# İşletme defteri nasıl tutulur? Kayıt ve saklama kuralları

Apartman işletme defterine hangi gelir ve giderler, hangi sırayla, hangi belgeye dayanarak yazılır; noter onayı, hata düzeltme ve dijital kayıtla birlikte kullanım.

**Kısa cevap:** İşletme defteri, yöneticinin binanın bütün gelir ve giderlerini tarih sırasıyla, her satırı bir belgeye dayanarak yazdığı resmî kayıttır. Kat Mülkiyeti Kanunu yöneticiye karar defterinin yanında bu defteri tutma ve belgeleri saklama yükümlülüğü yükler; defter kullanılmaya başlanmadan önce sayfaları numaralanarak noterden onaylatılır. Doğru tutulmuş bir defter, hem ibra toplantısında yöneticiyi korur hem de aidat alacağının takibinde delil olur.

## Karar defteri ile işletme defteri karıştırılmasın

Binada iki temel defter vardır ve görevleri farklıdır:

|  | Karar defteri | İşletme defteri |
| --- | --- | --- |
| Ne yazılır? | Kat malikleri kurulu kararları, toplantı tutanakları | Her tahsilat ve her ödeme |
| Kim imzalar? | Toplantıya katılan kat malikleri | Kaydı yapan yönetici |
| Ne sıklıkla? | Toplantı oldukça | Hareket oldukça, en geç ay sonunda |
| Hangi belgeye dayanır? | Hazirun cetveli, çağrı yazısı | Makbuz, fatura, banka dekontu |

Karar defterinin ayrıntısı için [karar defteri ve noter tasdiki](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/karar-defteri-noter-tasdiki) yazımıza bakabilirsiniz.

## Deftere ne yazılır?

Kural basit: binanın kasasına ya da banka hesabına giren veya çıkan her kuruş deftere girer. Tipik kayıtlar şunlardır:

- **Gelirler:** aidat ve avans tahsilatları, gecikme tazminatı, ortak alan kira geliri, banka faizi, sigorta tazminatı, icra yoluyla tahsil edilen tutarlar.

- **Giderler:** ortak elektrik ve su, yakıt veya doğalgaz, asansör bakım ve periyodik kontrol, temizlik malzemesi, onarım, personel ücreti ve SGK primi, sigorta poliçesi, noter ve banka masrafları.

- **Virmanlar:** kasadan bankaya yatırılan nakit, yedek akçe hesabına aktarılan tutar. Bunlar gelir ya da gider değildir; ayrı açıklamayla yazılır ki toplamlar şişmesin.

## Bir satır nasıl yazılır?

Her kayıt aynı sütun düzenini izlemelidir. Aşağıdaki örnek, kâğıt defterde de tabloda da kullanılabilir:

| Sıra | Tarih | Belge | Açıklama | Gelir | Gider | Bakiye |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 41 | 03.10 | Dekont | Daire 7, Ekim aidatı | x |  | … |
| 42 | 05.10 | Fatura no … | Asansör aylık bakım |  | x | … |
| 43 | 06.10 | Makbuz no … | Daire 3, nakit aidat | x |  | … |

Belge sütunu boş kalan satır, denetimde ilk sorulan satırdır. Belgeler de defterdeki sıra numarasıyla aynı numarayı taşıyacak şekilde klasöre dizilirse, denetçi ya da kat maliki bir kaydı birkaç saniyede bulur.

## Adım adım aylık düzen

1. Ay boyunca gelen her belgeyi tarih sırasıyla bir “bekleyen” dosyasında toplayın.

2. Haftada bir, banka hareketlerini indirip deftere işleyin; nakit tahsilatlar için mutlaka numaralı makbuz kesin.

3. Ay sonunda defter bakiyesini banka bakiyesi ve kasadaki nakitle karşılaştırın (mutabakat).

4. Fark varsa nedenini bulun ve açıklamalı bir düzeltme kaydı yapın.

5. Sayfa toplamını alıp bir sonraki sayfaya “nakli yekûn” olarak taşıyın.

6. Aylık özet tabloyu kat malikleriyle paylaşın.

## Sık yapılan hatalar

- **Kurşun kalem, silgi, daksil:** Hatalı satır silinmez; üzeri okunacak şekilde tek çizgiyle çizilir, yanına parafla doğrusu yazılır ya da ters kayıtla düzeltilir.

- **Sayfa atlamak veya sayfa koparmak:** Noter onaylı defterde boş bırakılan sayfa çizilir; koparılmış sayfa defterin güvenilirliğini ortadan kaldırır.

- **Toplu kayıt:** “Ekim aidatları toplam” şeklinde tek satır, kimin ödediğini göstermez. Daire bazlı kayıt şarttır; borç takibinin tek dayanağı budur.

- **Kişisel hesap kullanmak:** Aidatların yöneticinin kendi hesabına yatırılması defteri de anlamsız kılar. Ayrıntı için [bu yazımıza](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/yonetici-aidati-kendi-hesabina-alabilir-mi) bakın.

- **Faturasız gider:** Belge alınamayan küçük harcamalar için en azından alan kişinin imzaladığı gider pusulası düzenleyin.

