Bina yöneticisinin aylık ve yıllık iş takvimi

Kısa cevap: Yöneticinin işleri üç gruba ayrılır: her ay yapılanlar (aidat tahsilatı, faturalar, asansör bakımı, kapıcı maaşı ve SGK), mevsimlik işler (kış öncesi kazan ve baca, bahar sonrası çatı ve cephe kontrolü) ve yılda bir yapılanlar (genel kurul, işletme projesi, asansör periyodik kontrolü, yangın tüpü bakımı, DASK ve bina sigortası yenilemesi). Bu işleri bir takvime bağlamak hem unutulan yasal yükümlülükleri hem de son dakika masraflarını önler.

Takvimin yasal dayanakları

• Kat Mülkiyeti Kanunu: Kat malikleri kurulu yönetim planında belirtilen zamanda, yılda en az bir kez toplanır; yönetici bir yıl için seçilir ve yıllık işletme projesi hazırlar.
• Asansör İşletme, Bakım ve Onarım Yönetmeliği: Asansörün yetkili servisçe düzenli (aylık) bakımı.
• Asansör Periyodik Kontrol Yönetmeliği: Yılda bir periyodik kontrol ve etiket.
• Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik: Yangın söndürücü ve yangın tesisatının periyodik kontrolü.
• Afet Sigortaları Kanunu: Konutlarda zorunlu deprem sigortasının (DASK) her yıl yenilenmesi; poliçeler daire bazındadır.
• İş ve sosyal güvenlik mevzuatı: Kapıcı ya da personel varsa aylık bildirge, prim ve maaş ödemesi.

Her ay yapılacaklar

1. Aidat tahakkuku ve tahsilat takibi; gecikenlere hatırlatma.
2. Ortak elektrik, su, doğalgaz faturalarının ödenmesi ve tüketimin bir önceki ayla karşılaştırılması.
3. Asansör bakım servisinin gelişinin bakım formuyla teyidi.
4. Kapıcı ya da temizlik personelinin maaşı, SGK bildirgesi ve prim ödemesi.
5. Gelir-gider tablosunun ve banka ekstresinin maliklerle paylaşılması (bkz. gelir-gider tablosu nasıl tutulur).
6. Ortak alanların kısa turu: aydınlatma, kapı kapanması, yangın kapıları ve kaçış yolları.

Yıllık takvim (Kayseri için uyarlanmış örnek)

Aşağıdaki tablo, genel kurulu ilkbaharda yapan bir bina için hazırlanmıştır. Sizin binanızın genel kurul ayı farklıysa “genel kurul öncesi” işleri ona göre kaydırın.

Tarihi binaya özgü olan yıllık işler

Bazı işlerin ayı takvime değil, belgenin tarihine bağlıdır. Bunları ayrı bir listede, bitiş tarihleriyle tutun:

• Asansör periyodik kontrol tarihi ve etiket rengi (bkz. binada periyodik kontroller tablosu),
• yangın söndürücülerin bakım tarihleri,
• bina sigortası, asansör ve ortak alan sorumluluk poliçelerinin bitiş tarihleri,
• bakım ve hizmet sözleşmelerinin yenileme tarihleri,
• topraklama ve paratoner ölçüm raporlarının tarihi,
• karar defterinin sayfa durumu ve gerekirse yeni defterin noter tasdiki.

Takvimi işletmek için pratik öneriler

• Tek tablo tutun: İş, sorumlu, son tarih, yapıldı mı, belge nerede sütunlarıyla.
• Her işi belgeyle kapatın: Servis formu, fatura, fotoğraf; genel kurulda soru geldiğinde bunlar sizi korur.
• Bir ay önceden hatırlatma kurun: Özellikle periyodik kontrol ve sigorta bitişlerinde.
• Takvimi denetçiyle paylaşın: Denetçinin kontrolünü kolaylaştırır.
• Yeni yöneticiye devredin: Takvim, devir tutanağının ekinde olmalıdır.

Genel kurula geri sayım

Yılın en yoğun dönemi olağan genel kurulun öncesi ve sonrasıdır. Toplantı tarihinden geriye doğru planlamak, çağrı süresini kaçırmayı önler:

İşletme projesine bildirimden itibaren yedi gün içinde itiraz edilmezse proje kesinleşir; bu nedenle bildirimin tarihli ve ispatlanabilir yapılması, sonraki aidat takibinin dayanağı olur.

Haftalık küçük rutin

Aylık ve yıllık işlerin arasında, haftada yarım saat ayıracak bir kısa kontrol rutini birçok sorunu büyümeden yakalar:

• kazan dairesi, su deposu ve hidrofor odasında su kaçağı, koku ya da ses var mı,
• yangın kapıları kapanıyor mu, kaçış yollarında eşya var mı,
• asansör kabininde arıza bildirimi, kapı sorunları ya da anormal ses var mı,
• ortak alan lambaları ve otomatik aydınlatmalar çalışıyor mu,
• çöp alanı ve konteynerler düzenli mi,
• gelen şikâyet ve talepler not edildi, kime iletildi.

Bu kontrolleri kısa bir listeyle ve tarih yazarak yapmak, genel kurulda "yönetici ne yaptı" sorusuna somut bir cevap olur.

Yönetici değişirse takvim ne olur?

Takvim kişiye değil binaya aittir. Yeni seçilen yönetici devir tutanağıyla birlikte takvimi, açık işleri ve belge bitiş tarihlerini teslim almalıdır. Böylece asansör kontrolü ya da sigorta yenilemesi gibi yıllık işler, yönetim değişikliği sırasında kaybolmaz.

En sık unutulanlar

1. Genel kurul çağrısının süresine uyulmaması ve ikinci toplantı tarihinin yazılmaması.
2. Asansör kontrolündeki eksiklerin verilen süre içinde giderilmemesi.
3. Kazan dairesi bakımının ilk soğuklara bırakılması.
4. Su deposunun yıllarca temizlenmemesi.
5. Sözleşmelerin kendiliğinden yenilendiğinin fark edilmemesi.

Bu takvimi tek başına yürütmek zor geliyorsa işin bir kısmını devretmek mümkündür. Kuzey Bina Yönetimi, yıllık bakım ve kontrol planını binanıza göre hazırlayıp uygulayabilir; apartman yönetimi sayfamızda kapsamı bulabilirsiniz.