Aidat borçlularının listesi panoya asılabilir mi? KVKK

Kısa cevap: Hayır, aidat borçlularının ad, soyad, daire numarası ve borç tutarıyla herkesin görebileceği bir yere asılması önerilmez. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) ölçülülük ve amaçla sınırlılık ilkelerine aykırı düşer; Kişisel Verileri Koruma Kurulu da benzer ilan uygulamalarını hukuka aykırı bulup idari para cezası verdiği kararlar yayımlamıştır. Borç, borçluya kişisel bildirimle ve kanuni tahsil yollarıyla takip edilir.

Neden sorun? KVKK ne diyor?

Bir kat malikinin adı, daire numarası ve ne kadar borcu olduğu, kimliği belirli bir kişiye ait bilgidir; yani kişisel veridir. Apartman ya da site yönetimi bu verileri aidat tahsili için işler ve bu bakımdan veri sorumlusu konumundadır.

KVKK'nın 4. maddesi, kişisel verilerin işlenmesinde şu genel ilkelere uyulmasını ister:

• hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma,
• belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Aidat borcunu tahsil etmek meşru bir amaçtır. Ama bu amaç için borcu bütün sakinlere, misafirlere, kargocuya ve kapıcıya duyurmak gerekli değildir. Borçluya doğrudan yazmak aynı amaca ulaşır. Teşhir, amaca hizmet etmeyen, baskı yaratmaya dönük bir işlemdir ve ölçülülük ilkesini aşar.

Yaptırım ne olabilir?

Sorumluluk yalnız listeyi asan kişide kalmayabilir. Yönetici, yönetim kurulu ya da bu yönde karar alan kurul üyeleri de soruşturmanın konusu olabilir. "Genel kurulda karar aldık" demek, kanuna aykırı bir işlemi hukuka uygun hâle getirmez.

Bir de "kiracılar görüyor" sorunu vardır. Borçlu listesi panoya asıldığında onu yalnız kat malikleri değil, kiracılar, misafirler, kurye ve teknik servis çalışanları da görür. Borç ilişkisi kat malikiyle yönetim arasındadır; bina sakinlerinin büyük kısmının bu bilgiyi öğrenmesi için hiçbir hukuki gerekçe yoktur. Bu yüzden "nasılsa hepimiz biliyoruz" düşüncesi, teşhiri hukuka uygun hâle getirmez.

Panoya asılamayanlar, kullanılabilecek yollar

Genel kurulda borçlular konuşulabilir mi?

Bu nokta tartışmalıdır ve dikkatli olunmalıdır. Kat malikleri, ortak giderlerin nasıl yönetildiğini denetleme hakkına sahiptir; yöneticinin hesap verirken tahsil edilemeyen alacakları ve hangi dosyaların icrada olduğunu açıklaması bu denetimin parçasıdır. Uygulamada kabul gören yaklaşım:

• Toplantıda alacak durumu toplam rakamla ve dosya sayısıyla sunulur.
• Ayrıntılı döküm, isteyen kat malikinin incelemesine yönetim ofisinde açık tutulur; çoğaltılıp dağıtılmaz.
• Tutanağa yalnız alınan karar ("şu daireler hakkında icra takibi başlatılmasına") yazılır; tutanak kiracılara ya da bina dışına dağıtılmaz.

Hangi bilginin ne ölçüde paylaşılacağı konusunda tereddüt varsa avukat görüşü alınması doğru olur.

Yönetici için adım adım doğru tahsilat

1. Aylık hesap özeti: Her daireye yalnız kendi borcunu gösteren kişisel bildirim gönderin.
2. Hatırlatma: Vadeden kısa süre sonra nazik bir hatırlatma; tercihen yazılı.
3. İhtar: Borç dökümü, dönemler ve Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre işleyen aylık %5 gecikme tazminatıyla birlikte (ihtar örneği).
4. Kurul yetkisi ve icra: Ödenmezse avukat aracılığıyla icra takibi (icra aşamaları).
5. Kayıt: Bildirimlerin ve ihtarların tarihlerini saklayın; bu kayıtlar ilerde hem tahsilatta hem olası şikâyette yönetimi korur.

Borçlu kişi yönetime başvurursa

Borcu teşhir edilen ya da edilmesinden çekinen kat maliki, KVKK'daki ilgili kişi haklarını kullanarak yönetime yazılı başvurabilir: hangi verisinin işlendiğini, kimlere aktarıldığını, hangi amaçla kullanıldığını sorabilir; hukuka aykırı işlenen verinin silinmesini isteyebilir. Yönetim bu başvuruyu en geç otuz gün içinde, yazılı olarak cevaplamalıdır. Cevapsız bırakılan başvuru, Kurul'a yapılacak şikâyetin önünü açar.

Başvuruya verilecek cevapta şunlar yer almalıdır:

• borç bilgisinin yalnız tahsilat ve hesap tutma amacıyla işlendiği,
• bilginin kimlerle paylaşıldığı (ör. icra takibi için avukat, muhasebe hizmeti alınan firma),
• panoya asılan bir liste varsa kaldırıldığı ve tarihi,
• ilerde aynı uygulamanın yapılmayacağı.

Bu cevap, borcun ortadan kalktığı anlamına gelmez. Borç takibi kanuni yollarla sürer; yalnız yöntem düzeltilmiş olur. Yönetimde değişiklik olsa bile başvuru ve cevap yazısı yönetim arşivinde saklanmalıdır.

Panoya asılabilecek örnek duyuru

İsim vermeden bilgilendirme yapmak mümkündür. Uyarlanabilir bir metin:

Sayın Kat Malikleri ve Sakinler, binamızın birikmiş aidat alacağı bu ay itibarıyla toplam ..... TL'dir. Ödenmeyen aidatlar, ödeyen komşularımızın yükünü artırmakta ve planlanan bakım işlerini geciktirmektedir. Hesap durumunu öğrenmek isteyen kat maliklerimiz yönetimden kendi dökümlerini isteyebilir. Borcu bulunan dairelere ayrıca kişisel bildirim yapılmıştır. — Yönetim

Sık yapılan hatalar

• Listeyi "yalnız ilk ad ve soyadın baş harfiyle" asmak: küçük binada kişi yine belirlenebilir.
• Borçlunun kapısına uyarı kâğıdı yapıştırmak: komşuların gördüğü bir teşhir yöntemidir.
• Borçlu listesini kapıcıya ya da temizlik firmasına vermek: işi gereği bilmeleri gerekmiyorsa aktarmayın.
• Aydınlatma metni hiç hazırlamamak: yönetimin hangi verileri neden işlediğini yazılı duyurması gerekir (aydınlatma metni).

Borç takibini teşhir yerine düzenli bildirim ve hukuki süreçle yürütmek için Kuzey Bina Yönetimi ile aidat takibi ve tahsilat hizmetimizi konuşabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut durum için avukata danışın.