KuzeyBina YönetimiHukuk ve mevzuatİçindekiler
Kısa cevap: Çoğu apartman ve site yönetimi için hayır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, yıllık çalışan sayısı ve yıllık mali bilanço toplamı belirli eşiklerin altında kalan ve ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işlemek olmayan veri sorumlularını VERBİS'e kayıttan muaf tutmuştur; tipik bir bina yönetimi bu eşiklerin çok altındadır. Ancak muafiyet yalnızca sicil kaydı içindir: aydınlatma, veri güvenliği ve başvurulara cevap verme yükümlülükleri aynen devam eder.
VERBİS nedir, kimler kaydolur?
VERBİS, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre veri sorumlularının kaydolduğu sicil sistemidir. Kanun kayıt yükümlülüğünü genel olarak koyar, ancak Kurul'a, belirli ölçütlere göre istisna getirme yetkisi verir. Kurul da bu yetkiyi kullanarak çeşitli kararlar almıştır. Bu nedenle "kayıt zorunlu mu?" sorusunun cevabı kanunun kendisinde değil, Kurul'un istisna kararlarındadır.
İstisnanın mantığı: üç soru
Kurul'un genel istisna kararı üç ölçüte dayanır. Yönetimin kendine sorması gerekenler:
- Yıllık çalışan sayısı 50'nin altında mı? Kapıcı, temizlik görevlisi ve güvenlik personeli dahil, bina adına SGK kaydı yapılan çalışanlar sayılır.
- Yıllık mali bilanço toplamı Kurul'un belirlediği tutarın altında mı? Bu tutar Kurul kararlarıyla zaman içinde güncellenmiştir; güncel rakamı Kurum'un internet sitesinden kontrol edin.
- Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek mi? Bir bina yönetiminin ana faaliyeti ortak alanları yönetmek ve gider toplamaktır; sağlık veya biyometrik veri işlemek değildir.
Üç sorunun cevabı da istisnayı destekliyorsa, kayıt yükümlülüğü genellikle doğmaz. Kurul'un ayrıca bazı meslek ve kuruluş grupları için özel istisna kararları da bulunmaktadır; güncel listeyi Kurum'un duyurularından takip etmek gerekir. Şunu da unutmayın: bu genel istisna Türkiye'de yerleşik veri sorumluları içindir. Verileri yalnızca kâğıt üzerinde, otomatik olmayan yollarla işleyenler için ayrı bir istisna daha bulunur; ancak aidat takibini bir tablo programında ya da yönetim uygulamasında yapan bir yönetim artık otomatik yollarla veri işliyor sayılır ve bu istisnaya dayanamaz.
Durumlara göre değerlendirme
| Bina tipi | Genel değerlendirme |
|---|---|
| Kapıcısız veya tek kapıcılı apartman | Genellikle istisna kapsamında |
| Birkaç personelli site | Genellikle istisna kapsamında; bilanço kontrol edilmeli |
| Çok sayıda doğrudan personeli olan büyük site | Çalışan sayısı ve bilanço mutlaka hesaplanmalı |
| Biyometrik giriş (parmak izi, yüz tanıma) kullanan site | Özel nitelikli veri işlenir; ana faaliyet olmasa da uzman görüşü alınması önerilir |
| Profesyonel yönetim şirketi | Şirketin kendi kayıt durumu ayrıca değerlendirilir; binanın durumundan bağımsızdır |
Eşik hesabında tereddüt varsa, özellikle büyük toplu yapılarda, kararı bir KVKK uzmanına veya avukata danışarak verin. Yanlışlıkla kayıt yapmamak, kayıt yükümlülüğü olan bir veri sorumlusu için idari yaptırım riskidir.
Kayıt zorunlu olmasa da yapılması gerekenler
En sık yapılan hata, "VERBİS'ten muafız, KVKK bizi ilgilendirmez" düşüncesidir. Muafiyet yalnızca sicile kaydı kapsar. Yönetimin yapması gerekenler:
- Sakinleri ve çalışanları bilgilendiren bir aydınlatma metni hazırlamak (örnek metin),
- Kamera kayıtlarına erişimi sınırlamak, saklama süresini belirlemek (kamera kaydı kime verilebilir),
- Aidat ve iletişim listelerini yalnız yetkili kişilerin erişebileceği biçimde saklamak,
- Sakinlerin bilgi talebi, düzeltme veya silme başvurularına kanundaki süre içinde cevap vermek,
- Yönetici değiştiğinde kişisel verileri içeren tüm dosya ve dijital kayıtları eksiksiz devretmek, eski yöneticide kopya kalmamasını sağlamak,
- Veri ihlali (ör. sakin listesinin sızması) olursa Kurul'a ve ilgililere bildirim yükümlülüğünü değerlendirmek.
