Apartman yönetim uygulaması defterin yerine geçer mi?

Kısa cevap: Hayır, tek başına geçmez. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat malikleri kurulunun kararları noterce onaylı karar defterine yazılıp imzalanmalıdır; bir mobil uygulama veya aidat programı bu yükümlülüğü karşılamaz. Uygulama; gelir-gider kaydı, makbuz, duyuru ve borç takibi için çok değerli bir yardımcı araçtır, ancak resmî defterin ve belgelerin (fatura, dekont, tutanak) yanında kullanılmalıdır.

Yasal olarak hangi kayıtlar tutulmak zorunda?

Bina yönetiminde iki ayrı kayıt türünü birbirinden ayırmak gerekir:

• Karar defteri: Kat malikleri kurulunun aldığı kararların yazıldığı, sayfaları noterce onaylanmış defter. Kararın geçerliliğini ve ispatını sağlayan temel belge budur.
• İşletme kayıtları: Yöneticinin tuttuğu gelir-gider hesabı, ortak giderlerin dökümü ve bunlara ait belgeler. Uygulamada bu kayıtlar için de noter onaylı bir işletme defteri kullanılması önerilir ve pek çok yönetim planı bunu açıkça ister.

Kanunda karar defterinin yalnızca elektronik ortamda tutulabileceğine dair açık bir düzenleme bulunmadığından, kararların kâğıt deftere yazılıp imzalatılması bugün için en güvenli yoldur. İşletme kayıtlarının biçimi konusunda ise yönetim planınızdaki hükmü esas alın; ayrıntı için karar defteri noter tasdiki ve işletme defteri nasıl tutulur yazılarımıza bakabilirsiniz.

Uygulama neyi yapar, neyi yapamaz?

Karar defterini uygulamayla birlikte kullanmak

Dijital düzene geçen binalarda karar defteri çoğu zaman unutulur: toplantı yapılır, kararlar uygulama üzerinden duyurulur, ama deftere yazılmaz. Bu durumda kararın varlığı tartışmaya açılır. Önerilen sıra şudur:

1. Toplantıda hazirun cetveli imzalatılır.
2. Kararlar toplantı sırasında ya da hemen sonunda karar defterine yazılır ve hazır bulunanlarca imzalanır.
3. Defter sayfasının fotoğrafı veya taranmış hâli uygulamaya ve arşive yüklenir.
4. Kararlar, toplantıya katılmayan maliklere kanuni usulle bildirilir; uygulama ek bilgilendirme kanalı olarak kullanılır.

Böylece hem yasal kayıt eksiksiz olur hem de malikler kararlara telefonlarından kolayca ulaşabilir.

İspat açısından fark nedir?

Bir uyuşmazlıkta (aidat icra takibine itiraz, yönetici ibrası tartışması, karar iptal davası) mahkeme önce karar defterine ve belgelere bakar. Uygulamadaki bir ekran görüntüsü ya da dışa aktarılmış tablo, yöneticinin elindeki kaydı gösterir; ancak o kaydın kat maliklerince kabul edildiğini ya da kurulun böyle bir karar aldığını tek başına ispatlamaz.

Buna karşılık uygulama kayıtları, düzenli ve belgelere dayalı tutulduğunda yardımcı delil olarak çok işe yarar: hangi tarihte hangi borcun tahakkuk ettiği, hangi ödemenin hangi dekontla geldiği net biçimde görülür. Bu nedenle doğru yaklaşım "defter ya da uygulama" değil, "defter ve uygulama"dır.

Uygulama kullanırken dikkat edilecekler

1. Kayıtlar belgeyle eşleşmeli: Her gider kaydının karşılığında fatura veya ödeme belgesi dosyada bulunmalı.
2. Banka hesabıyla mutabakat: Ay sonunda uygulamadaki bakiye ile apartman hesabının ekstresi karşılaştırılmalı.
3. Verinin sahibi apartmandır: Yönetici değiştiğinde verilerin dışa aktarılabildiğinden ve yeni yöneticiye devredildiğinden emin olun.
4. Kişisel veriler: Uygulamaya girilen ad, telefon ve borç bilgisi kişisel veridir; yalnızca yetkili kişilerin erişmesi ve kat maliklerinin bilgilendirilmesi gerekir.
5. Borç listesini herkese açmayın: Her kat maliki kendi borcunu görmeli; tüm borçluların listesinin herkese açık olması sorun doğurabilir.
6. Yıl sonu çıktısı: Dönem kapanışında gelir-gider tablosunun imzalı çıktısını alıp genel kurul dosyasına koyun.

Yönetici için pratik düzen

Pek çok binada sorunsuz işleyen düzen şudur:

• Günlük işler (tahsilat, gider girişi, duyuru) uygulamadan yürür.
• Faturalar ve dekontlar ay ay klasörlenir ya da taranıp arşivlenir.
• Ay sonunda banka ekstresiyle mutabakat yapılır ve denetçiyle paylaşılır.
• Genel kurulda alınan kararlar aynı gün karar defterine yazılıp imzalatılır.
• Yıl sonunda uygulamadan alınan rapor, gelir-gider tablosu olarak genel kurula sunulur.

Uygulama seçerken sorulacak sorular

Piyasada çok sayıda aidat ve bina yönetim programı var. Seçim yapmadan önce şu sorulara yazılı yanıt alın:

1. Veriler (tahakkuk, tahsilat, gider, belge) Excel veya benzeri bir biçimde eksiksiz dışa aktarılabiliyor mu?
2. Abonelik sona ererse veriye ne kadar süre erişilebiliyor?
3. Veriler nerede saklanıyor, yedekleniyor mu, kişisel verilerin korunmasına ilişkin metinler hazır mı?
4. Her kat maliki yalnız kendi hesabını mı görüyor?
5. Denetçiye salt okunur erişim verilebiliyor mu?
6. Banka hareketleri otomatik eşleştirilebiliyor mu, yoksa elle mi giriliyor?
7. Gecikme tazminatı, işletme projesindeki ve kanundaki esaslara göre hesaplanabiliyor mu?
8. Sitelerde blok bazlı gider ayrımı yapılabiliyor mu?

Bir de sınama dönemi önerilir: ilk birkaç ay uygulamadaki kayıtları eski yöntemle (tablo veya defter) paralel tutun ve her ay sonunda iki kaydı karşılaştırın. Farklar varsa, sistemi tamamen uygulamaya devretmeden önce nedeni bulunmalıdır. Geçiş sırasında devreden borç ve alacak bakiyelerinin doğru girilmesi, sonraki tüm hesapların temelidir; bu bakiyeleri denetçiyle birlikte kontrol edip imzalı bir açılış tablosu hazırlamak iyi bir uygulamadır.

Program ücreti ortak giderden ödenecekse bu kalemin işletme projesinde yer alması ya da genel kurul kararına bağlanması gerekir.

Yoruma açık noktalar

Elektronik kayıtların hukuki değeri ve dijital ortamda toplantı ya da karar alma konusundaki düzenlemeler zaman içinde değişebilir. Binanızda defter tutma biçimini değiştirmeyi düşünüyorsanız, güncel mevzuatı ve yönetim planınızı birlikte değerlendirin; tereddüt hâlinde bir avukattan görüş alın. Uyuşmazlık çıkarsa yetkili yer sulh hukuk mahkemesidir.

Kayıtlarınızı hem dijital hem yasal açıdan düzene sokmak istiyorsanız Kuzey Bina Yönetimi yardımcı olabilir; bina muhasebesi hizmetimizde defter, belge ve raporlama birlikte yürütülür.