# Genel kurul tutanağı nasıl yazılır? Örnek karar metni

Kat malikleri kurulu tutanağında bulunması gerekenler, hazirun cetveli, oy sayımının yazılışı ve kopyalanıp uyarlanabilecek örnek karar metinleri.

**Kısa cevap:** Genel kurul tutanağı; toplantının tarihi, yeri, çağrı şekli, katılanlar (hazirun), toplantı yeter sayısı, her gündem maddesinde alınan karar ve bu kararın kaç oyla alındığını gösterir. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kararlar karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. İyi yazılmış bir tutanak, ileride çıkacak iptal davasında ve aidat icra takibinde binanın en güçlü belgesidir.

## Tutanak ile karar defteri aynı şey mi?

Uygulamada ikisi birbirine karıştırılır. Karar defteri, binanın noter onaylı ve sayfa numaralı resmi defteridir. Tutanak ise toplantıda tutulan metindir; ya doğrudan deftere el yazısıyla yazılır ya da bilgisayarda hazırlanıp çıktısı deftere yapıştırılır ve sayfa geçişleri imza veya mühürle bağlanır. Hangisini seçerseniz seçin, imzalar karar defterinin kendisinde bulunmalıdır. Defterin tasdiki için [karar defteri noter tasdiki](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/karar-defteri-noter-tasdiki) yazımıza bakabilirsiniz.

## Tutanakta mutlaka bulunması gerekenler

1. **Başlık:** Bina adı, adresi, toplantının olağan mı olağanüstü mü olduğu, birinci mi ikinci toplantı mı olduğu.

2. **Tarih, saat ve yer.**

3. **Çağrı bilgisi:** Çağrının kim tarafından, hangi tarihte ve hangi yolla (imza karşılığı, taahhütlü mektup) yapıldığı.

4. **Hazirun özeti:** Toplam bağımsız bölüm ve arsa payı; katılan malik sayısı ve temsil edilen arsa payı; vekâletle katılanlar.

5. **Toplantı yeter sayısının sağlandığı tespiti.**

6. **Divan:** Toplantı başkanı ve yazmanın adları.

7. **Gündem:** Çağrıdaki gündem maddeleri, sırasıyla.

8. **Her madde için karar ve oy sonucu:** Kabul, ret ve çekimser sayıları; karşı oy verenlerin adları.

9. **İmzalar:** Divan ve toplantıya katılan malikler veya vekilleri.

### Hazirun cetveli örneği

Hazirun cetveli tutanağın ekidir ve toplantı girişinde imzalatılır. En sade hâliyle şöyle olabilir:

| B. bölüm | Malik | Arsa payı | Katılım | İmza |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | …… | …/… | Asaleten |  |
| 2 | …… | …/… | Vekâleten (vekil: ……) |  |
| 3 | …… | …/… | Katılmadı | — |

Vekâletnameler cetvele iliştirilir. Hisseli dairelerde hangi paydaşın temsilci olarak oy kullandığı ayrıca yazılır.

Cetveli toplantıdan önce tapu kaydına göre hazırlayın; malik adını salonda elle yazdırmak hata ve tartışma doğurur. Toplantı sırasında salona sonradan gelen ya da erken ayrılan malik olursa, giriş ve çıkış saatini cetvelin kenarına not edin. Böylece her oylamada salonda kaç oy bulunduğu sonradan da doğrulanabilir.

## Oy sayımı nasıl yazılır?

"Oy çokluğu ile kabul edildi" yazmak çoğu zaman yeterli görünür; ancak itiraz geldiğinde kaç oy verildiği ispatlanamaz. Daha güvenli yöntem, her kararı sayıyla yazmaktır:

- "Toplantıya katılan 14 bağımsız bölüm malikinden 11'inin kabul, 2'sinin ret, 1'inin çekimser oyuyla kabul edilmiştir. Ret oyu verenler: 4 ve 9 numaralı bağımsız bölüm malikleri."

- Arsa payı çoğunluğu da aranan kararlarda (ör. yönetim planı değişikliği) ayrıca "kabul oyu verenlerin temsil ettiği arsa payı …/…" diye yazın.

Karşı oy verenlerin adlarını yazmak, iptal davası süresinin hesabında da önem taşır.

## Örnek karar metinleri

Aşağıdaki metinleri kendi binanıza göre uyarlayabilirsiniz:

**Madde 3 – Yöneticinin ibrası:** Yöneticinin …… – …… dönemine ait faaliyet raporu ve denetçi raporu okundu. Yapılan oylamada yönetici, toplantıya katılan …… malikten ……'inin kabul, ……'inin ret oyuyla ibra edildi.

**Madde 4 – İşletme projesi:** …… dönemi işletme projesi okundu. Aylık avans tutarının arsa payına göre dağıtımı ve ödeme gününün her ayın ……'i olması oy çokluğuyla kabul edildi. Ödemelerin yalnızca binanın banka hesabına yapılmasına karar verildi.

**Madde 5 – Yönetici seçimi:** Yönetici olarak …… numaralı bağımsız bölüm maliki ……'in …… süreyle seçilmesine, bankada hesap açma ve işlem yapma yetkisi verilmesine oy çokluğuyla karar verildi.

