Genel kurul toplantısı ses veya video ile kaydedilebilir mi?

Kısa cevap: Kanunda genel kurulun kaydedilmesini yasaklayan ya da zorunlu kılan açık bir hüküm yoktur; kayıt mümkündür ama ses ve görüntü kişisel veridir. Bu nedenle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında katılımcıların önceden bilgilendirilmesi, kaydın amacının (tutanağa ispat desteği) belirlenmesi, sınırlı süre saklanması ve yalnız bu amaçla kullanılması gerekir. Gizli kayıt ve kaydın sosyal medyada paylaşılması ise ciddi hukuki risk taşır.

Neden kayıt isteniyor?

Genel kurullardaki uyuşmazlıkların büyük kısmı “kim ne dedi, kim nasıl oy verdi” sorusundan çıkar. Tutanağa itiraz eden, “ben karşı oy verdim ama yazılmadı” diyen ya da toplantının hiç yapılmadığını iddia eden malikler karşısında kayıt güçlü bir destek olabilir. Öte yandan bazı malikler kayıt altında konuşmaktan çekinir; kaydın kişisel tartışmalarda koz olarak kullanılması da ayrı bir sorundur. İki ihtiyaç arasında denge kurmak gerekir.

Kim kaydediyor? Risk tablosu

Kaydın mahkemede delil olarak kullanılabilmesi, nasıl elde edildiğine bağlıdır ve somut olayda mahkemenin takdirindedir. Bu nedenle kaydı açık ve duyurulmuş yöntemle yapmak, hem KVKK hem ispat açısından en güvenli yoldur.

KVKK açısından yapılması gerekenler

1. Amacı belirleyin: “Tutanağın doğruluğunun ispatı ve olası uyuşmazlıklarda delil” gibi sınırlı ve açık bir amaç.
2. Aydınlatın: Çağrı yazısına kısa bir not ekleyin; toplantı başında da sözlü olarak tekrarlayın. Binanın genel aydınlatma metni varsa kayıt maddesini oraya ekleyin (bkz. apartman KVKK aydınlatma metni).
3. Kapsamı daraltın: Görüntü yerine yalnızca ses kaydı çoğu zaman yeterlidir; kamera kullanılacaksa katılımcılara değil divan masasına yöneltin.
4. Erişimi sınırlayın: Kaydı yönetici ve divan başkanı saklar; kat maliki talep ederse dinleme imkânı yönetimde sağlanır, kopya dağıtılmaz.
5. Saklama süresini yazın: Örneğin iptal davası süreleri ve olası uyuşmazlıklar sonuçlanana kadar; sonra silinir ve silme tarihi not edilir.
6. Güvenli saklayın: Şifreli bir klasör veya yönetim yazılımı; kişisel telefonlarda dağınık dosyalar değil.

Çağrıya eklenebilecek not ve tutanak maddesi örneği

Çağrı notu: Toplantı, tutanağın doğruluğunun ispatı amacıyla yalnızca ses olarak kaydedilecektir. Kayıt yönetimde güvenli biçimde saklanacak, üçüncü kişilerle paylaşılmayacak ve ……… süre sonunda silinecektir. Ayrıntılı bilgi için yönetime başvurabilirsiniz.

Tutanak maddesi: Divan başkanı, toplantının ses kaydının alınacağını katılımcılara bildirmiştir. Kayıt, tutanağın teyidi amacıyla yönetici tarafından saklanacak; kat maliklerinin talebi hâlinde yönetimde dinletilecek, çoğaltılıp dağıtılmayacaktır.

Bir malik kayda itiraz ederse toplantı nasıl yürür?

Toplantı başında bir malikin “kaydedilmek istemiyorum” demesi sık görülür. Bu anı tartışmaya dönüştürmeden yönetmek için divan başkanı şu sırayı izleyebilir:

1. İtirazı dinleyin ve tutanağa yazın: İtirazın gerekçesini (ör. kişisel konuların kayda geçmesi kaygısı) kısa bir cümleyle not edin.
2. Amacı yeniden açıklayın: Kaydın yalnız tutanağın teyidi için alındığını, dağıtılmayacağını ve belirli süre sonra silineceğini hatırlatın.
3. Kapsamı daraltmayı önerin: Örneğin yalnız oylama bölümlerinin kaydedilmesi ya da görüntü yerine ses kaydı.
4. Kurulun kararına sunun: Kaydın nasıl yapılacağını kurul oylasın; sonuç tutanağa yazılsın.
5. Kayıt dışı konuşma imkânı tanıyın: Kişisel sağlık, aile veya borç durumu gibi hassas konuları anlatmak isteyen malik için kaydı kısa süre durdurmak mümkündür; durdurma ve yeniden başlatma saatleri tutanağa not edilir.

Kayıt sonradan istenirse

Toplantıdan haftalar sonra bir malik “kaydı bana da gönderin” diyebilir. Kayıtta diğer katılımcıların sesi ve görüşleri bulunduğundan, dosyanın kopyasını vermek yerine yönetimde dinletmek daha dengeli bir yoldur. Malik kendi konuşmasına ilişkin bir bölümü istiyorsa, KVKK kapsamındaki ilgili kişi hakları açısından talebi yazılı alın ve kayıtlı tutun. Kayıt bir mahkeme veya resmî merci tarafından istenirse, talebin yazılı olmasına ve yalnız istenen kısmın verilmesine dikkat edin.

Apartman yönetiminin KVKK açısından veri sorumlusu sayılıp sayılmayacağı ve hangi yükümlülüklere tabi olduğu, binanın büyüklüğüne ve yürütülen işlemlere göre değerlendirme gerektiren bir konudur. Kesin olmayan durumlarda, kayıt politikasını yazılı hâle getirmeden önce bir hukukçunun görüşünü almak sonradan doğacak sorunları azaltır.

Kayıt tutanağın yerine geçmez

Kayıt ne kadar ayrıntılı olursa olsun, kanunun aradığı belge karar defteridir. Kararlar, oy dağılımı ve karşı oy verenler deftere yazılmalı ve imzalanmalıdır. Kayıt yalnızca tutanağı destekler. İyi bir tutanak için genel kurul tutanağı nasıl yazılır yazısına bakın.

Çevrim içi ya da karma toplantılarda platformun otomatik kayıt özelliği de aynı kurallara tabidir; bu konuya online genel kurul yapılabilir mi yazısında ayrıca değindik.

Sık yapılan hatalar

• Kaydı toplantıdan sonra apartman grubuna yüklemek,
• Bir malikin kayda itirazını görmezden gelip tartışmayı büyütmek; itirazı tutanağa yazıp kurulun karar vermesi daha doğrudur,
• Kaydı süresiz saklamak,
• Kayıt var diye tutanağı özensiz yazmak.
• Kaydı yöneticinin kişisel telefonunda bırakıp görev değişiminde devretmemek; kayıt yönetime aittir ve devir listesine yazılmalıdır.
• Kayıttan alınmış kısa parçaları bağlamından kopararak bir malik aleyhine kullanmak; bu hem kişilik hakları hem komşuluk ilişkisi açısından zarar verir.

Toplantı düzeni, tutanak ve kişisel veri tarafını birlikte ele almak isteyen binalar için Kuzey Bina Yönetimi, genel kurul organizasyonu hizmetinde kayıt ve saklama düzenini de planlar.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; kişisel veri ve delil değerlendirmesi için avukata danışın.