## Nakit mi, banka mı? Kasa kuralları

Defter düzenini en çok bozan şey nakit paradır. Elden alınan aidat makbuzsuz kalır, kasadaki para yöneticinin cüzdanına karışır, ay sonunda kimse farkın nereden çıktığını bilemez. Uygulanabilir birkaç kural:

- **Tahsilatı bankaya yönlendirin:** Aidatların apartman adına açılmış hesaba, açıklama kısmına daire numarası yazılarak yatırılmasını isteyin.

- **Nakit alınırsa makbuz şart:** Seri numaralı makbuz koçanı kullanın; asıl nüsha ödeyene, kopya koçanda kalır.

- **Küçük kasa sınırı koyun:** Ampul, temizlik malzemesi gibi küçük giderler için kasada tutulacak azami tutarı kurul kararıyla belirleyin; fazlası bankaya yatırılır.

- **Ödemeyi de bankadan yapın:** Fatura ve personel ödemeleri banka üzerinden yapılırsa her gider kendiliğinden belgelenir.

## Yıl sonu kapanışı ve genel kurula sunum

Dönem sonunda defter, kat malikleri kuruluna sunulacak hesabın kaynağıdır. Kapanışta şu sıra izlenir:

1. Son ayın mutabakatını yapın ve defteri kapatın; son sayfaya dönem toplamlarını yazıp imzalayın.

2. Gelir ve giderleri kalem bazında özetleyin; işletme projesindeki tahminle karşılaştırın.

3. Daire bazlı borç-alacak listesini çıkarın; avans farkları için [yıl sonu fark mahsubu](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/avans-aidat-yil-sonu-fark-mahsubu) yazımıza bakın.

4. Defteri ve belgeleri denetçiye teslim edin, raporunu alın.

5. Özeti toplantıdan önce kat maliklerine gönderin; defter toplantıda incelemeye açık olsun.

Özet tablonun nasıl kurulacağını [gelir-gider tablosu nasıl tutulur](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/gelir-gider-tablosu-nasil-tutulur) yazımızda örnekledik.

## Dijital kayıt defterin yerini tutar mı?

Excel tablosu ya da yönetim uygulaması işi büyük ölçüde kolaylaştırır; daire bazlı borç dökümü, otomatik bakiye ve raporlama sağlar. Ancak kanunun aradığı defter düzenini kendiliğinden karşılayıp karşılamadığı yoruma açıktır. Güvenli yol, dijital kaydı tutmak ve dönem sonlarında aynı bilgiyi onaylı deftere de geçirmektir. Uyuşmazlık çıktığında mahkemenin önüne konacak belge çoğunlukla onaylı defter ve dayanak evraktır.

## Defter ve belgeler nerede, ne kadar saklanır?

Defter ve belgeler binaya aittir; yönetici değişince tutanakla yeni yöneticiye teslim edilir. Saklama süreleri için [apartman belgeleri saklama süresi](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/apartman-belgeleri-saklama-suresi) yazımızda ayrıntılı bir tablo bulabilirsiniz. Kat malikleri ve denetçi, defteri ve belgeleri her zaman inceleyebilir; inceleme talebini geri çevirmek, yönetici hakkında güven sorununun en hızlı başlangıcıdır.

Defterinizi düzene sokmak ya da geçmiş yılların kayıtlarını toparlamak isterseniz Kuzey Bina Yönetimi olarak [bina muhasebesi](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/hizmetler/bina-muhasebesi) hizmetimizle destek verebiliriz.

*Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıkta avukata danışın.*

## Sık sorulan sorular

### İşletme defteri noterden onaylatılmak zorunda mı?

Uygulamada işletme defteri de karar defteri gibi kullanılmaya başlanmadan önce sayfaları numaralanarak noterden onaylatılır; bu, defterin delil değerini güçlendirir.

### Defterdeki hatalı kayıt nasıl düzeltilir?

Silinmez ve üzerine yazılmaz. Hatalı satır okunacak şekilde çizilir ve parafla doğrusu yazılır ya da ayrı bir düzeltme kaydı yapılır.

### Aidatları toplu tek satırla yazmak yeterli mi?

Hayır. Kimin hangi dönemi ödediği görünmezse borç takibi ve icra aşamasında ispat zorlaşır; daire bazlı kayıt gerekir.

### Excel tablosu tutuyorum, ayrıca defter gerekir mi?

Dijital kayıt çok yararlıdır ama tek başına yeterli sayılıp sayılmayacağı yoruma açıktır. Güvenli yol, kayıtları dönem sonunda onaylı deftere de geçirmektir.


---

Kaynak: https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/isletme-defteri-nasil-tutulur  
Son güncelleme: 2026-10-21 14:13:30

Kuzey Bina Yönetimi, Kayseri merkezli bir bina yönetim şirketidir; Kayseri'nin 16 ilçesinde ve Türkiye'nin tüm il ve ilçelerinde apartman, site ve iş merkezlerine profesyonel yönetim hizmeti verir.

Kuzey Bina Yönetimi · Sahabiye, Mete Cd., 38010 Kocasinan/Kayseri · 0850 302 19 05 · info@kuzeybinayonetimi.com.tr