Genel kurul ertelenebilir mi? Erteleme kararı nasıl alınır?

Kısa cevap: Evet, genel kurul ertelenebilir; ama hangi aşamada ertelendiğine göre usul değişir. Toplantı günü gelmeden erteleme, çağrıyı yapan kişinin bütün kat maliklerine yazılı bildirimiyle olur ve yeni tarih için kanundaki çağrı kurallarına uygun yeni bir çağrı gerekir. Yeter sayıyla açılmış bir toplantı ise kurul kararıyla başka güne bırakılabilir; ancak katılmayan kat maliklerinin haklarını korumak için yeni tarihin onlara da usulüne uygun bildirilmesi en güvenli yoldur.

Önce kavramları ayıralım: üç ayrı durum

Uygulamada "genel kurul ertelendi" denilen olayların çoğu aslında birbirinden farklı üç durumdur. Hangisinde olduğunuzu bilmeden doğru adımı atmak zordur.

Toplantı yapılmadan önce erteleme

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat malikleri kurulunu yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri toplantıya çağırabilir. Çağrı, toplantıdan en az on beş gün önce imza karşılığı ya da iadeli taahhütlü mektupla yapılır. Toplantıyı kim çağırdıysa, ertelemeyi de kural olarak o yapar.

Sık rastlanan erteleme sebepleri şunlardır: denetçi raporu yetişmemesi, işletme projesinin eksik kalması, bayram ya da tatil dönemine denk gelen tarih, salonun kullanılamaması. Bu durumda izlenecek yol:

1. Erteleme kararını yazılı hâle getirin (yönetici kararı ya da çağrıyı yapan malikler adına imzalı duyuru).
2. Bütün kat maliklerine, mümkünse eski çağrıyla aynı yöntemle "toplantı yapılmayacaktır" bildirimini gönderin; binaya da ilan asın.
3. Yeni tarih için baştan çağrı yapın: gündem, yer, saat ve ikinci toplantı tarihi yeniden yazılır, on beş günlük süre yeni tarihe göre hesaplanır.
4. Yönetim planında yıllık toplantı için bir dönem belirlenmişse, ertelemenin bu dönemi aşıp aşmadığını kontrol edin.

Bildirim yapılmadan toplantıya gelinmemesi riskli bir uygulamadır: Bazı malikler çağrıdaki tarihte toplanır, yeter sayı oluşursa alınan kararlar tartışmalı hâle gelir. Çağrı yazısının nasıl düzenleneceği için genel kurul çağrı yazısı örneği yazımıza bakabilirsiniz.

İkinci toplantı bir erteleme değildir

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa kurul toplanamaz; bu bir erteleme kararı değil, kanunun öngördüğü sonuçtur. Kanun, çağrı mektubunda ikinci toplantının yerinin ve tarihinin de gösterilmesini ve ikinci toplantının ilk toplantıdan yedi gün sonra yapılmasını öngörür. Çağrıda ikinci toplantı tarihi yazılmamışsa, ikinci toplantı için yeniden çağrı yapmak gerekir.

Sık yapılan hata, ilk toplantı günü salonda bulunan birkaç kişinin "gelecek hafta yapalım" diyerek yeni bir tarihi kendi aralarında belirlemesidir. Yeter sayı yoksa ortada karar alabilecek bir kurul da yoktur; bu konuşma bir karar değildir. İkinci toplantıdaki yeter sayılar için toplantı ve karar yeter sayısı yazımıza bakın.

Açılmış toplantı başka güne bırakılabilir mi?

Gündem uzun sürdüğünde, ses getiren bir konuda ek teklif beklendiğinde ya da salon süresi dolduğunda toplantının yarıda kesilip devam tarihi belirlenmesi istenebilir. Kat Mülkiyeti Kanunu bu durumu açıkça düzenlemez; bu nedenle konu yoruma açıktır. Uygulamada güvenli kabul edilen çizgi şudur:

• Toplantı yeter sayıyla açılmış olmalı ve devam kararı kurulun karar yeter sayısıyla alınmalı,
• kararda devam toplantısının günü, saati ve yeri açıkça yazılmalı,
• hangi gündem maddelerinin görüşüldüğü, hangilerinin devam toplantısına kaldığı tutanağa geçirilmeli,
• devam toplantısında gündem dışına çıkılmamalı; yalnız kalan maddeler görüşülmeli,
• toplantıya katılmamış kat maliklerine yeni tarih imza karşılığı ya da iadeli taahhütlü mektupla bildirilmeli.

Devam toplantısında yeter sayının yeniden aranması gerektiği görüşü ağır basar; ilk günün katılımı ikinci güne taşınmaz. Önemli bir karar (büyük harcama, yönetici seçimi, işletme projesi) devam toplantısına kalıyorsa, tartışmaya kapı açmamak için on beş günlük süreye uyarak yeniden çağrı yapmak daha sağlam bir yoldur.

Örnek erteleme ve devam kararı

Aşağıdaki metni karar defterine kendi binanıza göre uyarlayarak yazabilirsiniz:

Toplantı yeter sayısının sağlandığı tespit edilerek açılan bugünkü toplantıda gündemin 1, 2 ve 3. maddeleri görüşülmüştür. Gündemin 4. maddesi (çatı onarımı) için ikinci bir teklifin beklenmesi gerektiğinden, kalan 4 ve 5. maddelerin görüşülmesine .../.../...... tarihinde saat ...:... da ...................... adresinde devam edilmesine, toplantıya katılmayan kat maliklerine devam tarihinin iadeli taahhütlü mektupla bildirilmesine, katılanların ... oyuyla karar verilmiştir.

Tutanağın divan başkanı ve katılanlarca imzalanması, kararın sonradan tartışılmasını zorlaştırır. Ayrıntılar için genel kurul tutanağı nasıl yazılır yazısına göz atın.

Sık yapılan hatalar

• WhatsApp mesajıyla erteleme: Grup mesajı herkese ulaştığını ispatlamaz; yazılı bildirimle desteklenmelidir.
• Yeni tarihe kısa süre bırakmak: "Bir hafta sonraya erteledik" denilip yeni çağrı yapılmaması, usulsüz çağrı tartışmasına yol açar.
• Erteleme kararını tutanağa yazmamak: Devam toplantısında kimin neye itiraz ettiği belirsizleşir.
• Yıllık toplantıyı süresiz ertelemek: Kurul yılda en az bir kez toplanmak zorundadır; erteleme, toplantıyı hiç yapmamanın gerekçesi olamaz.

Hiç toplanılamıyorsa

Erteleme üst üste tekrarlanıyor, yeter sayı bir türlü oluşmuyor ya da çağrıyı yapması gereken yönetici toplantıdan kaçınıyorsa, kat maliklerinin üçte biri kendileri çağrı yapabilir. Bu da sonuç vermezse sulh hukuk mahkemesine başvurmak gündeme gelir. Usule ilişkin uyuşmazlıklarda bir avukattan görüş almanızı öneririz.

Toplantı takviminin, çağrıların ve tutanakların baştan doğru kurgulanması ertelemeyi çoğu zaman gereksiz kılar. Kuzey Bina Yönetimi, genel kurul organizasyonu kapsamında çağrıdan tutanağa kadar süreci sizin adınıza hazırlayabilir.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıklarda avukata danışın.