Kapıcı mı, temizlik firması mı? Maliyet ve sorumluluk

Kısa cevap: Hangisinin avantajlı olduğu binanın büyüklüğüne, kapıcı dairesi olup olmamasına ve beklenen hizmete göre değişir. Kadrolu kapıcıda işveren doğrudan apartmandır; kıdem, izin ve iş güvenliği yükümlülükleri yönetimdedir. Hizmet alımında bu yükümlülükler firmaya geçer, ancak İş Kanunu'na göre asıl işveren olan apartman, firmanın işçisine karşı belirli alacaklardan firmayla birlikte sorumlu kalır. Yani hizmet alımı riski sıfırlamaz, yönetilebilir hâle getirir.

İki modelin farkı tek tabloda

Kıdem riski: asıl hesap burada

Kadrolu kapıcıda en büyük ve en çok unutulan kalem kıdem tazminatıdır. Yıllarca çalışan bir kapıcı ayrıldığında ortaya çıkan tutar, yıllık bütçede karşılığı ayrılmamışsa ek aidatla toplanmak zorunda kalınır. Bu riski yönetmenin yolu, her ay kıdem karşılığı ayırmaktır; hesap mantığı için kapıcının toplam maliyeti yazımıza bakın.

Hizmet alımında kıdem yükü firmadadır. Ancak İş Kanunu'nun alt işverene ilişkin düzenlemesine göre asıl işveren, alt işverenin işçisine karşı o işyerinde çalışılan sürede doğan iş kanunu ve sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerden alt işverenle birlikte sorumludur. Firma batarsa ya da ödemezse işçi apartmana da başvurabilir.

Muvazaa tuzağı

Bazı binalarda yıllardır çalışan kapıcı, kâğıt üzerinde bir firmaya “devredilir” ama hiçbir şey değişmez: aynı kişi, aynı dairede oturur, işini yönetici yönlendirir, firma yalnız bordro keser. Böyle bir yapı mahkemede muvazaalı (görünüşte) sayılabilir; bu durumda işçi baştan beri apartmanın işçisi kabul edilir ve tüm yükümlülükler apartmana döner. Hizmet alımına geçiyorsanız:

• Mevcut kapıcının iş sözleşmesini usulüne uygun sona erdirin ve haklarını ödeyin,
• Firmanın kendi personel organizasyonu, yedekleme ve denetimi olsun,
• Talimatlar firmanın sorumlusu üzerinden verilsin, yönetici doğrudan iş dağıtmasın.

Firma değiştirirken de aynı dikkat gerekir. Yeni firma, binada çalışan personeli aynen devralıyorsa işçinin kıdemi kesintisiz devam ediyor sayılabilir ve önceki dönemlerden doğan alacaklar tartışma konusu olur. Bu yüzden her firma değişiminde eski firmadan personelin çıkış bildirgelerini, ödenen haklara ait dekontları ve son aya kadar SGK primlerinin yatırıldığını gösteren dökümü isteyin; son hakedişi bu belgeler gelene kadar ödemeyin. Sözleşmeye “hakedişin ödenmesi, işçilik alacaklarının ödendiğinin belgelenmesine bağlıdır” cümlesini eklemek bu talebi tartışmasız kılar.

Sonuç olarak hizmet alımı, kâğıtlar düzenli tutulduğu sürece yönetimin yükünü belirgin biçimde azaltır; belgeler istenmediği anda ise riskin tamamı yeniden apartmana döner.

Hizmet alımı sözleşmesinde aranacak maddeler

1. Hizmet kapsamı: hangi alan, hangi sıklıkla, hangi saatlerde (çöp, merdiven, cam, kar küreme gibi).
2. Personel sayısı ve yokluk hâlinde yedek personel yükümlülüğü.
3. Firmanın her ay SGK hizmet dökümü ve ücret ödeme belgelerini (banka dekontu) yönetime vermesi.
4. Ödenmeyen işçi alacağı tespit edilirse yönetimin bu tutarı hakedişten kesme hakkı.
5. İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin (eğitim, kişisel koruyucu donanım, risk değerlendirmesi) firmaya ait olduğu ve belgelendirileceği.
6. Kullanılacak temizlik kimyasallarının etiketli ve orijinal ambalajında olması; çamaşır suyunun asit veya amonyak içeren ürünlerle asla karıştırılmaması.
7. Fesih, hizmet kusuru ve tutanak usulü; firmanın sözleşme bitiminde işçilik alacaklarını ödediğini belgelemesi.

Hangi bina için hangisi?

• Kapıcı dairesi olan, merkezi kaloriferli, eski bina: Kadrolu kapıcı genellikle pratiktir; kalorifer ve gece arızaları binada yaşayan birini gerektirir.
• Kapıcı dairesi olmayan, kombili, az daireli bina: Haftada birkaç gün temizlik hizmeti çoğu zaman yeterlidir.
• Büyük site: Karma model yaygındır; teknik personel kadrolu, temizlik ve güvenlik hizmet alımı.

Karar, kat malikleri kurulunda iki modelin yıllık toplam maliyeti ve riskleri yan yana konularak verilmelidir. Kadrolu modele dönüşte iş sözleşmesi için kapıcı iş sözleşmesi örneği yazımız başlangıç noktası olabilir.

Kurula sunulacak karşılaştırma şablonu

“Firma daha ucuz” ya da “kapıcı daha güvenli” gibi genel cümleler kurulda tartışmayı uzatır. Kat maliklerinin önüne aynı süre (bir yıl) için doldurulmuş, aynı kalemleri içeren bir tablo koymak kararı hızlandırır:

Tabloyu hazırlarken teklif alacağınız firmalardan aynı hizmet tanımına göre fiyat isteyin; aksi hâlde biri haftada üç gün, öteki her gün hizmet için fiyat verir ve karşılaştırma anlamını yitirir. En az üç teklif almak ve teklifleri kurul toplantısından önce kat maliklerine göndermek, sonradan “neden bu firma” sorusunu da cevaplar.

Geçiş kararı alınırsa kurul kararında şu noktalar yazılı olsun: mevcut kapıcının iş sözleşmesinin hangi tarihte ve hangi haklar ödenerek sona ereceği, kıdem tazminatının hangi kaynaktan karşılanacağı, firmayla sözleşmeyi kimin imzalayacağı ve kapıcı dairesinin bundan sonra nasıl kullanılacağı. Bu dört başlık eksik kalırsa geçiş, bir yıl sonra yeni bir uyuşmazlık olarak geri döner.

Sık yapılan hatalar

• Firmanın SGK belgelerini hiç istememek; sorumluluk tam da bu noktada apartmana döner.
• En düşük teklife bakıp yedek personel ve denetim maddelerini atlamak.
• Mevcut kapıcının kıdemini ödemeden firmaya “aktarmak”.

Binanız için iki modeli rakamlarla karşılaştırmak isterseniz Kuzey Bina Yönetimi ile ön görüşme yapabilirsiniz; temizlik hizmetleri ve personel yönetimi sayfalarımızda kapsamı görebilirsiniz.