Yöneticiye ücret öderken stopaj ve SGK gerekir mi?

Kısa cevap: Cevap, yöneticinin kim olduğuna bağlıdır. Kat malikleri arasından seçilip bu görevi için ücret alan yöneticinin ödemesi, Gelir Vergisi Kanunu'ndaki ücret istisnası kapsamında değerlendirilir ve uygulamada genellikle stopaj yapılmaz; sigorta durumu ise ayrıca incelenmelidir. Dışarıdan bir şahsa ücret ödeniyorsa vergi ve SGK yükümlülüğü doğabilir. Faturalı çalışan profesyonel yönetim firmasında ise apartman yalnızca faturayı öder; vergi ve sigorta firmanın yükümlülüğüdür.

Önce ödemenin niteliğini belirleyin

“Yönetici ücreti” tek bir şey değildir. Vergi ve sigorta açısından aynı tutar, kime ve hangi ilişkiyle ödendiğine göre bambaşka sonuç doğurur. Yönetici ücreti her durumda kat malikleri kurulu kararıyla belirlenmeli ve işletme projesinde ayrı kalem olarak gösterilmelidir; kararsız ödeme hem vergi hem de hesap verme açısından sorun yaratır.

Kat maliki yönetici: istisna neyi kapsar, neyi kapsamaz?

Gelir Vergisi Kanunu, Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici seçilen kat maliklerine bu görevleri nedeniyle ödenen ücretleri gelir vergisinden istisna tutar. Bu nedenle kat maliki yöneticiye ödenen yöneticilik ücreti için uygulamada muhtasar beyanname verilmez ve stopaj kesilmez.

İstisnanın sınırlarına dikkat edin:

• İstisna, kat maliki olan yönetici içindir. Kiracı ya da dışarıdan biri yönetici seçildiğinde aynı istisna kendiliğinden uygulanmaz.
• Ödeme, yöneticilik görevinin karşılığı olmalıdır. Yöneticinin binada ayrıca usta, temizlik ya da muhasebe işi yapıp bunun için para alması ayrı bir ilişkidir.
• Aidattan muafiyet de ekonomik olarak bir ödemedir; kurul kararında “yönetici, görev süresince aidattan muaftır” gibi açıkça yazılmalıdır.

Sigorta tarafı vergiden daha tartışmalıdır. Kat maliki yöneticinin bu görevi nedeniyle zorunlu sigortalı sayılıp sayılmayacağı, ödemenin sürekliliği ve tutarı gibi koşullara göre farklı yorumlanabilmektedir. Bu konuda kesin bir hüküm kurmadan önce mali müşavirden ya da SGK il müdürlüğünden yazılı görüş almanızı öneririz.

Dışarıdan şahıs yönetici: en riskli senaryo

Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin kat maliklerinden olmasını şart koşmaz; dışarıdan biri de seçilebilir. Ancak bu kişiye “elden” düzenli para ödemek, kayıt dışı istihdam riskini doğurur. İki yol vardır:

1. Serbest meslek erbabı ya da şirket olarak çalışıyorsa: Serbest meslek makbuzu veya fatura keser; vergi kendi beyannamesinde değerlendirilir. Apartmanın stopaj sorumluluğu olup olmadığı somut duruma göre değişir, mali müşavirle netleştirin.
2. Talimatla, belirli saatlerde, bağımlı çalışıyorsa: İlişki iş sözleşmesine dönüşür. Bu durumda apartman yönetimi işveren sayılır; işyeri tescili, sigortalı girişi, bordro ve muhtasar ve prim hizmet beyannamesi gündeme gelir. Kapıcı için kurulan işyeri kaydı varsa genellikle o dosya üzerinden yürütülür.

“Ayda bir zarf veriyoruz, belgesi yok” düzeninde, ileride bir uyuşmazlık ya da denetimde sorumluluk kat maliklerine döner. Bu riskin büyüklüğünü kapıcının SGK borcundan kim sorumlu yazısında anlattığımız mekanizma gösterir.

Profesyonel yönetim firması: fatura farkı

Faturalı çalışan bir yönetim firmasıyla apartman arasında işçi-işveren ilişkisi yoktur; ilişki hizmet sözleşmesidir. Apartman faturayı öder ve işletme defterine gider olarak işler. Firmanın sahaya gönderdiği personelin sigortası, vergi beyanı ve iş güvenliği yükümlülükleri firmaya aittir. Sözleşmede bunun açıkça yazılması ve firmanın vergi levhası ile çalışanlarının SGK kayıtlarının istenebilmesi yeterli güvencedir. Ayrıntılar için profesyonel yönetim sözleşmesinde olması gereken maddeler rehberine bakabilirsiniz.

İşletme projesinde ve defterde nasıl gösterilir?

Hangi senaryo seçilirse seçilsin, yönetici ücreti şeffaf biçimde görünmelidir. Bunun için:

1. İşletme projesi: “Yönetim gideri” ya da “yöneticilik ücreti” başlığıyla ayrı satır açın; aidattan muafiyet varsa bunu da “yönetici aidat muafiyeti” olarak gösterin ki diğer malikler paylaşımı görebilsin.
2. İşletme defteri: Her ödemeyi tarih, tutar, dayanak karar numarası ve ödeme belgesiyle kaydedin.
3. Belge dosyası: Kat maliki yönetici için imzalı ödeme belgesi ve karar örneği; dışarıdan şahıs için bordro veya makbuz; firma için fatura.
4. Yıl sonu raporu: Toplam yönetim gideri, gelir-gider tablosunda ayrıca gösterilir.

Denetçi neyi kontrol etmeli?

• Ödenen tutar, kat malikleri kurulunun belirlediği tutarla aynı mı?
• Ödeme yöneticinin şahsi hesabına mı, firmanın hesabına mı yapılmış; karar ve belgeyle uyumlu mu?
• Yönetici kendi adına “ek iş” bedeli tahakkuk ettirmiş mi?
• Profesyonel firma faturası, sözleşmedeki kapsam ve bedelle örtüşüyor mu?

Denetçinin bu dört soruya cevap verebildiği bir dosya, genel kurulda yönetici ücreti tartışmasının büyük kısmını baştan bitirir.

Karar defterine yazılacak örnek metin

“Gündemin [..]. maddesi gereğince, [ad soyad] [..] dönemi için yönetici seçilmiştir. Yöneticiye görev süresince aylık [tutar] yöneticilik ücreti ödenmesine; ödemenin apartman banka hesabından yöneticinin adına kayıtlı hesaba yapılmasına; yöneticinin bu görev dışında binada yaptığı işler için ayrıca ücret ödenmeyeceğine oy çokluğuyla karar verilmiştir.”

Ücretin banka üzerinden ödenmesi, hem işletme defteri hem de denetçi incelemesi için en temiz kayıttır.

Sık yapılan hatalar

• Ücreti kurul kararı olmadan, yöneticinin kendi kendine belirlemesi.
• Kat maliki olmayan yöneticiye istisna varmış gibi elden ödeme yapmak.
• Profesyonel firmayla çalışıp faturasız “nakit” ödeme kabul etmek.
• Aidat muafiyetini kararla değil, “gelenek” diye uygulamak.

Vergi ve sigorta mevzuatı sık değişir; yukarıdaki çerçeve genel bilgidir ve somut durumda mali müşavir görüşü alınmalıdır. Kuzey Bina Yönetimi, faturalı profesyonel yöneticilik ve bina muhasebesi hizmetiyle bu kayıtları baştan düzgün kurar; binanız için görüşmek isterseniz bize yazabilirsiniz.