Yönetici tadilat için kaç teklif almalı? Şeffaf ihale usulü

Kısa cevap: Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye belirli sayıda teklif alma zorunluluğu getirmez; yönetim planında ya da kurul kararında bir kural varsa ona uyulur. Uygulamada büyük işler için en az üç yazılı ve aynı iş tanımına dayanan teklif alınması, bunların bir karşılaştırma tablosuyla genel kurula sunulması ve seçilen firmayla garanti şartlı yazılı sözleşme yapılması en sağlıklı yoldur. Bu düzen hem kat maliklerinin güvenini kazanır hem de yöneticiyi sonradan doğabilecek suçlamalardan korur.

Önce karar: işi kim onaylıyor?

Teklif toplamadan önce işin hangi kategoriye girdiğini belirleyin. İşletme projesinde öngörülmüş rutin bakım ve küçük onarımları yönetici yürütür. Çatının yenilenmesi, cephe ve mantolama, asansör modernizasyonu, kazan değişimi gibi işler ise ortak yerlerde önemli değişiklik ya da yüksek harcama anlamına gelir ve genel kurul kararı gerektirir; bazıları için kanun özel çoğunluk arar. Konu karar gerektiriyorsa teklifleri genel kurula götürmek, kararı da tekliflere dayandırmak en temiz yoldur. Sınırlar için yönetici harcama yetkisi sınırı yazımıza bakabilirsiniz.

Adım adım şeffaf teklif süreci

1. İş tanımını yazın: Ne yapılacak, hangi malzeme, hangi ölçüler, hangi standart. İş tanımı yoksa teklifler karşılaştırılamaz.
2. Keşif yaptırın: Firmaların binayı yerinde görmesini sağlayın; keşifsiz verilen teklif sonradan "ek iş" olarak büyür.
3. Aynı şartlarla teklif isteyin: Tüm firmalara aynı iş tanımını yazılı gönderin, aynı son teslim tarihini verin.
4. Teklifleri yazılı alın: Kaşeli, imzalı, KDV dahil/hariç olduğu açık, geçerlilik süresi yazılı.
5. Karşılaştırma tablosu hazırlayın: Aşağıdaki örnekteki gibi.
6. Kurula sunun: Teklifler ve tablo genel kurul çağrısına eklenebilir ya da toplantıda dağıtılır.
7. Kararı deftere yazın: Seçilen firma, iş tanımı ve ödeme şekli karara geçsin.
8. Sözleşme imzalayın ve işi teslim alın: Teslimde tutanak düzenleyin.

Karşılaştırma tablosu örneği

En düşük fiyat her zaman en iyi teklif değildir. Tablo, kat maliklerinin fiyatın yanında malzeme, süre ve garantiyi de görmesini sağlar.

Sözleşmede mutlaka olması gerekenler

• Tarafların doğru yazımı: "… Apartmanı Kat Malikleri adına yönetici" (bkz. apartmanın tüzel kişiliği),
• ayrıntılı iş tanımı ve teklifin sözleşmenin eki olduğu,
• başlama ve bitiş tarihi, gecikmede uygulanacak yaptırım,
• hakediş usulü: işin ilerlemesine göre ödeme, peşin ödemenin sınırlı tutulması,
• garanti süresi, garantinin kapsamı ve ayıp bildirim yöntemi,
• ek iş çıkarsa yazılı onay olmadan yapılmayacağı,
• iş güvenliği, işçilerin sigortası ve üçüncü kişilere verilecek zararların firmaya ait olduğu,
• gerekli ruhsat ve izinleri kimin alacağı, moloz ve şantiye düzeni.

Genel kurula sunum ve örnek karar

Teklifleri toplantıya getirirken her kat malikinin önünde aynı karşılaştırma tablosu olmalıdır. Mümkünse teklifler çağrı yazısıyla birlikte önceden gönderilsin; toplantıda ilk kez görülen rakamlar gereksiz tartışma yaratır. Firma temsilcilerinin toplantıya çağrılması da soruların yerinde yanıtlanmasını sağlar, ancak oylama sırasında salonda bulunmamaları daha doğrudur.

