Apartman harcamalarında fatura şart mı? Faturasız ödemenin riski

Kısa cevap: Yönetici, Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat maliklerinin parasını yöneten kişi olarak her harcamayı belgelemek ve genel kurulda hesabını vermek zorundadır. Satıcı ya da hizmet veren bir işletmeyse fatura (e-fatura veya e-arşiv fatura) istenmelidir; serbest meslek erbabından serbest meslek makbuzu alınır; vergi mükellefi olmayan kişilere yapılan küçük ödemeler ise imzalı ödeme belgesi ve banka kaydıyla belgelenir. Belgesiz harcama hukuken “yapılmamış” sayılmaz ama yöneticinin ispat yükünü ağırlaştırır ve ibra edilmemesine, hatta iade istenmesine yol açabilir.

Yükümlülüğün kaynağı: hesap verme

Kanun, yöneticiyi vekil gibi sorumlu tutar ve ondan işletme defteri tutmasını, gelir-gider belgelerini saklamasını ve kat malikleri kuruluna hesap vermesini bekler. Denetçi de bu belgeleri inceleyip rapor hazırlar. Kısacası “fatura şart mı” sorusunun gerçek cevabı şudur: Belge şart; belgenin türü harcamaya göre değişir.

Belgeler en az kanuni saklama süreleri boyunca dosyada durmalıdır; hangi belgenin ne kadar saklanacağını apartman belgeleri saklama süresi yazımızda topladık.

Hangi harcamaya hangi belge?

Faturasız ödemenin dört riski

1. İbra edilmeme: Genel kurul, belgesi olmayan kalemi kabul etmeyebilir ve yöneticiyi ibra etmeyebilir. Sonuçları için yönetici ibra edilmezse ne olur yazımıza bakın.
2. İade talebi: Belgelenemeyen tutar, yöneticiden kişisel olarak istenebilir. Uyuşmazlık sulh hukuk mahkemesine taşınabilir.
3. Garanti ve ayıp hakkının kaybı: Faturası olmayan bir pompa ya da kombi bozulduğunda satıcıya ve üreticiye başvurmak zorlaşır.
4. Güven kaybı: “Fatura istersen fiyat artar” teklifini kabul eden yönetici, bir süre sonra bütün harcamalarının sorgulanmasıyla karşılaşır.

İbrada en çok sorun çıkaran kalemler

• Elden verilen “usta parası”: kim, hangi iş, hangi tarihte, belli değil.
• Yöneticinin kendi kartıyla yaptığı alışverişler ve “sonra kendime ödedim” kayıtları.
• Toplu tutarlı fişler: “nalbur – çeşitli malzeme”.
• Yöneticinin yakınına ya da kendi işletmesine yaptırılan işler: belge olsa bile genel kurula açıklanmamışsa tartışma çıkar.
• Teklif alınmadan verilen büyük işler. Bu konuda tadilat için kaç teklif alınmalı yazımıza bakabilirsiniz.

Yöneticiler için belge düzeni: adım adım

1. Her harcamayı mümkün olduğunca apartman banka hesabından yapın; banka dekontu ikinci kanıttır.
2. Faturayı “… Apartmanı Yöneticiliği” adına ve apartmanın vergi numarasıyla kestirin.
3. Her belgeye sıra numarası verin; aynı numarayı işletme defterine yazın.
4. Belgenin fotoğrafını ya da PDF'ini aynı gün dijital klasöre kaydedin.
5. Belge alamadığınız küçük ödemeler için aşağıdaki gibi bir ödeme belgesi doldurtun.
6. Ay sonunda belgelerle banka hareketlerini karşılaştırın; eşleşmeyen kalem bırakmayın.

Örnek: belgesiz küçük ödeme için ödeme belgesi

“… Apartmanı Yöneticiliği'nden … tarihinde, … işi (ör. bahçedeki kuru dalların kesilip atılması) karşılığında … TL tutarı nakit/havale olarak aldım. Bu iş için başka bir alacağım yoktur.
Ad-soyad: … T.C. kimlik no: … Telefon: … İmza: …
Ödemeyi yapan yönetici: … İmza: …”

Bu belge faturanın yerini tutmaz; yalnız fatura kesemeyen kişilere yapılan, istisnai ve küçük ödemeler içindir. Düzenli iş yapan bir usta ya da firmayla çalışılıyorsa fatura istenmelidir.

Belge var ama içeriği yetersizse

Faturanın varlığı tek başına yeterli değildir; içeriği de denetime dayanmalıdır. “İşçilik bedeli” yazan ama hangi iş için olduğu belli olmayan bir fatura, en az belgesiz ödeme kadar soru doğurur. Bu yüzden onarım faturalarına iş tanımını, yapıldığı yeri ve tarihi yazdırın; büyük işlerde faturanın yanına teklif, sözleşme ve işin önce-sonra fotoğraflarını ekleyin. Garanti kapsamındaki parçalarda seri numarası ve garanti belgesi de dosyaya girmelidir.

Kat maliki olarak belgeleri görebilir miyim?

Evet. Kat malikleri, yönetimin hesaplarını ve belgelerini makul bir düzen içinde inceleme hakkına sahiptir; denetçinin görevi de tam olarak budur. İnceleme talebinizi yazılı yapmanız, cevap alamazsanız konuyu genel kurul gündemine taşımanız önerilir. Denetçi de raporunda belgesiz kalemleri ayrıca belirtmelidir; genel kurul ibra kararını bu rapora bakarak verir.

Nakit kasa ve “yöneticinin cebinden” ödemeler

Her binada küçük ve acil harcamalar olur: gece patlayan bir sigorta, hafta sonu biten temizlik malzemesi. Bu ödemeler için iki yöntem sorun çıkarmadan işler:

• Küçük kasa: Genel kurul, yöneticinin elinde belirli bir tutara kadar nakit bulundurmasına karar verir. Kasa her ay sayılır, harcanan kısım belgelerle kapatılır ve bankadan yeniden tamamlanır.
• Masraf iadesi: Yönetici kendi parasıyla ödeme yaptıysa, belgeyi apartman adına aldırır ve iadeyi apartman hesabından kendi hesabına açıklamalı havaleyle yapar. Açıklamaya belge numarası yazılır.

Kaçınılması gereken ise belgesiz “mahsup”tur: yöneticinin kendi aidatını harcamalara karşılık “ödenmiş” saymasıdır. Bu yöntem kayıtları içinden çıkılmaz hâle getirir ve ibrada ilk sorgulanan konudur.

Harcama yetkisinin sınırı da belge kadar önemlidir: belgesi tam olsa bile, yöneticinin yetkisini aşan büyük bir harcama genel kurul kararı olmadan yapıldıysa ayrı bir tartışma doğar. Yetki sınırını yıllık kararda yazılı olarak belirlemek, iki tarafı da korur.

Kuzey Bina Yönetimi olarak yönettiğimiz binalarda her harcamanın belgesini dijital ortamda saklıyor ve kat maliklerinin erişimine açıyoruz. Belge düzeninizi kurmak için bina muhasebesi hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; vergi konularında mali müşavire, uyuşmazlıkta avukata danışın.