Apartmanın tüzel kişiliği var mı? Sözleşmeyi kim imzalar?

Kısa cevap: Hayır, apartmanın ya da sitenin tüzel kişiliği yoktur; hak ve borçların sahibi kat malikleridir. Bu nedenle sözleşmeler "X Apartmanı Kat Malikleri adına yönetici" sıfatıyla, yöneticinin imzasıyla yapılır. Yönetici bu yetkiyi kanundan ve kat malikleri kurulu kararından alır; yetkisini aşan büyük sözleşmeler için önce genel kurul kararı alınmalıdır.

Tüzel kişilik yoksa apartman nasıl işlem yapıyor?

Kat Mülkiyeti Kanunu apartmanı bir şirket ya da dernek gibi ayrı bir kişi olarak kurmaz. Ana gayrimenkulü kat malikleri birlikte yönetir; kurul karar verir, yönetici bu kararları uygular ve kat maliklerini temsil eder. Uygulamada kolaylık sağlayan bazı araçlar ise tüzel kişilik yaratmaz:

• Vergi kimlik numarası: Apartman adına alınabilir; banka hesabı ve fatura işlemlerinde kullanılır (bkz. apartman banka hesabı ve vergi numarası).
• SGK işyeri dosyası: Kapıcı çalıştırılıyorsa apartman adına işyeri tescili yapılır; işveren sıfatı yine kat maliklerine aittir.
• Abonelikler: Ortak elektrik, su ve doğalgaz abonelikleri apartman yönetimi adına açılır.

Sözleşmede taraf nasıl yazılır?

Taraf bilgisi yanlış yazıldığında, sözleşme yöneticinin şahsi sözleşmesi gibi görünebilir ve sonradan tartışma çıkar. Önerilen yazım:

İş sahibi: … Mahallesi, … Sokak No: … adresindeki … Apartmanı Kat Malikleri adına, … tarihli kat malikleri kurulu kararıyla seçilmiş yönetici … Vergi Kimlik No: … (apartman yönetimi)

Sözleşmeye yöneticiyi seçen kararın ve iş için alınmışsa harcama kararının karar defterinden onaylı örneğini eklemek, karşı tarafın da güvenini artırır.

Kim neyi imzalayabilir?

Yöneticinin bütçe dışı harcama yetkisinin sınırları için yönetici harcama yetkisi sınırı yazımıza bakabilirsiniz.

Borçtan kim sorumlu olur?

Usulüne uygun yapılmış bir sözleşmeden doğan borç, kat maliklerinin ortak borcudur ve ortak gider olarak işletme projesine göre paylaştırılır. Yöneticinin şahsi borcu değildir. Ancak şu durumlarda yöneticinin kişisel sorumluluğu gündeme gelebilir:

• Kurul kararı gereken bir işi kararsız yaptırmışsa,
• Verilen yetkinin açıkça dışına çıkmışsa,
• Sözleşmeyi kendi adına imzalayıp taraf bilgisini belirsiz bırakmışsa,
• Kendisine ya da yakınına çıkar sağlayan bir sözleşme yapmışsa.

Yöneticinin kat maliklerine karşı sorumluluğu vekâlet hükümlerine göre değerlendirilir. Bu nedenle her sözleşmenin dayanağını gösteren kararı dosyada saklamak, yöneticinin kendisini korumasının en kolay yoludur.

Vekâlet ilişkisi: yönetici ne kadar serbest?

Yöneticinin kat malikleriyle ilişkisi vekâlete benzer: kat malikleri adına iş görür ve onlara hesap verir. Bu ilişkinin pratik sonuçları şunlardır:

• Yönetici, kendisine verilen işleri özenle ve kat maliklerinin yararına yürütmekle yükümlüdür.
• Yaptığı işlerin hesabını belgeleriyle vermek zorundadır; genel kurul bu hesaba göre ibra kararı verir.
• Kurul kararlarına aykırı davranamaz; karar yoksa işletme projesinin ve kanunun çizdiği çerçevede hareket eder.
• Kendi çıkarı ile kat maliklerinin çıkarının çatıştığı işlerde durumu açıklamalı ve kararı kurula bırakmalıdır.

Dava açılırsa taraf kim olur?

Tüzel kişilik olmadığı için dava ve icra takibinde taraf yine kat malikleridir. Yönetici, kanunun ve kurulun verdiği yetki çerçevesinde kat malikleri adına aidat takibi gibi işlemleri yürütebilir. Hangi davada yöneticinin tek başına taraf olabileceği konusunda yargı kararları farklılık gösterebildiğinden, dava açmadan önce bir avukatla değerlendirme yapılmalıdır (bkz. yönetici dava açma yetkisi).

Pratikte en çok sorulan durumlar

Yönetici değişince eski sözleşmeler ne olur? Önceki yöneticinin kat malikleri adına usulüne uygun yaptığı sözleşmeler, yönetici değişti diye sona ermez; çünkü sözleşmenin tarafı yönetici değil kat malikleridir. Yeni yönetici sözleşmeyi sözleşmedeki fesih hükümlerine göre sona erdirebilir ya da devam ettirebilir.

Ortak elektrik aboneliği eski yöneticinin adına kalmışsa? Abonelik bilgileri devir sırasında yönetim adına güncellenmelidir. Aksi hâlde eski yönetici, ayrıldığı binanın faturalarıyla muhatap kalır; yeni yönetici de abonelik işlemlerinde yetki sorunu yaşar.

Kapıcının işvereni kim? Kat malikleridir; işveren adına yükümlülükleri yönetici yerine getirir. Kıdem gibi işçilik alacaklarında muhatap da yine kat malikleri olur, yönetici değişikliği bunu etkilemez.

Banka hesabı kimin adına açılır? Apartman yönetimi adına, vergi kimlik numarasıyla açılır; hesap üzerindeki imza yetkisi kurul kararıyla belirlenir. Yöneticinin şahsi hesabının apartman parası için kullanılması hem karışıklık hem sorumluluk doğurur.

Fatura kimin adına kesilmeli? Faturalar apartman yönetimi adına ve apartmanın vergi kimlik numarasıyla kesilmelidir. Yöneticinin şahsı adına kesilmiş faturalar, ortak gider olduklarının ispatında ve denetimde sorun çıkarır. Vergi numarası henüz alınmamışsa, bu işlemin bir an önce tamamlanması önerilir.

Site yönetiminde kim imzalar? Toplu yapılarda yönetim kurulu ya da site yöneticisi, toplu yapı yönetim planında belirlenen yetki çerçevesinde imzalar. Blok yöneticisinin yetkisi kendi bloğuyla sınırlıdır.

İmzadan önce kontrol listesi

1. Yöneticinin görev süresi devam ediyor mu, seçim kararı defterde var mı?
2. Bu iş için ayrıca kurul kararı gerekiyor mu, alındı mı?
3. Taraf bilgisi "kat malikleri adına yönetici" şeklinde mi?
4. Ödeme apartman hesabından mı yapılacak, şahsi hesap kullanılmıyor mu?
5. Sözleşmenin bir nüshası apartman arşivine kondu mu?

Sözleşmeleri doğru tarafla ve belgeli yapmak, yönetici değişikliklerinde bile süreklilik sağlar. Kuzey Bina Yönetimi, sözleşme ve karar düzeninin kurulmasında destek verir; apartman yönetimi sayfamızdan ayrıntıya ulaşabilirsiniz.