düzen, hem veri güvenliği yükümlülüğüne aykırıdır hem de bir olay olduğunda "kayıt kimin elinden geçti" sorusunu cevapsız bırakır. Önerilen iç kural:

1. Kayıt cihazına erişim yöneticiyle ve kurul kararıyla belirlenen en fazla bir yedek kişiyle sınırlıdır.
2. Canlı izleme ekranı, varsa güvenlik görevlisinde bulunur; kayıttan geriye dönük izleme yalnız yetkili kişiyle yapılır.
3. Her geriye dönük izleme ve dışa aktarma, tarih, saat, amaç ve izleyen kişiyle bir deftere yazılır.
4. Cihaz şifresi yönetici değiştiğinde değiştirilir; uzaktan erişim uygulaması kullanılıyorsa eski yöneticinin erişimi kapatılır.

Bu kural kat malikleri kurulunda kabul edilip aydınlatma metnine eklenirse, hem sakinlere güven verir hem de bir şikâyette yönetimin özen gösterdiğini kanıtlar.

Saklama süresi ve "üzerine yazma"

Kanunda apartmanlar için tek bir saklama süresi yoktur; süre, güvenlik amacıyla orantılı olmalı ve yönetimin aydınlatma metninde yazılmalıdır. Uygulamada kayıt cihazları belirli bir süre sonra eski kaydın üzerine yazar. Bu yüzden:

• Bir olay bildirildiğinde ilgili kesit hemen ayrıca yedeklenmelidir; birkaç gün beklemek kaydın silinmesine yol açabilir.
• Yedeklenen kesit, soruşturma ya da uyuşmazlık sonuçlanana kadar saklanır, sonra silinir ve silme tarihi deftere yazılır.
• Olay olmayan kayıtların süre bitince otomatik silinmesi normaldir; "her şeyi sonsuza kadar saklamak" ölçülülük ilkesine aykırıdır.

Sık yapılan hatalar

• Görüntüyü telefonla ekrandan çekip sakine göndermek,
• kayıt cihazının şifresini kapıcı dahil herkesle paylaşmak,
• polis talebinde tutanak tutmamak, hangi kesitin verildiğini bilmemek,
• "bu kişiyi tanıyan var mı" diye görüntüyü panoya asmak.

Kamera sistemi, kayıt erişimi ve olay sonrası prosedür için Kuzey Bina Yönetimi ile güvenlik hizmetleri kapsamında bir erişim düzeni kurabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; tereddütlü taleplerde avukata danışın.