Bir karar yalnızca "görüşüldü" diye bırakılmamalı; ne yapılacağı, kim tarafından ve ne zamana kadar yapılacağı yazılmalıdır.

## Sık yapılan hatalar

- Gündemde olmayan bir konuyu "dilek ve temenniler" altında karara bağlamak.

- Toplantı bittikten sonra evde tutanak yazıp imzaya dolaştırmak. İmzalar toplantıda alınmalıdır.

- Kurşun kalem, silinti ve karalama. Düzeltme gerekirse üstü tek çizgiyle çizilir ve yanına imza atılır.

- Hazirun cetvelini saklamamak. Toplantı yeter sayısının tek kanıtı odur.

Divanın tutanaktaki rolü için [genel kurul divanı](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/genel-kurul-divan-baskani-secimi) yazımızı okuyabilirsiniz. Tutanağı imzalamayan malikler için ise [tutanağı imzalamayan kat maliki](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/tutanagi-imzalamayan-kat-maliki) rehberimiz var.

## Toplantı yapılamazsa da tutanak tutulur

Birinci toplantıda yeter sayı sağlanamadığında çoğu bina "kimse gelmedi" deyip dağılır. Oysa bu durum da tutanağa geçirilmelidir. Kısa bir metin yeterlidir:

…… tarihinde saat ……'da yapılması planlanan olağan kat malikleri kurulu toplantısına, binadaki …… bağımsız bölümden yalnızca …… bölüm maliki katılmış, toplantı yeter sayısı sağlanamamıştır. Çağrı yazısında belirtildiği üzere ikinci toplantı …… tarihinde saat ……'da aynı yerde yapılacaktır. İşbu tutanak katılanlarca imzalanmıştır.

Bu tutanak, ikinci toplantının usulüne uygun yapıldığını gösterir. İleride hâkimden karar istemek gerekirse, kurula karar alma fırsatı verildiğinin de kanıtıdır.

## Toplantıdan sonra tutanakla yapılacaklar

1. **Deftere işleme:** Bilgisayar çıktısı kullanıldıysa aynı gün karar defterine yapıştırılır; sayfa kenarları imzayla bağlanır.

2. **Ekleri dosyalama:** Hazirun cetveli, vekâletnameler, okunan faaliyet ve denetçi raporları ile kabul edilen işletme projesi aynı klasörde saklanır.

3. **Katılmayanlara bildirim:** Kararlar toplantıya katılmayan maliklere ispatlanabilir bir yolla bildirilir. Bildirim, işletme projesinin kesinleşmesi ve itiraz sürelerinin işlemesi bakımından önemlidir; bkz. [genel kurul kararlarının bildirilmesi](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/genel-kurul-kararlarinin-bildirilmesi).

4. **Kopya paylaşımı:** Tutanağın fotoğraf ya da tarama kopyası maliklerle paylaşılabilir; aslı defterde kalır.

5. **Uygulama takibi:** Kararlar bir iş listesine dönüştürülür; kimin neyi ne zamana kadar yapacağı yazılır ve bir sonraki toplantıda bu listenin durumu raporlanır.

İcra takibinde avukatın isteyeceği ilk belgeler, işletme projesini kabul eden kararın defterden onaylı örneği ve bildirim belgeleridir. Tutanak eksik ya da okunaksızsa takip daha baştan zayıflar.

Kuzey Bina Yönetimi, toplantı öncesi hazirun cetvelini, gündemi ve karar taslaklarını hazırlayıp tutanağın yerinde düzgün tutulmasına destek olur. Ayrıntılar için [genel kurul organizasyonu](https://kuzeybinayonetimi.com.tr/hizmetler/genel-kurul-organizasyonu) sayfamıza göz atabilirsiniz.

*Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; somut uyuşmazlıkta avukata danışın.*

## Sık sorulan sorular

### Tutanak bilgisayarda yazılabilir mi?

Evet. Çıktı karar defterine yapıştırılır, sayfa geçişleri imzayla bağlanır ve toplantıya katılanlar defterde imzalar.

### Hazirun cetveli saklanmalı mı?

Evet. Toplantı yeter sayısının sağlandığını gösteren temel belge odur; tutanağın eki olarak karar defteriyle birlikte saklanmalıdır.

### Karşı oy verenlerin adı yazılmalı mı?

Yazılması önerilir. Kimin karara karşı çıktığı, ileride açılabilecek iptal davasında önem taşır.

### Toplantıdan sonra tutanak değiştirilebilir mi?

Hayır. Tutanak toplantıda yazılıp imzalanır; sonradan yapılan değişiklik belgenin güvenilirliğini ortadan kaldırır.


---

Kaynak: https://kuzeybinayonetimi.com.tr/rehber/genel-kurul-tutanagi-nasil-yazilir  
Son güncelleme: 2026-10-21 13:25:15

Kuzey Bina Yönetimi, Kayseri merkezli bir bina yönetim şirketidir; Kayseri'nin 16 ilçesinde ve Türkiye'nin tüm il ve ilçelerinde apartman, site ve iş merkezlerine profesyonel yönetim hizmeti verir.

Kuzey Bina Yönetimi · Sahabiye, Mete Cd., 38010 Kocasinan/Kayseri · 0850 302 19 05 · info@kuzeybinayonetimi.com.tr