Karar defterine şu yapıda bir karar yazılabilir:

"Gündemin … maddesi gereğince çatı yalıtımı ve kaplama yenileme işi görüşüldü. Yöneticinin aynı iş tanımıyla aldığı üç yazılı teklif ve karşılaştırma tablosu incelendi. Yapılan oylamada … firmasının … tarihli teklifi, … yıl işçilik ve malzeme garantisi, işin ilerlemesine göre ödeme ve … gün iş süresi şartıyla kabul edildi. Bedelin kat maliklerinden arsa payı oranında, … taksitte toplanmasına; sözleşmenin kat malikleri adına yönetici tarafından imzalanmasına … oyla karar verildi."

Masrafın paylaştırma esasını ve toplanma takvimini kararda açıkça belirtmek, sonradan çıkabilecek "neden bu kadar ödüyorum" tartışmalarını büyük ölçüde önler. Ek bir aidatla toplanacaksa bunun da karara bağlanması gerekir.

İş tamamlandığında yönetici, sözleşmedeki iş tanımına göre teslim kontrolü yapmalı; eksik ya da hatalı kısımları teslim tutanağına yazmalı ve garanti süresinin başlangıç tarihini kayda geçirmelidir. Garanti kapsamındaki bir arızada firmaya yazılı bildirim yapılması, hakların korunması bakımından önemlidir.

Menfaat çatışmasına dikkat

Yöneticinin akrabası, ortağı ya da kendi firması teklif veriyorsa bu durum çağrı yazısında ve toplantıda açıkça söylenmelidir. Böyle bir teklifin değerlendirilmesinde yöneticinin kenarda durması ve kararı kurulun vermesi, sonradan doğabilecek şüpheleri baştan önler. Gizlenen bir çıkar ilişkisi, iş iyi yapılsa bile yöneticinin sorumluluğunu gündeme getirebilir.

Küçük işlerde de bir usul olsun

Her onarım için genel kurul toplamak mümkün değildir. Yönetici yetkisi içindeki daha küçük işlerde de şu basit usul, şeffaflığı korur:

• Mümkünse en az iki fiyat alın ve kısa bir notla kaydedin.
• Faturayı apartman adına ve vergi numarasıyla kestirin.
• Ödemeyi apartman hesabından yapın, nakit ödemeden kaçının.
• İşin öncesini ve sonrasını fotoğraflayın.
• Aylık gelir-gider raporunda işi ve tutarı ayrıca belirtin.

Acil işlerde (patlayan boru, kazan arızası, çatıdan su alma) teklif toplamaya zaman yoktur; yönetici zararı önlemek için hemen müdahale ettirir. Böyle durumlarda arızanın fotoğrafı, ustanın yazılı değerlendirmesi ve faturayla işin gerekçesi belgelenmeli, ilk genel kurulda bilgi verilmelidir.

Genel kurul, yöneticinin tek başına harcayabileceği tutar için bir üst sınır belirleyebilir. Bu sınırın kararda yazılı olması, yöneticinin hangi işi kendi başına, hangisini kurul onayıyla yapacağını netleştirir.

Sık görülen yanlışlar

• Telefonla alınan, yazıya dökülmeyen teklifler,
• her firmaya farklı iş tarif edilmesi, dolayısıyla karşılaştırılamayan rakamlar,
• tutarın büyük kısmının iş başlamadan peşin ödenmesi,
• garanti şartının sözleşmeye yazılmaması,
• işin teslim tutanağı olmadan kapatılması,
• teklif dosyasının yönetici değişince kaybolması.

Teklif dosyası, sözleşme, hakediş belgeleri ve teslim tutanağı apartman arşivinde saklanmalı; denetçi bu belgeleri inceleyebilmelidir.

Büyük bir onarım öncesinde iş tanımı ve teklif karşılaştırması hazırlamak için Kuzey Bina Yönetimi ile keşif planlayabilirsiniz; teknik bakım ve onarım sayfamızda nasıl çalıştığımızı bulabilirsiniz.