Kayıt gerekiyorsa adımlar
Eşiklerin üzerinde kalan büyük bir toplu yapıda veya özel nitelikli veri işlediği için kayda karar veren bir sitede süreç şöyle işler:
- Bina adına irtibat kişisi belirlenir ve kurul kararıyla görevlendirilir.
- Kişisel veri envanteri çıkarılır: hangi veri, hangi amaçla, ne kadar süre, kime aktarılıyor.
- Saklama ve imha politikası hazırlanır.
- VERBİS üzerinden başvuru yapılır ve envanter bilgileri sisteme girilir.
- Değişiklik olduğunda (ör. yeni kamera sistemi) kayıt güncellenir.
Sık karşılaşılan yanlış inanışlar
| İnanış | Gerçek durum |
|---|---|
| "Apartmanın tüzel kişiliği yok, KVKK uygulanmaz." | Tüzel kişilik olmaması veri sorumluluğunu kaldırmaz; yükümlülükler yönetim tarafından yerine getirilir. |
| "VERBİS'e kayıt olmadık, demek ki yükümlülüğümüz yok." | Kayıt muafiyeti diğer yükümlülükleri kaldırmaz. |
| "Profesyonel yönetim şirketi kayıtlıysa bina da kayıtlı sayılır." | Şirketin kaydı kendi faaliyeti içindir; binanın durumu ayrıca değerlendirilir. |
| "Kaydolmak her zaman daha güvenlidir." | Gereksiz kayıt yasak değildir, ancak kayıt yapılırsa envanterin doğru ve güncel tutulması gerekir; özensiz bir kayıt yeni sorumluluk alanı açar. |
| "Sakin listesini panoya asmak kayıtlı olduğumuz için sorun değil." | Kayıt, hukuka aykırı bir paylaşımı meşru hâle getirmez. |
Profesyonel yönetimle çalışan siteler için
Profesyonel yönetim şirketi, sitenin verilerini sözleşme kapsamında ve sitenin talimatıyla işliyorsa genellikle veri işleyen konumundadır. Bu durumda sözleşmede verilerin hangi amaçla işleneceği, alt yüklenicilere aktarılıp aktarılmayacağı, güvenlik önlemleri ve sözleşme bitince verilerin nasıl iade edileceği yazılmalıdır. Şirketin bu verileri kendi amaçları için (ör. pazarlama) kullanması kabul edilemez. Sözleşme maddeleri için profesyonel yönetim sözleşmesi maddeleri yazımıza bakabilirsiniz.
Yönetici için kısa karar listesi
- Bina adına kaç kişi çalışıyor? Bordro listesine bakın.
- Yıllık gelir-gider toplamı nedir? İşletme projesi ve yıl sonu tablosuna bakın.
- Biyometrik veya sağlık verisi işleniyor mu?
- Kararı ve gerekçesini karar defterine kısa bir notla işleyin.
- Personel sayısı veya sistemler değiştiğinde (ör. yeni güvenlik ekibi, biyometrik giriş) değerlendirmeyi yenileyin.
Bu kısa değerlendirme, olası bir şikâyette yönetimin konuyu bilerek ve özenle ele aldığını gösterir. Kayıt yükümlülüğü olmadığı sonucuna varılsa bile gerekçenin yazılı olması, sonraki yöneticiye de yol gösterir. Kurum'un denetimlerinde ve sakin şikâyetlerinde asıl sorgulanan çoğunlukla sicil kaydı değil, verilerin nasıl korunduğu ve kimlerle paylaşıldığıdır.
Sitenizin kayıt durumunu ve kişisel veri düzenini gözden geçirmek isterseniz, Kuzey Bina Yönetimi mevcut kayıtlarınızı inceleyerek eksik adımları içeren bir liste çıkarabilir; site yönetimi sayfamızda kapsamı görebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgidir; istisna eşikleri Kurul kararlarıyla değişebildiğinden güncel kararları kvkk.gov.tr üzerinden kontrol edin.
Kuzey Bina Yönetimi tarafından hazırlandı. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; binanıza özel durum için bize danışın.
